Совмещение работы – распространённая практика, когда сотрудник выполняет duties в двух (или более) организациях либо занимает несколько должностей внутри одного предприятия. Вопрос о том, нужно ли вносить запись о совмещении в трудовую книжку, часто вызывает споры. Ниже – подробный разбор актуальных норм, практики и рекомендаций по оформлению таких записей.

Что понимается под совмещением?

• Внешнее совместительство – работа по трудовому договору в другой организации, помимо основного места работы.
• Внутреннее совмещение (совмещение должностей) – выполнение дополнительных функций в рамках одного работодателя, оформленное как совмещение должностей (например, инженер‑проектировщик также выполняет duties начальника смены).

Важно различать эти два понятия, поскольку порядок внесения записей в трудовую книжку для них различается.

Нормативная база

Основные источники, регулирующие ведение трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 282‑285).
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (Постановление Правительства РФ от № 225).
3. Инструкции и разъяснения Минтруда России, а также разъяснения судебной практики (КонсультантПлюс, Гарант).

Согласно этим документам, запись о работе по совместительству в трудовую книжку вносится по желанию работника и не является обязательной.

Когда и как вносить запись о внешнем совместительстве?

Общее правило

Запись о внешнем совместительстве делается по месту основной работы после того, как сотрудник уволился с работы по совместительству. Это позволяет оформить одну запись, охватывающую весь период совмещения, вместо множества отдельных записей о приёме, переводах и увольнении.

Порядок действий

1. Получить от организации‑совместителя документ, подтверждающий факт работы (трудовой договор, приказ о приёме, справка о периоде работы или выписку из трудовой книжки).
2. В отделе кадров основного места работы оформить запись в трудовой книжке:
• В колонке «Дата» – дата увольнения с работы по совместительству (или дата, с которой запись считается актуальной).
• В колонке «Профессия, должность» – указать должность, которую занимал сотрудник у совместителя.
• В колонке «Примечание» – указать наименование организации‑совместителя, номер и дату приказа о приёме, а также период работы (например, «с по »).
3. Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.

Пример записи

Профессия, должность: Инженер‑конструктор
Примечание: Работа по совместительству в ООО «ТехноПром» (приказ № 45 от ) с по .

Если сотрудник продолжает работать по совместительству и не планирует увольняться, запись может быть сделана в любой момент по его инициативе, но тогда в колонке «Примечание» указывается «работа продолжается» и дата начала совмещения.

Внутреннее совмещение (совмещение должностей)

Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практики, запись о совмещении должностей в трудовую книжку не вносится. Такое совмещение считается внутренним изменением трудовой функции и отражается только в:

• Трудовом договоре (дополнительное соглашение о совмещении должностей).
• Табеле учёта рабочего времени (часто – как совмещение, но без отметки в трудовой книжке).
• Приказе о совмещении должностей (издаётся работодателем).

Пример формулировки в приказе:

«На основании ст. 60.2 ТК РФ назначить Иванова И.И. на должность старшего инженера по совмещению с основной должностью инженера‑проектировщика с по .»

В трудовой книжке при этом остаётся только основная должность; никаких дополнительных отметок не делается.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка. При внешнем совместительстве порядок внесения информации аналогичен бумажному варианту:

1. Сотрудник предоставляет в свой личный кабинет на портале «Работа в России» документ, подтверждающий работу по совместительству.
2. Кадровик основного места работы вносит запись в раздел «Сведения о работе» с указанием периода, должности и названия организации‑совместителя.
3. Запись подтверждается электронной подписью уполномоченного лица.

Для внутреннего совмещения в ЭТК также не требуется делать запись – достаточно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и отразить факт совмещения в внутренних документах (приказ, табель).

Что делать, если работник отказывается вносить запись?

Поскольку запись о внешнем совместительстве носит добровольный характер, работник имеет право отказаться от её внесения. В этом случае:

• Работодатель не может принудительно внести запись без согласия сотрудника.
• Все отношения по совместительству регулируются трудовым договором с организацией‑совместителем и соответствующими приказами.
• Для целей подтверждения стажа и трудовой деятельности работник может использовать иные документы (трудовые договоры, справки, выписки из трудовой книжки совместителя).

Тем не менее, наличие записи в трудовой книжке упрощает подтверждение стажа при назначении пенсии, получении социальных выплат и при приёме на новую работу.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Информировать сотрудников о праве внесения записи о внешнем совместительстве и о порядке её оформления.
2. Хранить копии подтверждающих документов (договоры, приказы, справки) в личном деле сотрудника на срок, предусмотренный законодательством (обычно 50 лет).
3. Вести отдельный журнал или электронный реестр записей о совместительстве для удобства контроля и аудита.
4. При внутреннем совмещении оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору и издавать приказ, а не пытаться внести запись в трудовую книжку.
5. При переходе на электронную трудовую книжку использовать функционал личного кабинета на портале «Работа в России» для внесения и подтверждения записей о совместительстве.

---

• Запись о внешнем совместительству в трудовую книжку необязательна и делается по желанию работника.
• Оформление записи производится по месту основной работы после увольнения с работы по совместительству (или по инициативе сотрудника в любой момент).
• Для подтверждения периода совместительности необходимы документы от организации‑совместителя (договор, приказ, справка).
• Внутреннее совмещение (совмещение должностей) не требует записи в трудовой книжке; достаточно дополнительного соглашения к трудовому договору и приказа.
• Электронная трудовая книжка следует тем же правилам, что и бумажная, но процесс внесения записей упрощён благодаря онлайн‑сервисам.
• Наличие записи в трудовой книжке облегчает подтверждение трудового стажа, поэтому рекомендуется согласовывать её внесение с сотрудником, особенно если он планирует продолжить карьеру или выйти на пенсию.

Соблюдение вышеописанных правил позволит избежать ошибок при ведении трудовых книжек, обеспечит прозрачность трудовых отношений и защитит права как работников, так и работодателей.