Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы гражданина. Именно на её основании рассчитывается пенсия, различные социальные выплаты и компенсации. Однако, когда речь заходит о работе по совместительству (выполнении регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время), у сотрудников и работодателей часто возникает вопрос: нужно ли вносить запись о такой деятельности?
Ответ на этот вопрос не является однозначным «да» или «нет» для всех ситуаций. Всё зависит от желания самого работника и места хранения его трудовой книжки. Давайте разберем все детали подробно.
Основное правило: запись вносится только по желанию работника
Согласно действующему трудовому законодательству, внесение записи о работе по совместительству в трудовую книжку — это право, а не обязанность сотрудника. Работодатель не может настаивать на внесении такой записи, если работник этого не хочет. И наоборот, если работник изъявил такое желание, работодатель обязан внести соответствующие данные.
Ключевые моменты:
- Запись вносится только по месту основной работы.
- Работодатель по совместительству не имеет права вносить записи в трудовую книжку, если она хранится у другого работодателя.
- Инициатива должна исходить от работника.
Кто вносит запись и на основании чего?
Поскольку трудовая книжка работника, имеющего основное место работы, как правило, храниться у основного работодателя, то и запись о совместительстве вносит именно он.
Для того чтобы запись появилась в документе, работник должен предоставить основному работодателю следующие документы:
- Заявление с просьбой внести запись о работе по совместительству.
- Документ, подтверждающий работу по совместительству. Это может быть заверенная копия приказа о приеме на работу по совместительству или справка от работодателя, где работает сотрудник в качестве совместителя. В справке должны быть указаны должность, дата приема и реквизиты организации.
Важно помнить: без предоставления этих документов основной работодатель не имеет права делать какие-либо отметки в трудовой книжке.
Как правильно оформить запись?
Если все документы предоставлены, запись вносится по общим правилам ведения трудовых книжек. Она мало чем отличается от записи об основной работе, но имеет свои особенности:
- В графе 3 («Сведения о работе») сначала указывается полное наименование организации, где сотрудник работает по совместительству (если вносилась запись о приеме).
- Затем в следующей строке пишется должность (специальность, профессия) с указанием квалификации.
- Обязательно делается уточнение: «по совместительству».
- В графе 4 («Основание») указываются номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству.
Аналогичным образом вносится и запись об увольнении с работы по совместительству, если работник обратится с такой просьбой и предоставит соответствующий документ (копию приказа об увольнении или справку).
Особенности для дистанционных работников
В современных условиях труда, особенно с учетом роста популярности удаленной работы, важно отметить, что правила для дистанционных работников остаются прежними. Перевод дистанционного работника или его прием на работу по совместительству оформляются по общим правилам.
Если дистанционный работник хочет внести запись о совместительстве в свою трудовую книжку, которая находится у основного работодателя, он должен:
- Получить от работодателя-совместителя необходимые документы (справку или копию приказа) в электронном виде (с усиленной квалифицированной электронной подписью) или на бумажном носителе (почтой).
- Предоставить эти документы основному работодателю.
- Написать заявление о внесении записи.
Частые вопросы и заблуждения
Может ли работодатель по совместительству сам вести трудовую?
Нет, если трудовая книжка уже хранится по месту основной работы. Закон запрещает иметь две трудовые книжки или хранить оригинал у разных работодателей одновременно. Второй работодатель может лишь выдать справку, которую сотрудник отнесет по основному месту работы.
Что делать, если трудовая потеряна?
Если трудовая книжка утеряна, испорчена или отсутствует, работник пишет заявление об этом работодателю по основному месту работы, и ему заводят новую. В новую книжку можно будет внести записи о предыдущей работе, в т.ч. и о совместительстве, при наличии подтверждающих документов (архивных справок, копий приказов).
Влияет ли запись на пенсию?
Да, влияет. Период работы по совместительству включается в общий трудовой стаж для назначения пенсии, независимо от того, внесена запись в трудовую книжку или нет. Однако наличие правильной записи упрощает процесс подтверждения стажа в будущем, особенно если организация-совместитель будет ликвидирована, а архивы утеряны.
Внесение записи о работе по совместительству — это добровольное решение работника, которое помогает вести полный и прозрачный учет трудового стажа. Главное помнить алгоритм действий: получить документ от второго работодателя, написать заявление первому работодателю и проконтролировать правильность внесенной записи. Соблюдение этих простых правил позволит избежать проблем при оформлении пенсии или получении социальных льгот в будущем.