Вопрос о внесении записей в трудовую книжку при работе по совместительству, особенно внутреннему, часто вызывает путаницу у как работников, так и кадровиков․ Законодательство здесь имеет четкие, но не всегда очевидные правила․ Давайте разберемся подробно․
Ключевой принцип: запись — по желанию работника
Главное правило, которое нужно запомнить, сформулировано в статье 66․1 Трудового кодекса РФ и многократно подтверждено практикой и разъяснениями Минтруда:
Сведения о работе по совместительству вносяться в трудовую книжку только по письменному заявлению работника и исключительно по месту его основной работы․
Это означает, что:
- Работодатель по совместительству (внутренний) НЕ имеет права самостоятельно вносить запись в трудовую книжку сотрудника․ Трудовая книжка физически находится у основного работодателя․
- Основной работодатель обязан внести запись, только если получит от работника соответствующее письменное заявление и документ, подтверждающий факт работы по совместительству (например, трудовой договор или приказ о приеме)․
- Если работник не подал заявление, запись не вносится․ Отсутствие такой записи не является нарушением со стороны основного работодателя․
Что такое внутреннее совместительство?
Внутреннее совместительство — это выполнение работником на том же предприятии (в той же организации) дополнительной другой оплачиваемой работы на условиях трудового договора․ Например, бухгалтер, работающий в основной должности, совмещает обязанности кассира в той же компании․
Важно отличать его от внешнего совместительства, когда человек работает по основному месту в одной организации, а по совместительству — в другой, совершенно независимой компании․ Для внешнего совместительства правило о записи в трудовую книжку основного работодателя не действует, так как второй работодатель не имеет доступа к этому документу․
Правила оформления записи: пошаговая инструкция
Если работник подал заявление, основной работодатель должен оформить запись правильно․ Вот как это делается:
Основание для записи
Письменное заявление работника с просьбой внести сведения о работе по совместительству и копия документа, подтверждающего эту работу (трудовой договор, приказ о приеме на работу по совместительству от того же основного работодателя)․
Формулировка записи
Запись делается в той же последовательности, что и основная работа․ Она должна содержать:
- Дату приема на работу по совместительству․
- Наименование должности (профессии) по совместительству․
- Основание (например, «трудовой договор от ․․․»)․
- При увольнении с совместительства — дату увольнения и основание․
Образец записи
(Пример для внутреннего совместительства)
Принят на работу по совместительству на должность кассира (трудовой договор от № 123-к) Уволен с работы по совместительству (приказ от № 456)
Важные нюансы и исключения
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если работник выбрал ведение ЭТК, то сведения о совместительстве вносятся в ее электронную версию по тем же правилам (только по заявлению)․ В бумажном варианте (если он еще выдается) такая запись не делается․
Работодатель по совместительству
Как уже подчеркивалось, работодатель, где человек работает по совместительству, не вносит никаких записей в трудовую книжку․ Он лишь предоставляет работнику документы (договор, приказы), на основании которых основной работодатель может сделать запись по просьбе сотрудника․
Отсутствие записи — не нарушение
Если работник не подал заявление, а потом, например, при устройстве на новую основную работу, потребует подтвердить стаж по совместительству, у него должны быть другие документы: трудовой договор, приказы, расчетные листки, справка 2-НДФЛ от работодателя по совместительству․ Отсутствие записи в трудовой книжке не лишает его права на подтверждение этого периода․
Типичные ошибки и заблуждения
- Ошибка: «По совместительству запись не нужна вообще»․
Правда: Нужна, но только по заявлению․ Это право, а не обязанность работника․ - Ошибка: «Запись вносит тот работодатель, где я совмещаю»․
Правда: Вносит только основной работодатель․ - Ошибка: «Если совмещение было неполное время, запись не делают»․
Правда: Период работы по совместительству, как и основной, отражается полностью, если есть заявление․
- Для работника: Если вы хотите, чтобы период работы по внутреннему совместительству был отражен в вашей трудовой книжке (что полезно для подтверждения стажа и опыта), вы должны написать письменное заявление основному работодателю и приложить к нему документы от места совмещения․
- Для основного работодателя (кадровика/бухгалтера): Выполняйте запись только при наличии письменного заявления работника и подтверждающего документа․ Не делайте запись по своей инициативе․ Запись оформляется стандартным порядком, с указанием «по совместительству»;
- Для работодателя по совместительству: Вы не имеете отношения к трудовой книжке сотрудника․ Ваша задача — правильно оформить с ним трудовые отношения (договор, приказы, расчет) и предоставить ему копии документов по его запросу․