Ведение трудовых книжек — одна из самых ответственных задач кадрового делопроизводства. В 2026 году, несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот сохраняется для тех, кто подал соответствующее заявление, а правила внесения записей остаются строго регламентированными. Часто работодатели и сотрудники путают понятия «совместительство» и «совмещение», что приводит к ошибкам в документах. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о работе по совместительству и почему записи о совмещении должностей в трудовую книжку, как правило, не вносятся.

Ключевое различие: Совместительство или Совмещение?

Прежде чем делать запись, необходимо четко понимать разницу между двумя этими понятиями, так как от этого зависит сам факт внесения информации в трудовую книжку.

• Совместительство, это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Оно бывает внутренним (у того же работодателя) и внешним (у другого работодателя).
• Совмещение должностей (профессий) — это выполнение работником наряду со своей основной работой дополнительной работы по другой профессии (должности) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы. Это оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, а не новым договором.

Важно: Согласно действующему законодательству РФ и сложившейся практике, записи о совмещении должностей (как временном расширении зон обслуживания) в трудовую книжку не вносятся. В трудовую книжку вносятся только сведения о приеме, переводе и увольнении на основании трудового договора. Поскольку совмещение не требует заключения нового трудового договора, то и оснований для записи в трудовой нет.

Кто вносит запись о совместительстве?

Запись о работе по совместительству вносит только основной работодатель (по месту основной работы). Работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству, такую запись не делает.

Порядок действий зависит от типа совместительства:

1. При внешнем совместительстве: Сотрудник приносит основному работодателю документ, подтверждающий работу по совместительству (заверенную копию приказа о приеме или выписку из него, либо копию трудового договора); На основании этого документа кадровик основной организации вносит запись.
2. При внутреннем совместительстве: Запись вносится по желанию работника. Если сотрудник хочет, чтобы эта работа отражалась в трудовой, он пишет соответствующее заявление. Кадровик вносит запись на основании приказа о приеме на работу по совместительству.

Правила внесения записи: пошаговая инструкция

При заполнении раздела «Сведения о работе» необходимо соблюдать строгую последовательность граф. Рассмотрим алгоритм для 2026 года.

Шаг 1. Графа 1 (Порядковый номер)

Указывается порядковый номер вносимой записи. Нумерация ведется сплошная по всему разделу.

Шаг 2. Графа 2 (Дата)

Указывается дата приема на работу по совместительству. Она должна полностью совпадать с датой, указанной в приказе о приеме.

Шаг 3. Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении)

Это самая важная часть. Здесь необходимо указать:

• Наименование организации (если запись вносит основной работодатель о внешнем совместительстве, то указывается название сторонней организации).
• Фразу «принят по совместительству».
• Наименование структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре).
• Наименование должности (профессии) с указанием квалификации.

Пример формулировки для внешнего совместителя:
«Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»), принят по совместительству в отдел маркетинга на должность менеджера».

Пример формулировки для внутреннего совместителя:
«Принят по совместительству в бухгалтерию на должность бухгалтера по расчету заработной платы».

Шаг 4. Графа 4 (Документ-основание)

Указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого сотрудник принят на работу. Документ должен быть именно о приеме на работу по совместительству.

Образец заполнения записи (Внешнее совместительство)

Рассмотрим ситуацию: Иванов И.И. работает в ООО «Ромашка» (основное место). Он устроился на работу в ООО «СтройМаш» внешним совместителем с 15 апреля 2026 года. Приказ № 45-к от . Иванов принес копию приказа в ООО «Ромашка».

Нужно ли вносить запись об увольнении с совместительства?

Да, если запись о приеме была внесена, то и запись об увольнении также вносится основным работодателем. Для этого сотрудник должен предоставить документ, подтверждающий прекращение трудового договора по совместительству (копию приказа об увольнении или справку).

В графе 3 делается запись: «Трудовой договор прекращен» с указанием основания (например, «по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»). В графе 4 указываются реквизиты приказа об увольнении.

Частые ошибки и важные нюансы 2026 года

• Ошибка: Внесение записи о совмещении должностей (без заключения нового трудового договора). Правильно: Не вносить. Совмещение регулируется дополнительным соглашением и приказом о совмещении, которые хранятся в личном деле, но в трудовую не переносятся.
• Ошибка: Внесение записи вторым работодателем (при внешнем совместительстве). Правильно: Запись вносит только основной работодатель по месту хранения трудовой книжки.
• Ошибка: Отсутствие фразы «по совместительству». Правильно: Эта фраза обязательна, чтобы зафиксировать особый статус занятости.
• Важно: Все записи должны вестись чернилами черного, фиолетового или синего цвета. Использование сокращений (кроме общепринятых) не допускается.

Правильное оформление записей в трудовой книжке, гарантия защиты прав работника и отсутствие проблем с проверяющими органами. Помните главное: записи вносятся только о работе по совместительству (на основании трудового договора), и вносит их основной работодатель. Записи о совмещении должностей в рамках одного трудового договора в трудовую книжку не вносятся. Соблюдение этих правил позволит вести кадровый учет грамотно и в соответствии с актуальным законодательством РФ.