Трудовая книжка – официальный документ‚ в котором фиксируется стаж работы и вся история трудовой деятельности гражданина‚ начиная от первого трудоустройства и заканчивая последним увольнением. С 2025 года в России активно внедряеться электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ однако правила оформления записи о приёме на работу остаются в значительной степени одинаковыми как для бумажного‚ так и для электронного формата.

Почему запись о трудоустройстве так важна?

• Она является подтверждением факта начала работы у конкретного работодателя.
• Запись учитывается при расчёте пенсионных прав‚ страховых выплат и при предоставлении социальных льгот.
• Отсутствие или неправильное оформление записи может привести к потере трудового стажа.
• Для сотрудников‚ работающих по совместительству‚ запись фиксирует порядок распределения основного и дополнительного места работы.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие оформление записей в трудовой книжке:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 71‑73).
2. Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки» (действителен до 2026 года).
3. Инструкция 58 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
4. Постановление Правительства РФ от  № 1234 «Об электронных трудовых книжках».

Кому и когда необходимо вносить запись?

Запись вносится работодателем в следующих случаях:

• При приёме на работу (первый день работы).
• При переводе сотрудника на новое должностное положение в пределах одного предприятия.
• При оформлении совместительства‚ если совместительство предшествует основному месту работы.
• При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную (делается отдельная запись о переходе).

Как правильно оформить запись о трудоустройстве в бумажной трудовой книжке

Содержание записи

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (страница 2‑3). Обязательные поля:

• Дата приема – указывается полная дата (дд.мм.гггг).
• Наименование организации – полное официальное название работодателя.
• Трудовой договор – номер и дата заключения договора.
• Должность (должностные обязанности) – точное название должности.
• Код ОКЭД (по классификатору видов экономической деятельности) – при необходимости.
• Ставка (оклад) и условия оплаты труда – указывается только в случае‚ если это предусмотрено приказом.
• Подпись и печать работодателя – подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.

Пример заполнения

 ООО «ТехноСервис» № ТД‑2026‑015 от Инженер‑технолог ОКЭД 33.12 Оклад 80 000 руб. /И. Иванов/
 

Что нельзя делать

• Зачёркивать уже внесённые записи (разрешено только в случае признания записи недействительной и только с указанием причины).
• Заполнять запись от руки без использования официального чернила (обычно чернила черного или синего цвета).
• Указывать неверные даты или названия организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Как она отличается от бумажной?

• Хранится в единой государственной информационной системе (СФР).
• Запись вносится автоматически через форму ЕФС‑1‚ отправляемую работодателем в Пенсионный фонд.
• Доступ к данным имеет как работник (через портал Госуслуги)‚ так и уполномоченные органы.
• Отказ от бумажной формы фиксируется отдельной записью о переходе на ЭТК.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка документов: трудовой договор‚ приказ о приёме на работу‚ копия паспорта сотрудника.
2. Заполнение формы ЕФС‑1 (раздел 1.1) в личном кабинете работодателя на сайте СФР.
3. Указать дата приёма‚ наименование организации‚ должность‚ оклад и Код ОКЭД.
4. Отправить форму – в течение следующего рабочего дня запись появится в ЭТК сотрудника.
5. Если сотрудник отказывается от бумажной книжки‚ оформить запись о переходе в бумажной книжке и выдать ему справку о переходе.
6. Сотрудник может получить выписку из ЭТК через Госуслуги или на сайте СФР.

Пример записи в ЭТК (скриншот условный)

Дата приёма:
Работодатель: ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер‑технолог
Оклад: 80 000 руб.

Код ОКЭД: 33.12

Запись о совместительстве

Если сотрудник уже имеет основное место работы‚ а затем берёт совместительство‚ запись вносится в раздел «Сведения о работе» с указанием‚ что данная работа является совместительством. При этом в графе «Дата начала» указывается дата начала совместительства‚ а в графе «Дата окончания» – дата её завершения (если она известна).

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный порядок полей – следуйте шаблону приказа Минтруда № 320н.
• Отсутствие подписи руководителя – без подписи запись считается недействительной;
• Заполнение записи до фактического начала работы – запись вносится только после того‚ как сотрудник приступил к исполнению обязанностей.
• Зачёркивание старой записи – допускается только в случае официального признания записи недействительной и только с указанием причины.
• Неоформление отказа от бумажной книжки – при переходе на ЭТК необходимо оформить отдельную запись о переходе и выдать сотруднику справку.

Что делать в случае потери или порчи трудовой книжки?

Если бумажная трудовая книжка утеряна или повреждена‚ работник имеет право:

1. Обратиться к работодателю с просьбой оформить дубликат (в разделе «Сведения о работе» указывается «Дубликат»).
2. Получить выписку из ЭТК (если она уже заведена) – это документ‚ подтверждающий все записи‚ сделанные ранее.
3. При отсутствии ЭТК оформить новую бумажную книжку и попросить работодателя заново внести все записи‚ подтверждённые другими документами (приказы‚ справки).

Запись о трудоустройстве – ключевой элемент трудовой книжки‚ который фиксирует начало профессиональной деятельности сотрудника. С 2025 года всё больше организаций переходят на электронную трудовую книжку‚ но принципы оформления записи остаются теми же: точность даты‚ полное название работодателя‚ должность и подпись руководителя. Соблюдение нормативных требований помогает избежать проблем с пенсионным стажем‚ страховыми выплатами и подтверждением трудового стажа.

Помните: правильная запись в трудовой книжке – это гарантия ваших прав как работника и упрощение работы для работодателя.

Дата публикации: