Ответ на главный вопрос: да, запись о заключении трудового договора (а также о переводе, изменении условий труда и об увольнении) обязана быть внесена в трудовую книжку работника․ Это требование закреплено Трудовым кодексом РФ и Положением о порядке ведения трудовых книжек․
Содержание статьи
- Законодательная база
- Когда и какие записи вносятся
- Кто отвечает за правильность записи
- Пошаговая инструкция заполнения
- Образцы записей (2026 г․)
- Типичные ошибки и как их исправлять
- Часто задаваемые вопросы
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовой книжки:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 66, 67, 68, 71․
- Положение о порядке ведения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 123н)․
- Приказы и методические рекомендации региональных управлений Пенсионного фонда РФ․
Согласно пункту 3 Порядка (см․ Положение о трудовых книжках) даты в записях оформляются арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – четырёхзначными․ Пример: ․
Когда и какие записи вносятся в трудовую книжку
В трудовую книжку вносятся сведения о:
- Приёме на работу (заключении трудового договора)․
- Переводе на другую постоянную работу (внутри организации или в другое подразделение)․
- Изменении условий труда (смена должности, повышение квалификации, изменение графика)․
- Увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и др․)․
- Награждениях, обучении, стажировках, командировках (при необходимости)․
Если работник не имеет трудовой книжки (например, в случае трудоустройства в организации, где используется электронный вариант), запись в бумажную книгу не делается, но сведения фиксируются в электронных базах данных работодателя․
Кто отвечает за корректное заполнение трудовой книжки?
Ответственность за правильность записей распределяется следующим образом:
- Работодатель (или уполномоченный отдел кадров) – обязан вносить запись в течение 3 рабочих дней с момента заключения трудового договора․
- Работник – имеет право проверять запись, требовать исправления ошибок и подписывать запись (если в организации предусмотрена подпись работника)․
- Контролирующие органы (Трудовая инспекция, Пенсионный фонд) – проверяют соблюдение порядка ведения трудовых книжек при проверках․
Пошаговая инструкция заполнения записи о трудовом договоре
- Подготовка формы – откройте страницу «Приём на работу» в трудовой книжке (раздел 1)․
- Укажите дату заключения договора – пишите её в формате
ДД․MM․ГГГГ․ - Наименование организации – полное официальное название, без сокращений (если у организации было переименование, укажите новое название и дату переименования)․
- Трудовой договор – укажите номер и дату договора (например, Договор № 12/2026 от )․
- Должность и вид занятости – укажите полное название должности, а также форму занятости (полный рабочий день, частичная занятость, удалёнка и т․п․)․
- Основание для приёма – обычно «трудовой договор», но может быть «проектный договор», «гражданско‑правовой договор», если он используется в рамках законных исключений․
- Подпись работодателя – печать организации и подпись (или подпись уполномоченного лица)․
- Подпись работника – в большинстве организаций подпись работника ставится в строке «Подпись работника», но это необязательно, если в организации принято только подпись работодателя․
- Проверка – работник проверяет запись, при обнаружении ошибок требует их исправления в присутствии работодателя․
После внесения записи работнику выдаётся оригинальная трудовая книжка (или её копия) с отметкой о получении․
Образцы записей (2026 г․)
Приём на работу
ООО «Ромашка» Договор № 45/2026 от Должность: инженер‑технолог, полная занятость Основание: трудовой договор _____________________/И․ Иванов (директор)
Перевод на другую должность
ООО «Ромашка» Договор № 45/2026 от Перевод: с должности инженер‑технолог на должность главный инженер Основание: приказ № 12/2026 от _____________________/И․ Иванов (директор)
Увольнение по соглашению сторон
ООО «Ромашка» Договор № 45/2026 от Увольнение по соглашению сторон Основание: соглашение сторон от _____________________/И․ Иванов (директор)
Типичные ошибки и способы их исправления
- Неправильный формат даты – использовать
ДД․MM․ГГГГ․ Если записали , запись считается ошибочной․ - Отсутствие печати организации – без печати запись может быть признана недействительной․
- Пропуск основания приёма/увольнения – необходимо указывать конкретный документ (договор, приказ, соглашение)․
- Ошибки в наименовании организации – если у организации было переименование, в запись следует внести актуальное название и указать дату переименования в отдельной строке․
- Отсутствие подписи работника (если требуется по локальному нормативному акту) – исправление производится штампом «Исправление», подписью работодателя и, при необходимости, работника․
Для исправления ошибок в бумажной трудовой книжке применяется штамп «Исправление» с указанием причины, даты исправления и подписи уполномоченного лица․ В электронных системах исправления фиксируются в журнале изменений․
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись, если трудовой договор заключён в электронном виде?
Да․ Форма договора (бумажный или электронный) не влияет на обязанность вести трудовую книжку․ Запись делается в бумажную книгу (или в её электронный эквивалент), а оригинал договора хранится в архиве работодателя․
Можно ли не вести трудовую книжку, если работник работает по гражданско‑правовому договору?
Гражданско‑правовой договор (например, договор подряда) не считается трудовым договором, поэтому запись в трудовую книжку не делается․ Однако если в дальнейшем будет заключён трудовой договор, запись о его заключении обязательна․
Что делать, если запись в книжке отсутствует, а стаж уже начислен в ПФР?
Необходимо обратиться к работодателю с требованием оформить запись․ При отказе – в суд или в инспекцию по труду․ Параллельно можно подать заявление в ПФР о признании периода работы на основании иных документов (трудовой договор, справка‑выписка)․
Как быстро должна быть внесена запись после подписания договора?
Согласно ТК РФ – в течение трёх рабочих дней с момента заключения трудового договора․
Кто несёт ответственность за ошибку в дате увольнения?
Ответственность лежит на работодателе․ Ошибки могут привести к уменьшению пенсионных прав работника, за что работодатель может быть привлечён к административной ответственности․
Запись о заключении трудового договора в трудовую книжку – обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом и Положением о трудовых книжках․ Правильное оформление записи гарантирует:
- Учёт трудового стажа для назначения пенсии;
- Подтверждение факта трудоустройства в случае споров с работодателем;
- Соблюдение требований контролирующих органов․
Для работодателей важно обеспечить своевременное и точное внесение записей, а работникам – проверять их правильность и своевременно требовать исправления ошибок․
Помните: аккуратная трудовая книжка – залог надёжных пенсионных прав и спокойного трудового стажа․