Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника (ст. 66 ТК РФ). Многие сотрудники совмещают несколько должностей, и законодательство позволяет фиксировать этот факт в трудовой книжке. Однако с учетом последних изменений в трудовом законодательстве и перехода части работников на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), у кадровиков возникает много вопросов. Разберемся, как корректно внести запись при внутреннем совместительстве в бумажный и электронный форматы.
Что такое внутреннее совместительство
Совместительство бывает двух видов:
- Внешнее — сотрудник работает в другой компании после основной работы, перед ней или в выходные.
- Внутреннее — сотрудник трудится у того же работодателя, где у него оформлено основное место работы.
Главное условие: при внутреннем совместительстве работник выполняет регулярную оплачиваемую работу в свободное от основной работы время. Общим для обоих видов является обязательное заключение отдельного трудового договора. Граждане самостоятельно решают, сколько должностей им совмещать, законом такое количество не нормируется.
Главное правило: кто вносит запись
Согласно статье 66 ТК РФ, запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку исключительно по месту основной работы. Это значит, что даже при внутреннем совместительстве, когда оба места работы находятся в одной компании, запись вносится как бы «от лица основного работодателя».
Важные особенности:
- Запись вносится только по просьбе (заявлению) работника. Если сотрудник не просит об этом, работодатель не вправе вносить запись по своей инициативе.
- Основанием для внесения записи служат: трудовой договор по совместительству и приказ руководителя о приеме на работу.
- Запись вносится в оригинал бумажной трудовой книжки (если работник от нее не отказался).
Пошаговая инструкция для бумажной трудовой книжки
Оформление записи производится в разделе «Сведения о работе». Инструкция по заполнению утверждена Постановлением Министерства труда России (с учетом изменений от ). Разберем заполнение по графам:
Шаг 1. Получение заявления
Работник должен написать заявление с просьбой внести запись о внутреннем совместительстве. К заявлению можно приложить копию приказа о приеме на работу по совместительству (или кадровик сам поднимает этот приказ в базе).
Шаг 2. Заполнение граф
- Графа 1: ставится порядковый номер записи (например, если последняя запись была номер 5, ставим 6).
- Графа 2: указывается дата приема на работу в качестве совместителя (а не дата внесения записи!).
- Графа 3: вносится запись о приеме. Обязательно указывается: «Принят(а) в [название структурного подразделения] на должность [название должности] по совместительству». Указание на работу по совместительству, отличительная черта такой записи.
- Графа 4: вводится название документа о принятии на совместительство, его дата и номер. Например: «Приказ от № 12-к».
Пример заполнения (внутреннее совместительство)
Предположим, Иванова О.А. работает в ООО «МастХэв» делопроизводителем по основному месту работы с . С она принята курьером по внутреннему совместительству в эту же компанию.
Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:
Раздел «Сведения о работе»
- № записи: 6
- Сведения о приеме: Принята в отдел доставки на должность курьера по совместительству.
- Основание: Приказ от № 24-к
Как внести запись при увольнении внутреннего совместителя
Если внутренний совместитель увольняется с должности по совместительству, но остается на основном месте работы, запись об увольнении также вносится по его просьбе. В графе 3 указывается: «Уволен(а) с работы по совместительству…» с указанием причины (например, по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Особенности электронных трудовых книжек (ЕФС-1)
С переходом на электронные трудовые книжки информация о совместительстве также должна подаваться в Социальный фонд России (СФР) через отчет ЕФС-1.
При подаче сведений в электронном формате важно:
- В строке «Условия приема на работу, характер работы» приказа и отчета необходимо обязательно записать: «работа по совместительству».
- Сведения подаются тем же работодателем, так как при внутреннем совместительстве работодатель один и тот же.
Важные нюансы, о которых нужно помнить
- Совместительство и совмещение — это разные вещи! При совмещении (расширение зон обслуживания, увеличение объема работы) дополнительный трудовой договор не заключается, а значит, запись в трудовую книжку не вносится. Запись делается только при совместительстве, когда подписан отдельный трудовой договор (ст. 19 ТК РФ).
- Отметка в трудовом договоре. Когда трудовая книжка будет заполнена, руководитель организации (или кадровик) обязан отметить в трудовом договоре по основному месту работы данного сотрудника, что он является совместителем только в свободное от основной работы время.
- Внешнее совместительство. Если совместительство внешнее (в другой компании), для внесения записи основному работодателю потребуется официальный документ, подтверждающий факт совместительства из другой организации (заверенная копия приказа или справка). При внутреннем совместительстве достаточно приказа от собственного руководства.
Правильное оформление записи о внутреннем совместительстве в трудовой книжке защищает права работника, позволяя подтвердить опыт работы и стаж для пенсии или социальных выплат. Главное — помнить, что запись вносится только по заявлению сотрудника, на основании его приказа о приеме, и в обязательном порядке должна содержать пометку «по совместительству». Соблюдение требований статьи 66 ТК РФ и приказа Минтруда 320н убережет работодателя от штрафов, а работника — от проблем с подтверждением стажа.