Вопрос о том, нужно ли вносить запись о внутреннем совместительстве в трудовую книжку, остаётся одним из самых актуальных для кадровых служб и самих сотрудников. С учётом изменений в трудовом законодательстве, перехода на электронные трудовые книжки и разночтений в практике, важно чётко понимать: обязательна ли такая запись, кто её вносит, на каких основаниях и как правильно оформить.

Что такое внутреннее совместительство?

Внутреннее совместительство — это выполнение работником, уже трудоустроенным по основному месту работы, дополнительной работы у того же работодателя в свободное от основной работы время. При этом:

• Работник заключает второй трудовой договор с тем же работодателем;
• Работа выполняется в свободное от основной должности время (например, после основного рабочего дня, в выходные или по сменному графику);
• Должность и (или) подразделение могут отличаться от основного места работы.

Пример: сотрудник бухгалтерии, работающий по основному графику с 9:00 до 18:00, дополнительно занимает должность помощника руководителя с 18:30 до 20:00 — это внутреннее совместительство.

Обязательна ли запись о внутреннем совместительстве в трудовую книжку?

Нет, запись о внутреннем совместительстве в трудовую книжку не является обязательной по закону.

Согласно части 5 статьи 66 Трудового кодекса РФ и пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда России от № 69:

Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.

Это означает, что работодатель не вправе вносить такую запись без письменного заявления сотрудника. Ни приказ, ни трудовой договор, ни устное согласие — недостаточно. Только заявление работника с просьбой внести запись является основанием для действия.

Почему такая норма существует?

• Чтобы защитить право работника на конфиденциальность информации о своей занятости;
• Чтобы избежать перегрузки трудовой книжки необязательными сведениями;
• Потому что внутреннее совместительство — это часть трудовых отношений с одним работодателем, а не переход на новое место работы.

Как оформить запись, если работник хочет её получить?

Если сотрудник подал заявление о внесении записи о внутреннем совместительстве, работодатель обязан выполнить его в установленные сроки. Порядок следующий:

Шаг 1: Получение заявления от работника

Работник пишет заявление в произвольной форме, например:

Заявление

Прошу внести в мою трудовую книжку запись о работе по совместительству в должности «ведущего специалиста отдела маркетинга» с  года по месту основной работы.
Подпись: __________

Шаг 2: Основание для записи

На основании заявления работодатель издаёт приказ о приёме на работу по совместительству (форма № Т-1 или Т-1а). Запись в трудовую книжку производится на основании этого приказа (или копии трудового договора, если приказ отсутствует).

Шаг 3: Форма записи в трудовой книжке

Запись делается в разделе «Работа по основному месту работы» и должна содержать:

• Дата приёма на работу по совместительству;
• Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
• Должность по совместительству;
• Подразделение (если есть);
• Пометка «по совместительству».

Пример записи:

1. — принят на работу по совместительству в должности ведущего специалиста отдела маркетинга, ООО «Светлый путь».

Важно! Запись делается только по месту основной работы, даже если совместительство — внутреннее. Работодатель не вправе вносить записи о внутреннем совместительстве в трудовую книжку, находящуюся у другого работодателя.

Что делать, если у работника электронная трудовая книжка?

С 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). В этом случае:

• Запись о внутреннем совместительстве также вносится только по желанию работника;
• Работодатель подаёт в Пенсионный фонд РФ сведения в форме ЕФС-1, раздел 1, подраздел 1.1, «Сведения о трудовой деятельности»;
• В электронной трудовой книжке запись будет выглядеть аналогично бумажной, но в цифровом виде;
• Работник может просмотреть все записи в личном кабинете на сайте ПФР или портале Госуслуг.

Важно! Даже при наличии ЭТК работодатель обязан сохранять бумажную трудовую книжку (если она есть) и вносить в неё записи по желанию работника — до момента полного перехода на электронный формат.

Кто вносит запись?

Запись о внутреннем совместительстве в трудовую книжку вносит только кадровый работник или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек по месту основной работы.

Работодатель, где сотрудник работает по совместительству, не имеет права вносить запись в трудовую книжку — даже если это тот же юридический лицо. Все записи о трудовой деятельности ведутся только по месту основной работы.

Что делать при увольнении с должности совместителя?

Если работник увольняется с должности внутреннего совместителя, запись об увольнении вносится в трудовую книжку только в том случае, если ранее была внесена запись о приёме.

Пример записи об увольнении:

1. — уволен с должности ведущего специалиста отдела маркетинга по собственному желанию — ООО «Светлый путь».

Если запись о приёме не вносилась — и увольнение не отражается в трудовой книжке.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли внести запись о совместительстве без заявления работника?

Нет, нельзя. Любое внесение записи без письменного согласия работника — нарушение его прав и может повлечь штрафы со стороны Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации).

Вопрос 2: Нужно ли требовать документы от совместителя при приёме?

Нет. При приёме на работу по внутреннему совместительству работодатель не требует никаких дополнительных документов, кроме заявления о приёме и паспорта. Трудовая книжка уже находится у работодателя, так как работник работает по основному месту.

Вопрос 3: Можно ли внести запись о совместительстве после увольнения?

Да, можно. Если работник подал заявление позже, работодатель обязан внести запись с датой фактического приёма, даже если он уже уволен. Это не нарушение — это исправление сведений по желанию работника.

Вопрос 4: Что делать, если работник не знает, что может попросить запись?

Рекомендуется включать в приказ о приёме на работу по совместительству пункт:

«Работнику разъяснено, что сведения о работе по совместительству в трудовую книжку вносятся только по его письменному заявлению».

Это защитит работодателя от претензий и поможет сотруднику осознанно выбрать, хочет ли он получить такую запись.

• Запись о внутреннем совместительстве в трудовую книжку — не обязательна.
• Вносится только по письменному заявлению работника.
• Запись делается только по месту основной работы.
• Форма записи: дата, должность, организация, пометка «по совместительству».
• Для электронных трудовых книжек, подача сведений в ПФР по форме ЕФС-1.
• Работодатель не вправе вносить запись без согласия работника — это нарушение ТК РФ.

Важно помнить: Трудовая книжка, это документ, подтверждающий трудовой стаж. Вносить в неё лишние записи — не значит «сделать лучше». Вносить только то, что нужно работнику — значит уважать его право на контроль над личными данными.

Если вы кадровик — всегда запрашивайте заявление. Если вы работник — не бойтесь просить запись, если она вам нужна для подтверждения стажа, оформления пенсии или приёма на новую работу.

Помните: ваша трудовая книжка — ваш документ. И вы имеете право решать, что в ней будет написано.