При призыве гражданина на военную службу (по призыву или по контракту) в его трудовой книжке делается специальная запись о периоде прохождения службы. Эта запись подтверждает трудовой стаж, влияет на расчёт пенсии, пособий и других социальных гарантий. Ниже подробно рассмотрен порядок внесения такой записи, нормативная база, образцы заполнения и типичные вопросы, возникающие у работодателей и сотрудников.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, регулирующая ведение трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении правил ведения трудовых книжек» – пункты 31‑33 посвящены записям о государственной и муниципальной службе, военной службе и иных видах службы.
• Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» – определяет порядок призыва и выдачу военных билетов.
• Письмо Минтруда России от № 14‑6/10/2‑10546 – разъяснения о необходимости внесения записи о военной службе в трудовую книжку.

Согласно пункту 31 приказа № 320н, записи о прохождении военной службы вносятся по месту прохождения службы, то есть работодателем, у которого сотрудник находился на момент призыва (или у которого он был зачислен на службу по контракту). Если работник уже уволен с предыдущего места работы и призывается в армию, запись делает новый работодатель при приёме на работу после демобилизации.

Кто обязан внести запись?

• Работодатель, у которого сотрудник проходил военную службу (в т.ч. организация, направившая сотрудника в армию по мобилизации или призыву).
• Если сотрудник был уволен до призыва, запись делает новый работодатель при приёме на работу после завершения службы, основываясь на военном билете или ином документе, подтверждающем период службы.
• В случае электронной трудовой книжки (ЭТК) запись формируется в личном кабинете работника на портале «Работа в России» и автоматически отражается в ЭТК.

Важно: запись о военной службе не вносится в трудовую книжку, если сотрудник проходил службу в качестве курсанта военного учебного заведения и период обучения не считается службой по призыву. Однако период фактической службы (после зачисления в войска) всё равно отражается.

Что именно указывается в трудовой книжке?

Запись о военной службе оформляется в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. Заполняются следующие графы:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (последовательный номер всех записей в разделе).
2. Графа 2 – дата внесения записи (дата, когда работодатель сделал запись, а не дата начала службы).
3. Графа 3 – наименование организации, где проходила служба (например, «Вооружённые Силы Российской Федерации», конкретное соединение/часть).
4. Графа 4 – должность (или вид деятельности) – указывается «Военнослужащий по призыву» (или «Военнослужащий по контракту»).
5. Графа 5 – основание для внесения записи – ссылка на приказ о призыве, повестку военкомата, контракт или иной документ, подтверждающий период службы.
6. Графа 6 – период службы – указывается дата начала и дата окончания службы (день, месяц, год).

Пример оформления записи:

г. – Вооружённые Силы Российской Федерации, мотострелковый полк № 123.
г.
Вооружённые Силы Российской Федерации.
Военнослужащий по призыву.
Приказ военкомата г. Москва № 45/2026 от о призыве на военную службу.
г. – г.

В бумажной трудовой книжке запись делается черной или синей пастой, разборчивым почерком. В электронной трудовой книжке данные вводятся в соответствующие поля формы.

Особенности заполнения при разных ситуациях

Работник уволен перед призывом

Если трудовой договор расторгнут до дня призыва, запись о военной службе делает новый работодатель после возврата сотрудника из армии. Основание – военный билет (или справка из военкомата) с указанием периода службы.

Работник направлен в армию по мобилизации от текущего работодателя

В этом случае текущий работодатель сам вносит запись о периоде мобилизации, основываясь на приказе о mobilisation и военном билете.

Период обучения в военном учебном заведении

Обучение в военной академии, училище или ВУЗе не считается военной службой по призыву. Поэтому запись об этом периоде в трудовую книжку не вносится. Если после обучения сотрудник был зачислен в войска, то запись делается только о фактическом периоде службы.

Электронная трудовая книжка

В ЭТК запись формируется автоматически после загрузки скана военного билета или приказа о призыве в личном кабинете работника на портале «Работа в России». Работодатель лишь подтверждает достоверность данных.

Исправление ошибочной записи

Если запись о военной службе внесена неверно (неверные даты, неправильное наименование части), следует составить исправляющую запись согласно пункту 34 приказа № 320н: в графе 1 указывается новый порядковый номер, в графе 2 – дата исправления, в графе 3 – наименование организации, в графе 4 – «Исправление записи № [номер]», в графе 5 – основание (приказ о исправлении), в графе 6 – правильные данные.

Образец записи в трудовой книжке (бумажный вариант)

Примечание: номер записи (графа 1) продолжает нумерацию всех предыдущих записей в разделе «Сведения о работе».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязан ли работодатель вносить запись о службе в армии, если сотрудник уже уволен?

Да, если сотрудник уволен до призыва, запись делает новый работодатель после возврата из армии, основываясь на военном билете.

Нужно ли указывать дату внесения записи или дату начала службы?

В графе 2 указывается дата внесения записи (день, когда работодатель сделал запись). Дата начала службы указывается в графе 6.

Можно ли сделать запись о службе в армии в электронной трудовой книжке без участия работодателя?

Работник может загрузить подтверждающие документы в личный кабинет на портале «Работа в России», но запись в ЭТК считается действительной только после подтверждения работодателем (или уполномоченным органом).

Что делать, если запись о службе в армии отсутствует, а сотрудник претендует на пенсию по выслуге лет?

Сотрудник должен предоставить военный билет или справку из военкомата о периоде службы. На основании этих документов Пенсионный фонд РФ учитывает период службы в стаже, даже если запись в трудовой книжке отсутствует. Однако для избежания споров рекомендуется внести запись задним числом через исправляющую запись (см. пункт 5 выше).

Нужно ли ставить печать организации рядом с записью о военной службе?

Печать ставится только если внутренние нормативные акты организации это требуют. По законодательству печать не обязательна, но допустима для дополнительной подтверждающей силы.

Запись о прохождении военной службы в трудовой книжке – обязательный элемент учёта трудового стажа, регулируемый Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда № 320н. Правильное оформление такой записи обеспечивает корректный расчёт пенсии, пособий и других социальных выплат, а также защищает права работника при трудоустройстве после службы. Работодатель обязан вносить запись либо сам (если сотрудник находился в его подчинении на момент призыва), либо обеспечить её внесение новым работодателем после демобилизации, основываясь на военном билете или ином официальном документе. При работе с электронной трудовой книжкой процесс упрощён, но требования к достоверности и полноте данных остаются теми же.

Следуя приведённым выше рекомендациям и используя образец заполнения, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек ваших сотрудников.