Вопрос внесения сведений о военной службе в трудовую книжку актуален для многих работодателей и сотрудников. С одной стороны, служба в армии — это важный период жизни, который влияет на общий трудовой стаж. С другой — правила документального оформления и взаимодействия с электронными трудовыми книжками имеют свои нюансы. В этой статье мы подробно разберем, кто, когда и как должен делать запись о службе в армии в 2026 году.
Кто должен вносить запись: работодатель или военкомат?
Одна из главных ошибок, которую допускают кадровики — это самостоятельное внесение записи о службе по призыву или контракту без наличия на то оснований. Согласно актуальным правилам и разъяснениям на 2026 год:
Запись о службе в армии по призыву или по контракту не вносите работодателю, это должны сделать по месту службы.
Это означает, что военнослужащий должен обратиться в кадровое подразделение своей воинской части, где в его трудовую книжку и будет внесена соответствующая запись. Работодатель же делает такую запись только в том случае, если по каким-то причинам военная часть этого не сделала, и сотрудник предоставил военный билет с просьбой отразить этот период в документе.
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1) и служба в армии
С переходом на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности в составе отчета ЕФС-1) возникла путаница. Нужно ли подавать отчет в Социальный фонд за период службы?
Ответ однозначный: нет, не нужно. В электронную трудовую книжку вносят только основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Сведения о периодах учебы и службы в Вооруженных Силах РФ к такой информации не относятся, и работодатели не должны вносить их в отчетность.
Однако важно помнить: отсутствие записи в электронной трудовой книжке не лишает военнослужащего стажа. Служба в армии в любом случае включается в общий трудовой стаж, необходимый для назначения страховой пенсии по старости. Эти данные Пенсионный фонд (и СФР) получает напрямую от военных ведомств.
Правила внесения записи в бумажную трудовую книжку
Если на руках у работника есть бумажная трудовая книжка, и в ней нет отметки о службе (либо запись делается по месту службы), необходимо строго соблюдать правила заполнения раздела «Сведения о работе».
Сроки внесения
Сведения о службе в армии заносятся только перед внесением записи о приеме кандидата на рабочее место. То есть, если вы принимаете на работу бывшего военнослужащего, сначала вносится запись о периоде его службы, а уже следующим номером — запись о приеме на работу. Запись о военной службе вносится, как правило, до того, как сотрудник официально зачисляется в штат предприятия.
Основание для внесения
Для внесения записи о времени военной службы работнику достаточно предъявить военный билет, в котором содержится необходимая информация. Никаких дополнительных заявлений от сотрудника не требуется.
Пошаговое заполнение граф
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» следующим образом:
- Графа 1: Указывается порядковый номер записи (ставится следующий номер по порядку от последней записи).
- Графа 2: Указывается дата внесения записи (а не дата начала службы!).
- Графа 3: Вносится запись о службе в армии с указанием периода военной службы.
- Для службы по призыву: «В период с такого-то по такое-то число проходил службу в… (указать конкретно где)» или «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с по ».
- Для службы по контракту: «В период с такого-то по такое-то число проходил военную службу по контракту в…».
- Графа 4: Указывается документ, на основании которого внесена запись (например, военный билет, серия и номер, или приказ командира воинской части).
Что делать, если прежний работодатель не внес запись?
Часто бывает так, что сотрудник уволился в запас, пришел на гражданскую работу, а кадровик прошлого места (или воинской части) запись о службе не внес. Если прежний работодатель не внес запись о военной службе, текущий работодатель вправе внести ее при приеме на работу на основании предъявленного военного билета.
В графе 3 в таком случае пишется: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с [дата начала] по [дата окончания]».
Завершение процедуры
Процедура внесения вышеперечисленных записей предусматривает, в качестве завершения, обязательное проставление в трудовой книге печати предприятия и подписи руководящего органа или уполномоченного им лица (обычно это руководитель организации или начальник отдела кадров). Это удостоверяет подлинность внесенной информации.
Краткие выводы
- По общему правилу запись о службе (по призыву или контракту) делается по месту прохождения службы, а не гражданским работодателем.
- В электронную трудовую книжку (ЕФС-1) сведения о службе в армии работодателем не вносятся, но в страховой стаж этот период все равно засчитывается.
- Если записи в бумажной книжке нет, гражданский работодатель может внести ее перед записью о приеме на работу на основании военного билета.
- После внесения данных обязательно нужно поставить печать организации и подпись уполномоченного лица.
Соблюдение этих несложных правил позволит избежать кадровых ошибок и обеспечит корректный учет стажа работника.