Вопрос о том, нужно ли вносить в трудовую книжку запись о временной должности, часто вызывает путаницу как у работников, так и у кадровиков. Многие считают, что любое изменение в должности — даже временное — должно фиксироваться в трудовой книжке. Однако это не так. Разберёмся подробно, когда и как оформляются записи о временных переводах, какие нормы регулируют этот процесс и что делать, если запись о временной должности уже ошибочно внесена.
Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно части 1 статьи 72.2 Трудового кодекса РФ, временный перевод работника на другую должность (например, на время отпуска основного сотрудника, болезни или командировки) оформляется по соглашению сторон и не требует изменения трудового договора. При этом:
- Запись о временном переводе в трудовую книжку не вносится, это прямо установлено законом.
- В трудовую книжку вносятся только записи о постоянном приёме на работу, увольнении и постоянном переводе на другую должность.
Таким образом, если сотрудник временно исполняет обязанности другого сотрудника, например, бухгалтера на время его отпуска — это не является основанием для внесения записи в трудовую книжку.
Почему временные должности не вносятся в трудовую книжку?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий стаж и историю трудовой деятельности. Её цель — отразить устойчивые, постоянные этапы карьеры человека, а не краткосрочные изменения в обязанностях.
Временные переведения:
- носят временный характер (обычно до возвращения основного работника);
- не меняют основную должность, указанную в трудовом договоре;
- не влияют на стаж, пенсионные права или квалификационные категории в долгосрочной перспективе.
Информация о временном переводе фиксируется в приказе о временном переводе (форма Т-5) и в дополнительном соглашении к трудовому договору. Эти документы хранятся в личном деле сотрудника и могут быть запрошены при необходимости (например, для подтверждения опыта при устройстве на новую работу).
Что делать, если запись о временной должности уже внесена?
Иногда кадровики по ошибке вносят запись о временной должности в трудовую книжку — например, из-за непонимания норм ТК РФ. Если такая запись уже есть, её нельзя просто зачеркнуть или исправить. Нарушение порядка внесения записей в трудовую книжку может привести к признанию документа недействительным.
Правильный порядок исправления:
- Оформить приказ об исправлении ошибки (на основании внутреннего распоряжения кадровой службы).
- Внести в трудовую книжку новую запись, которая аннулирует ошибочную. Формулировка должна быть следующей:
«Запись о временном переводе на должность [должность] от [дата] аннулирована как не соответствующая требованиям Трудового кодекса РФ». - Указать в графе «Основание» — номер и дату приказа об исправлении.
- Заверить запись печатью и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
Важно: никогда не используйте корректор, закрашивание или перечёркивание — это делает трудовую книжку недействительной. Только официальная запись с указанием причины аннулирования.
Когда временный перевод становится постоянным?
Если временный перевод длится более одного месяца и обе стороны (работник и работодатель) согласны с новыми условиями, то такой перевод может быть оформлен как постоянный.
В этом случае:
- Составляется дополнительное соглашение к трудовому договору о смене должности;
- Издается приказ о переводе на постоянной основе;
- В трудовую книжку вносится запись о постоянном переводе, с указанием новой должности, даты и основания.
Таким образом, временная должность сама по себе не фиксируется, но если она перерастает в постоянную, запись обязательна.
Особенности для временных и сезонных работников
Некоторые путают понятия: «временный перевод» и «временный работник». Это разные вещи!
- Временный работник — это сотрудник, принятый по срочному трудовому договору (например, на замену уходящего в отпуск сотрудника). Для него в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу — даже если срок договора 1 месяц.
- Временный перевод, это изменение обязанностей уже работающего сотрудника, который остаётся на своей основной должности.
Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель обязан завести трудовую книжку каждому работнику, проработавшему более 5 дней — включая сезонных и временных. Но это касается приёма на работу, а не временного перевода.
Как правильно оформить временный перевод?
Даже если запись в трудовую книжку не нужна, оформление временного перевода — обязательная процедура. Вот пошаговый алгоритм:
- Составить дополнительное соглашение к трудовому договору — указать новую должность, сроки, размер оплаты (если изменился оклад).
- Издать приказ о временном переводе по форме Т-5 (или собственной, соответствующей требованиям).
- Ознакомить сотрудника с приказом под роспись.
- Сохранить все документы в личном деле работника, они могут понадобиться при проверке трудовой инспекцией или при подтверждении опыта.
Приказ Т-5 — унифицированная форма, утверждённая постановлением Госкомстата от № 1. Он содержит все необходимые реквизиты: ФИО, должность, срок, основание, подпись руководителя.
Практические советы для кадровиков
- Не вносите записи о временных переводах в трудовую книжку — это нарушение закона.
- Всегда оформляйте временные переводы письменно — через соглашение и приказ.
- Храните документы о временных переводах не менее 5 лет (по правилам архивного дела).
- Обучайте сотрудников кадрового отдела: ошибки в трудовых книжках — частая причина штрафов от Государственной инспекции труда.
- Используйте электронные трудовые книжки — в них временные перевода также не отражаються, но все приказы и соглашения можно прикрепить в личном кабинете работника на сайте ПФР.
Самое главное помнить: временная должность — это не основная работа, а временное исполнение обязанностей. Она не требует внесения записи в трудовую книжку. Только постоянные изменения — приём, увольнение, постоянный перевод — фиксируются в этом документе.
Если вы — работник: не требуйте внесения временной должности в трудовую книжку — это не ваше право, а нарушение закона. Если вы — работодатель: не вносите такие записи, чтобы избежать штрафов и признания трудовой книжки недействительной.
Правильное оформление временных переводов — залог законности, прозрачности и защиты прав как работника, так и работодателя.
Помните: трудовая книжка — это история вашей карьеры, а не список всех временных обязанностей. Делайте её чистой, точной и законной.