Дата актуализации:

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда запись обязательна
3. Когда запись не требуется
4. Порядок внесения записи
5. Образцы записей
6. Права и обязанности работника и работодателя
7. Типичные ошибки

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Одним из важных её разделов является «Сведения о работе», куда вносятся все существенные изменения в трудовых отношениях, в т.ч. и запись о временном исполнении обязанностей (ВИО). Правильное оформление такой записи гарантирует законность начисления доплат, сохранение стажа и отсутствие трудовых споров.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 65, 66, 67, 68, 70 (положения о записи в трудовую книжку).
• Постановление Правительства РФ от № 2265 «Об утверждении формы трудовой книжки» – определяет обязательные графы и порядок их заполнения.
• Приказ Минтруда России от № 5 «Об оформлении временного исполнения обязанностей и выплате соответствующей надбавки» – регламентирует содержание записи и порядок расчёта надбавки.
• КонсультантПлюс (2026) – комментарии к практике заполнения трудовых книжек, в т.ч. примеры формулировок.

Когда запись в трудовую книжку обязательна

Запись о временном исполнении обязанностей вносится в следующих ситуациях:

1. Замещение временно отсутствующего сотрудника (отпуск по уходу за ребёнком, длительный больничный, командировка и т.п.) при условии, что:
   • исполняющий обязанности получает отдельную надбавку (обычно от 20 % до 100 % от оклада);
   • выполняемая должность отличается от основной, указанной в трудовом договоре.
2. Назначение на временную руководящую должность (временно исполняющий обязанности начальника, главного бухгалтера, директора и т.д.), если:
   • это связано с изменением полномочий и/или увеличением ответственности;
   • работник получает надбавку за исполнение обязанностей руководителя.
3. Временный перевод в другое подразделение/структурное подразделение, когда перевод может стать постоянным. В таком случае запись делается в графе «Сведения о работе» с указанием даты начала и названия подразделения.
4. Оформление второй (или последующей) профессии в случае выполнения работ, требующих отдельного удостоверения (пример из КонсультантПлюс: «Установлена вторая профессия – электрогазосварщик…»).

Важно: если ВИО не сопровождается надбавкой и не меняет фактические условия труда (например, лишь «покрытие» обязанностей без изменения оплаты), запись в трудовую книжку не требуется.

Когда запись в трудовую книжку не требуется

• Временное исполнение обязанностей без надбавки и без изменения должностных функций (например, «помощник» заменил коллегу на один‑два дня).
• Назначение на ВИО в рамках штатного расписания, когда в штатном расписании уже предусмотрено «выполнение обязанностей в случае отсутствия основного сотрудника» и надбавка не выплачивается.
• Временное исполнение обязанностей у заместителя руководителя, если в трудовой книжке уже указана должность «заместитель руководителя», а надбавка за ВИО не предусмотрена (см. пример с заместителем главного бухгалтера – запись не требуется).

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Оформление записи производится работодателем (уполномоченным лицом – кадровиком, руководителем организации) в соответствии с установленной формой.

Шаг 1. Подготовка приказа

• Приказ должен содержать:
  • дату и номер приказа;
  • ФИО работника;
  • наименование должности, которую он временно исполняет;
  • сроки исполнения (дата начала – дата окончания);
  • размер надбавки (если предусмотрена) и порядок её выплаты;
  • основание (отсутствие основного сотрудника, необходимость выполнения особых функций и т.д.).

Шаг 2. Заполнение графы «Сведения о работе»

Шаг 3. Подпись и печать

• Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать.
• Работник ставит подпись в графе «Подпись работника», подтверждая факт назначения.

Шаг 4. Внесение записи в электронную форму (если используется)

При наличии электронного реестра трудовых книжек запись вносится в электронный документ, а оригинальная бумажная запись сохраняется в архиве.

Образцы записей

Пример 1. Временное исполнение обязанностей бухгалтера по расчёту заработной платы

С по – исполняла обязанности бухгалтера по расчёту заработной платы в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника, наряду с работой, определённой трудовым договором от № 348, с доплатой в размере 40 000 руб. (приказ от № 5).

Пример 2. Временное исполнение обязанностей главного бухгалтера

С по – назначен временно исполняющим обязанности главного бухгалтера организации, с надбавкой 30 % к окладу (приказ от № 12).

Пример 3. Временный перевод в другое подразделение (потенциально постоянный)

С – перевод в отдел «Логистика» в должность специалиста по планированию, в связи с временным переводом, который может стать постоянным (приказ от № 7).

Пример 4. Установление второй профессии

Установлена вторая профессия – электрогазосварщик с присвоением 3 разряда, с возложением обязанностей по выполнению электрогазосварочных работ в производстве «ЭнергоСвар», в графе 4 указано удостоверение № ЭГС‑2025 от , ссылка на приказ № 15 от .

Права и обязанности сторон

Работника

• Иметь право на получение надбавки (если она предусмотрена приказом).
• Получать информацию о сроках и условиях ВИО в письменной форме.
• Контролировать правильность внесения записи в трудовую книжку.
• При необходимости – требовать исправления ошибок в течение 5 рабочих дней с момента обнаружения.

Работодателя

• Своевременно оформить приказ о назначении на ВИО.
• Обеспечить внесение записи в трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с даты приказа.
• Выплатить надбавку в установленный срок (не реже чем в следующем месяце после начала ВИО).
• Сохранить копию приказа и запись в личном деле работника.

Типичные ошибки при оформлении записи

• Отсутствие ссылки на приказ – без указания номера и даты приказа запись считается неполной.
• Неправильный порядок граф – в графе 2 указывается дата начала, а в графе 3 – должность; часто путают их местами.
• Неуказание надбавки – если надбавка предусмотрена, её размер и порядок выплаты должны быть зафиксированы в записи.
• Запись после окончания ВИО – запись должна вноситься в момент назначения, а не по факту завершения.
• Отсутствие подписи работника – без подписи запись считается недействительной.

Запись в трудовую книжку об временном исполнении обязанности – важный юридический инструмент, который защищает интересы как работника, так и работодателя. Правильное оформление записи обеспечивает:

• законность начисления надбавок;
• корректный учёт стажа и профессионального роста;
• отсутствие трудовых споров при проверках государственных органов.

Следуя нормативным требованиям, использованию образцов формулировок и проверяя каждую запись на полноту, организации минимизируют риски и сохраняют прозрачность трудовых отношений.

Полезные ссылки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑70) – КонсультантПлюс
• Приказ Минтруда РФ от № 5 – Официальный сайт Минтруда
• Форма трудовой книжки – Постановление Правительства РФ № 2265 от