Вопрос о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку о временном исполнении обязанностей (например, заместителя, исполняющего обязанности директора), часто вызывает споры среди кадровиков, бухгалтеров и юристов. В условиях современного трудового законодательства, особенно после вступления в силу Приказа Минтруда РФ от № 320н, ответ на этот вопрос стал однозначным — но требует тщательного понимания нюансов.

Основной ответ: запись о временном исполнении обязанностей в трудовую книжку НЕ вносится

Согласно Приказу Минтруда РФ от № 320н (в редакции на 2026 год), в трудовую книжку не вносятся сведения о временном переводе на другую должность или о внутреннем совмещении, включая случаи, когда сотрудник временно исполняет обязанности руководителя (директора, генерального директора, начальника отдела и т.п.).

Это означает, что даже если сотрудник:

• временно замещает ушедшего в отпуск генерального директора;
• выполняет обязанности уволившегося начальника отдела;
• совмещает должность заместителя с функциями руководителя;

в его трудовой книжке не делается никакой записи вида: «Назначен временно исполняющим обязанности директора» или «Временно исполнял обязанности начальника отдела».

Почему так сделано? Правовая логика

Приказ № 320н четко определяет, какие сведения являются обязательными для внесения в трудовую книжку:

1. Факт приема на работу (с указанием должности, на которую принят по трудовому договору);
2. Перевод на постоянную другую работу (с изменением должности);
3. Увольнение;
4. Награды, поощрения (по желанию работодателя);
5. Нарушения трудовой дисциплины (по решению суда или дисциплинарного органа).

Временное исполнение обязанностей — это не перевод и не изменение трудовой функции, а лишь временное расширение зоны ответственности. Это регулируется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом работодателя, но не требует изменения основной должности работника, зафиксированной в трудовом договоре и трудовой книжке.

Что делать вместо записи в трудовой книжке?

Хотя запись в трудовую книжку не требуется, оформление временного исполнения обязанностей должно быть юридически корректным. Для этого работодатель обязан:

• Издать приказ о временном исполнении обязанностей (форма № Т-5 или произвольная, но с обязательными реквизитами: дата, основание, срок, размер доплаты);
• Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается:
• должность, обязанности которой временно исполняются;
• период исполнения (начало и окончание);
• размер дополнительной оплаты (не менее среднего заработка по замещаемой должности);
• Оформить акт передачи-приемки (если речь о материально ответственном лице — директоре, главбухе и т.п.);
• Уведомить сотрудника под роспись о возложении дополнительных обязанностей и размере доплаты;
• Вести личную карточку работника (форма Т-2) — в ней можно (и рекомендуется) отражать временные назначения.

Исключения: когда запись всё же возможна

Существует одно важное исключение, о котором многие забывают:

Если сотрудник был официально переведён на другую должность по срочному трудовому договору

Например:

• Директор уволился, и вместо временного исполнения обязанностей компания заключила с другим сотрудником срочный трудовой договор на должность генерального директора на 3 месяца;
• В этом случае запись в трудовую книжку обязательна: «Принят на работу на должность генерального директора» с указанием срока действия договора;

Такой случай — это не временное исполнение обязанностей, а официальное трудоустройство на новую должность. Здесь уже действуют правила приёма на работу, и запись в трудовую книжку обязательна.

Что насчёт электронных трудовых книжек (ЭТК)?

С 2021 года работодатели обязаны вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки. Однако правила внесения записей в ЭТК полностью совпадают с правилами для бумажных.

То есть, если в бумажной трудовой книжке запись о временном исполнении обязанностей не делается, то и в ЭТК она не вносится. Работодатель обязан передавать в Пенсионный фонд РФ только те сведения, которые предусмотрены Приказом № 320н.

Чем грозит неправильное оформление?

Если кадровик ошибочно внесёт запись вида «Назначен исполняющим обязанности директора» в трудовую книжку, это может привести к:

• Нарушению порядка ведения трудовых книжек — по итогам проверки трудовой инспекции;
• Ошибкам при расчёте стажа — если работник в будущем будет претендовать на льготную пенсию, где важна должность;
• Спорам с сотрудником — если он решит, что его «перевели» на новую должность, а не просто временно назначили исполнять обязанности;
• Сложностям при аудите — инспекторы могут посчитать это фиктивным переводом.

Рекомендации для кадровиков и руководителей

1. Не вносите записи о временном исполнении обязанностей в трудовую книжку — это противоречит Приказу № 320н.
2. Обязательно оформляйте приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору.
3. Фиксируйте все временные назначения в личной карточке работника (форма Т-2), это внутренний документ, и там такие записи допустимы и полезны.
4. Следите за сроком — если временные обязанности длятся более одного месяца, пересмотрите целесообразность заключения срочного трудового договора.
5. При увольнении — не забудьте указать в приказе об увольнении, что сотрудник увольняется с должности, указанной в трудовом договоре, а не с должности исполняющего обязанности.

Важно помнить:

Трудовая книжка — это документ о постоянной трудовой деятельности, а не о временных функциях. Она фиксирует, на какой должности вы работали, а не что вы делали в отсутствие начальника.

На 2026 год, согласно действующему законодательству, запись о временном исполнении обязанностей в трудовую книжку не вноситься. Это правило распространяется на все должности, от заместителя генерального директора до начальника отдела кадров. Вместо этого работодатель обязан оформить приказ, дополнительное соглашение и, при необходимости, акт передачи обязанностей. Эти документы являются достаточным основанием для выплаты доплаты, распределения ответственности и защиты прав работника.

Соблюдение этих требований не только избавит компанию от штрафов, но и обеспечит прозрачность кадровых процессов, укрепляя доверие сотрудников к руководству.

Ключевое правило: если должность не изменилась — запись в трудовую книжку не нужна.