Вопрос‚ который часто задают как работодатели‚ так и сотрудники: «Нужно ли вносить запись о временном переводе в трудовую книжку и как правильно оформить такой перевод‚ если он впоследствии становится постоянным?»

В этой статье мы подробно разберём:

• Что такое временный перевод и в каких случаях он не фиксируется в трудовой книжке;
• Какие нормативные акты регулируют порядок внесения записей;
• Как оформить приказ о временном переводе и о его признании постоянным;
• Как правильно заполнить запись в трудовой книжке (пошагово‚ с примерами);
• Ответственность работодателя за ошибки при заполнении.

Правовое регулирование

Основные нормативные документы‚ которые определяют порядок оформления и отражения переводов в трудовой книжке:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‚ п. 4 Правил заполнения трудовой книжки (утв. постановлением Правительства РФ от № 225);
2. Положение о порядке заполнения трудовой книжки (Постановление Правительства РФ № 225 от );
3. КонсультантПлюс. Порядок временного перевода работника – разъяснение‚ что запись о временном переводе в трудовую книжку не делается‚ а фиксируется только приказом и дополнительным соглашением к трудовому договору;
4. Методические рекомендации Роструда (раздел «Перевод работника»).

Согласно этим документам:

• Запись в трудовую книжку вносится только о постоянных переводах (т. е. когда работник переходит на новую должность навсегда);
• О временном переводе запись не делается‚ однако на основании приказа о временном переводе и дополнительного соглашения к трудовому договору фиксируются условия перевода (срок‚ должность‚ оклад и т.д.).
• Если временный перевод признаётся постоянным‚ в трудовую книжку вносится запись‚ соответствующая приказу о постоянном переводе.

Временный перевод: когда запись не требуется

Временный перевод (также называют «переводом на время отсутствия основного работника») применяется в следующих ситуациях:

• Замещение сотрудника‚ находящегося в отпуске по уходу за ребёнком‚ в командировке‚ на воинском учёте и т.п.;
• Перевод на другую работу в пределах одного предприятия для выполнения временных задач (проект‚ сезонные работы);
• Перевод в рамках реорганизации‚ когда новая должность предполагается лишь на ограниченный срок.

Для оформления временного перевода необходимо:

1. Согласовать перевод с работником (письменное согласие);
2. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору‚ где указываются:
   • Дата начала и окончания временного перевода;
   • Новая должность и её оклад;
   • Условия труда‚ график‚ место работы;
   • Указание‚ что перевод является временным и будет отменён по окончании срока.
3. Издать приказ о временном переводе (форма работодателя) и подписать его руководителем.
4. Внести запись в личную карточку сотрудника (не в трудовую книжку).

Запись в трудовую книжку в этом случае не делается. Это подтверждается следующими источниками:

• КонсультантПлюс: «В случае временного перевода запись в трудовую книжку не делается»;
• Ответы на форуме «Кадровик‑практик»: «В трудовую книжку вносится только запись о постоянном переводе».

Признание временного перевода постоянным

Если по окончании срока временного перевода работодатель решает оставить сотрудника на новой должности‚ необходимо оформить приказ о признании перевода постоянным. При этом в трудовую книжку вносятся новые данные.

Как оформить приказ о постоянном переводе

Приказ может быть составлен в свободной форме‚ но обязательно должен содержать:

• Шапку организации (наименование‚ ИНН‚ ОКПО‚ адрес);
• Номер и дату приказа;
• Основание (дополнительное соглашение к трудовому договору‚ решение руководства);
• ФИО работника‚ его табельный номер;
• Старую должность и новую (постоянную) должность;
• Дата начала постоянного перевода (совпадает с датой начала временного перевода);
• Условия оплаты труда‚ график‚ место работы;
• Подпись руководителя и печать.

Пример приказа (упрощённый вариант):

ООО «Пример» 
ИНН 1234567890‚ ОКПО 9876543210 
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д.1

ПРИКАЗ № 45/2026
«23» мая 2026 г.

О признании временного перевода постоянным

В соответствии с дополнительным соглашением к трудовому договору № 12/2025 от г.‚ а также с приказом № 12/2025 от г. о временном переводе Иванова Ивана Ивановича (т. н. «временный перевод») на должность «Специалист отдела маркетинга»‚ приказываю:

Признать перевод Иванова И. И. на должность «Специалист отдела маркетинга» постоянным‚ с датой начала работы по новой должности – «01» апреля 2025 г.;
Установить оклад в размере 80 000 (восемьдесят тысяч) рублей в месяц;
Внести запись в трудовую книжку Иванова И. И; в соответствии со ст. 66 ТК РФ‚ п. 4 Правил заполнения трудовой книжки;
Руководителю отдела кадров обеспечить оформление всех необходимых документов.


Генеральный директор ___________________ /Петров П.П./

Запись в трудовую книжку

После издания приказа о постоянном переводе необходимо внести запись в трудовую книжку. Запись делается в следующем порядке (по пунктам формы трудовой книжки):

Важно: запись должна полностью соответствовать тексту приказа (требование ст. 66 ТК РФ‚ п. 4). Ошибки в датах‚ названиях должностей или номерах приказов могут привести к административной ответственности работодателя.

Сроки внесения записи

Согласно КонсультантПлюс и Трудовому кодексу:

• Запись о постоянном переводе вносится не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа;
• Если перевод происходит в день увольнения (например‚ перевод в другую организацию)‚ запись делается в тот же день.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о временном переводе‚ если работник просит?

Нет. По законодательству запись в трудовую книжку делается только о постоянных переводах. Даже по просьбе работника временный перевод фиксируется только в приказе и в личной карточке.

Можно ли оформить временный перевод без согласия работника?

Только в случаях‚ предусмотренных ТК РФ (например‚ перевод на работу в условиях чрезвычайного положения‚ при ликвидации организации и т.п.). В обычных ситуациях требуется письменное согласие работника.

Как отразить в книжке‚ что перевод был сначала временным‚ а потом стал постоянным?

В трудовой книжке делается одна запись – о постоянном переводе. В колонке «Состояние» указывается «Постоянный перевод». Дата начала указывается как дата начала временного перевода‚ а в колонке «Номер и дата приказа» указывается номер приказа о постоянном переводе.

Что делать‚ если запись была внесена с ошибкой?

Необходимо оформить поправку в виде нового приказа (например‚ «Приказ № 67/2026 от о внесении исправлений в трудовую книжку»). В книжке делается перечеркнутая запись с указанием «исправлено» и подписью ответственного лица.

Какие штрафы могут быть наложены за нарушение порядка заполнения?

Согласно ст. 5.27 ТК РФ‚ за нарушение порядка заполнения трудовой книжки работодатель может быть привлечён к административной ответственности: штраф от 2 000 до 5 000 рублей для юридических лиц.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Определить необходимость временного перевода. Убедиться‚ что перевод действительно временный и не требует постоянного изменения должности.
2. Получить письменное согласие работника. Сформировать документ «Согласие на временный перевод».
3. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём указать срок‚ новую должность‚ оклад‚ место работы.
4. Издать приказ о временном переводе. Указать в приказе:
   • Основание (согласие‚ дополнительное соглашение);
   • Срок действия;
   • Новые условия труда.
5. Внести запись в личную карточку сотрудника; (Трудовая книжка – нет).
6. Если после окончания срока перевод признаётся постоянным:
   1. Составить приказ о постоянном переводе (см. пример выше);
   2. Подготовить новое дополнительное соглашение (если меняются условия оплаты);
   3. Внести запись в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней;
   4. Обновить личную карточку и электронный кадровый журнал.
7. Контролировать правильность заполнения. Проверить соответствие даты‚ номера приказа и названия должности.

Образцы документов

Согласие работника на временный перевод

СОГЛАСИЕ
на временный перевод на другую работу

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ (паспорт: 45 12 345678‚ выдан г.‚ код подразделения 770-001)‚ 
настоящим даю согласие на временный перевод на должность «Специалист отдела маркетинга» в ООО «Пример» 
с г. по г. с сохранением прежних условий оплаты труда‚ за исключением указанных в
дополнительном соглашении № 12/2025 от г.

Подпись ___________________ /Иванов И.И./ 

Дополнительное соглашение к трудовому договору (временный перевод)

Дополнительное соглашение № 12/2025
к трудовому договору № 45/2020 от г.

г. Москва «01» апреля 2025 г;

Сотруднику Иванову И. И. переводится на должность «Специалист отдела маркетинга» 
в ООО «Пример» с г. по г. (временный перевод).

Оклад составляет 80 000 (восемьдесят тысяч) рублей в месяц.

Условия труда‚ график работы и место выполнения обязанностей остаются без изменений‚
за исключением указанных в пункте 1.

По окончании срока перевода сотрудник возвращается на прежнюю должность 
«Менеджер по продажам»‚ если иное не будет согласовано сторонами.

Подписи сторон:

Работодатель: ___________________ /Петров П.П./
Работник: ___________________ /Иванов И.И./

Приказ о постоянном переводе (пример)

См. раздел 3.1. выше.

Запись в трудовую книжку (пример)

№ 12 ООО «Пример» Специалист отдела маркетинга Постоянный перевод Приказ № 45/2026 от 

• Запись в трудовую книжку делается только о постоянных переводах. Временный перевод фиксируется лишь в приказе и в дополнительном соглашении к трудовому договору.
• Если временный перевод признаётся постоянным‚ необходимо издать отдельный приказ и в течение 5 рабочих дней внести запись в трудовую книжку.
• Все данные в записи должны точно соответствовать приказу (дата‚ номер‚ название должности‚ статус «постоянный перевод»).
• Нарушения в оформлении могут привести к административным штрафам и проблемам при проверках органов труда.

Соблюдая указанные правила‚ вы избежите ошибок в кадровом учёте и обеспечите правовую защиту как работодателя‚ так и сотрудника.

Дата публикации статьи: 23 мая 2026 г.