Трудовая книжка остаётся обязательным документом для сотрудников, принятых на работу до 1 января 2021 года и отказавшихся переходить на электронный формат․ Поэтому кадровик обязан вносить в неё записи о приёме, переводе и увольнении работников․ В данной статье подробно рассматривается порядок оформления записи о временном приёме на работу (по срочному трудовому договору, замещению отсутствующего основного работника и т․п․)․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, ст; 59, ст․ 70‑72) – регулирует порядок ведения трудовых книжек․
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция)․
- Письмо Роструда от № ПГ/07‑26‑12‑12/1360 «О внесении записей в трудовую книжку при приёме на работу по срочному трудовому договору»․
- КонсультантПлюс: Готовое решение «Как принять на работу по срочному трудовому договору временного работника на период отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребёнком основного работника» (2026)․
Основные принципы внесения записи о временном приёме
- Срок внесения записи – не позднее пяти рабочих дней с даты приёма на работу (п․ 3․1 Инструкции)․
- Форма записи – оформляется в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки․ Запись делается без указания срочности договора (п․ 3․1․2 Инструкции)․ То есть в трудовой книжке фиксируется факт приёма на работу, а не характер договора․
- Необходимые реквизиты:
- порядковый номер записи (графа 1);
- дата приёма на работу (графа 2);
- наименование организации, в которую принят сотрудник (графа 3);
- должность, профессия или специальность (графа 4);
- структурное подразделение (если есть) (графа 5);
- реквизиты приказа о приёме на работу (номер и дата) (графа 6)․
- Отметка о временном характере – в трудовой книжке не делается отдельная пометка о том, что приём носит временный характер․ Информация о срочности договора содержится в личном деле сотрудника и в приказе о приёме․
Пошаговая инструкция для кадровика
- Подготовка документов:
- Трудовой договор (срочный) с указанием срока действия и основания (например, замещение сотрудника в отпуске по беременности и родам)․
- Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иная утверждённая организацией)․
- Трудовая книжка сотрудника (бумажный вариант)․
- Внесение записи в трудовую книжку:
- Определите следующий свободный порядковый номер в разделе «Сведения о работе» (графа 1)․ Если последняя запись имеет номер 5, новая будет под номером 6․
- В графе 2 укажите дату приёма на работу в формате ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
- В графе 3 запишите полное наименование организации, куда принят сотрудник (например, ООО «СтройИнвест»)․
- В графе 4 укажите должность, профессию или специальность, на которую принимается работник (например, инженер‑проектировщик)․ При наличии разряда, класса или квалификации добавьте их после должности через запятую (например, инженер‑проектировщик, 2‑й разряд)․
- В графе 5, если в организации есть структурное подразделение, укажите его (например, отдел проектирования жилых зданий)․ Если подразделения нет – оставьте графу пустой․
- В графе 6 внесите реквизиты приказа о приёме на работу: номер приказа и дата его издания (например, Приказ № 124 от )․
- Подпись и печать:
- Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печатью организации (если она используется)․
- Если в организации печать не ставится, достаточно подписи и расшифровки (ФИО, должность)․
- Контроль сроков:
- Убедитесь, что запись внесена не позднее пяти рабочих дней с даты приёма․
- При нарушении срока возможно привлечение к административной ответственности (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Образец записи в трудовой книжке
6 ООО «СтройИнвест» Инженер‑проектировщик, 2‑й разряд Отдел проектирования жилых зданий Приказ № 124 от
Запись оформляется без каких‑либо пометок о срочности договора․ Все сведения о том, что работа носит временный характер, находятся в личном деле сотрудника и в приказе о приёме;
Особенности при приёме на работу по замещению отсутствующего основного работника
Если сотрудник принимается на время отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком или иного вида отпуска основного работника, порядок заполнения трудовой книжки остаётся тем же․ Однако рекомендуется:
- В приказе о приёме чётко указать основание (например, «В связи с отпуском по уходу за ребёнком сотрудника Иванова И․И․ с по »)․
- В личном деле сотрудника сделать пометку о временном характере занятия, чтобы при окончании срока можно было оформить перевод на постоянную работу или увольнение․
Чего следует избегать
- Не указывать в трудовой книжке срочность договора – это противоречит п․ 3․1․2 Инструкции и может привести к некорректному толкованию стажа работы․
- Не пропускать срок внесения записи – задержка более пяти рабочих дней считается нарушением․
- Не оставлять пустыми обязательные графы (особенно дату приёма и наименование организации)․
- Не путать запись о приёме с записью о переводе – при переводе на другую постоянную работу в графе 3 указывается новое место работы, а в графе 4 – новая должность․
Полезные ссылки и ресурсы
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от № 69) – КонсультантПлюс․
- Письмо Роструда от № ПГ/07‑26‑12‑12/1360 – разъяснения по внесению записей при срочном трудовом договоре․
- Шаблоны приказов о приёме на работу (форма Т‑1) – доступны в системах «Гарант», «КонсультантПлюс» и на официальном сайте Минтруда․
Правильное оформление записи в трудовой книжке о временном приёме на работу требует соблюдения установленных сроков, точного заполнения всех обязательных граф и отсутствия пометок о срочности договора․ Следуя представленной пошаговой инструкции и используя приведённый образец, кадровик сможет избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовой документации сотрудников․
Помните, что трудовая книжка – это юридически значимый документ, и любые неточности могут повлечь последствия как для работника (неверный стаж, проблемы с пенсией), так и для работодателя (административные штрафы)․ Поэтому уделите особое внимание аккуратности и своевременности внесения записей․