Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются все важные этапы карьеры, включая прием на работу, переводы, увольнения и другие значимые события. Однако не все работодатели знают, как правильно оформлять записи, особенно когда речь идет о выдаче документов на руки. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись в трудовую книжку о выдаче на руки, а также рассмотрим смежные вопросы, связанные с ведением этого важного документа.

Что такое запись о выдаче на руки?

Запись о выдаче на руки трудовой книжки или ее дубликата вносится в документ в случае, когда работник обращается к работодателю за получением своего трудового документа. Это может произойти по следующим причинам:

• увольнение работника;
• потеря или повреждение трудовой книжки;
• необходимость предъявления трудовой книжки в государственные органы;
• выдача дубликата трудовой книжки;
• временная выдача на руки для предоставления в учебное заведение или иные организации.

Правовые основы ведения трудовых книжек

Основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек в Российской Федерации, является:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 84.1 и др.).

Что говорит законодательство о выдаче трудовой книжки на руки?

Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. Если по каким-либо причинам трудовая книжка не может быть выдана в день увольнения, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за ней либо о том, что трудовая книжка будет направлена по почте.

В случае выдачи трудовой книжки на руки до увольнения (например, для предоставления в Пенсионный фонд или иные органы), в ней должна быть сделана соответствующая запись.

Как правильно оформить запись о выдаче на руки?

Общий порядок внесения записи

Запись о выдаче на руки трудовой книжки вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Формулировка должна быть четкой и соответствовать установленным требованиям.

Пример правильной записи:

Если трудовая книжка выдается на руки в связи с увольнением, запись может выглядеть так:

Что должно быть указано в записи?

В записи о выдаче на руки должны быть отражены следующие сведения:

1. Формулировка о причине выдачи (например, «для предоставления в Пенсионный фонд», «при увольнении» и т.д.);
2. Дата выдачи;
3. Подпись ответственного лица (как правило, кадрового работника или руководителя организации);
4. Печать организации (если она используется);
5. Основание выдачи (ссылка на нормативный акт или приказ).

Что делать, если трудовая книжка выдается на руки без увольнения?

Если работник обращается за трудовой книжкой для предоставления в государственные органы (например, для оформления пенсии, пособия или иных целей), в записи следует указать конкретную причину:

Важно! Если трудовая книжка выдается на руки временно, в ней должна быть сделана отметка о том, что она должна быть возвращена работодателю после использования.

Частые ошибки при оформлении записи

Несмотря на кажущуюся простоту, работодатели часто допускают ошибки при внесении записей о выдаче на руки. Рассмотрим основные из них:

• Отсутствие записи. Нередко работодатели просто отдают трудовую книжку без внесения записи, что может привести к спорам о факте выдачи;
• Неправильная формулировка. Запись должна быть четкой и соответствовать установленным требованиям. Например, недопустимо писать просто «выдана на руки» без указания причины.
• Отсутствие основания. В записи обязательно должно быть указано, на каком основании выдается трудовая книжка (например, по заявлению работника, по приказу и т.д.).
• Отсутствие подписи и печати. Без подписи ответственного лица и печати организации запись не имеет юридической силы.
• Неправильное оформление даты. Дата выдачи должна быть указана в формате «число-месяц-год».

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна, работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата. В этом случае в трудовую книжку вносится запись:

На основании этого заявления работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки в течение 15 дней с момента обращения.

Ответственность работодателя за неправильное ведение трудовой книжки

Несоблюдение правил ведения трудовых книжек может повлечь за собой административную ответственность. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, за нарушение порядка ведения, хранения, выдачи или оформления трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде:

• предупреждения;
• наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• наложения административного штрафа на юридических лиц в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, неправильное ведение трудовой книжки может привести к судебным спорам, в т.ч. о восстановлении на работе или компенсации морального вреда.

Рекомендации для работодателей

Чтобы избежать ошибок при ведении трудовых книжек, работодателям следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Изучите нормативные акты. Ознакомьтесь с Постановлением Правительства РФ № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
2. Используйте образцы записей. В интернете можно найти примеры правильного оформления записей о выдаче на руки.
3. Проводите обучение кадровых работников. Сотрудники, ответственные за ведение трудовых книжек, должны быть обучены и знать все нюансы оформления записей.
4. Храните трудовые книжки в надлежащих условиях. Трудовые книжки должны храниться в сейфах или специальных помещениях, защищенных от повреждений.
5. Своевременно вносите записи. Не откладывайте оформление записей о выдаче на руки, чтобы избежать споров.
6. Используйте печати и подписи. Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись о прохождении военной службы в трудовую книжку?

Согласно Письму Минтруда России от 20 ноября 2024 г. № 14-6/10/ООГ, запись о прохождении военной службы по контракту вносится в трудовую книжку только по желанию работника. Если работник изъявляет такое желание, в трудовую книжку вносится запись:

Можно ли выдать трудовую книжку на руки без записи?

Нет, выдача трудовой книжки на руки без внесения соответствующей записи является нарушением трудового законодательства. Запись должна быть внесена в обязательном порядке.

Что делать, если работник отказывается расписываться в получении трудовой книжки?

Если работник отказывается расписываться в получении трудовой книжки, работодатель составляет акт о выдаче трудовой книжки на руки, который подписывают не менее двух свидетелей.

Можно ли выдать копию трудовой книжки?

Да, работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную выписку из нее по письменному запросу работника. В этом случае в трудовой книжке делается запись:

Ведение трудовых книжек — это ответственная задача, требующая от работодателей соблюдения всех установленных правил. Запись о выдаче на руки трудовой книжки должна быть внесена в обязательном порядке, так как это подтверждает факт передачи документа работнику и защищает обе стороны трудовых отношений от возможных споров.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, работодатели смогут избежать ошибок при оформлении записей и обеспечить правильное ведение трудовых книжек.