Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность и стаж сотрудника․ В ней работодатели фиксируют все изменения в трудовом статусе работника‚ а также делают запись о выдаче оригинала трудовой книжки․ В этой статье мы разберём‚ как правильно оформить запись о выдаче‚ какие формы и документы нужны‚ а также как вести учёт в бумажной и электронной версии․
Что такое запись о выдаче трудовой книжки?
Запись о выдаче – это официальная отметка‚ которую работодатель вносит в трудовую книжку при передаче её сотруднику․ В ней фиксируется дата выдачи‚ порядковый номер записи и‚ при необходимости‚ подпись работника․
- В бумажной трудовой книжке запись делается в графе 2 (дата выдачи) и графе 3 (описание)․
- В электронной трудовой книжке (ЭТК) запись регистрируется в Книге учета движения трудовых книжек (графа 13)․
Юридические основы
Согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан выдавать трудовую книжку сотруднику при приёме на работу‚ а также при увольнении и по запросу работника․ В 2023 году в России введён новый образец трудовой книжки и вкладыши‚ которые заменяют старый формат․
Когда требуется выдача?
- При приёме на работу․
- При увольнении (сдача оригинала)․
- По запросу работника (например‚ для получения справки в банк)․
- При переходе на электронный формат․
Как правильно внести запись в трудовую книжку?
Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления записи о выдаче․
- Номер записи – в графе 1 указывается порядковый номер․
- Дата выдачи – в графе 2 фиксируется точная дата․
- Описание – в графе 3 пишется: «Выдана трудовая книжка на руки»․
- Подпись работника (если требуется) – в графе 4․
В случае перехода на электронный формат‚ запись в бумажной книжке остаётся‚ но в ЭТК добавляется дополнительная запись в графу 13 (расписка работника в получении ТК)․
Формы и документы‚ необходимые для выдачи
Заявление работника о выдаче трудовой книжки
Если работник просит выдать трудовую книжку‚ он должен подать заявление․ Пример заявления (2025‑06‑25) можно скачать в формате Word или PDF:
- Заявление о выдаче трудовой книжки (Word)
- Заявление о выдаче трудовой книжки (PDF)
Расписка о получении трудовой книжки
При выдаче оригинала работнику необходимо получить расписку․ В 2024‑07‑26 была опубликована образец расписки‚ которую можно скачать:
- Расписка о получении трудовой книжки (Word)
Копия трудовой книжки
Если работник запрашивает копию‚ он подаёт заявление․ Образец заявления на копию можно найти на сайте Моё Дело (2025‑06‑16)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2023 года в России активно внедряется электронный формат․ При переходе на ЭТК необходимо:
- Внести запись о выдаче в бумажной книжке (как описано выше)․
- Зарегистрировать выдачу в Книге учета движения трудовых книжек (графа 13)․
- Собрать расписку работника о получении ТК․
В случае‚ если работник отказался от бумажной версии‚ он может сразу перейти на электронный формат‚ но запись о выдаче всё равно должна быть внесена в бумажную книгу․
Практические советы
- Всегда проверяйте‚ что дата выдачи совпадает с датой подписания заявления․
- Сохраняйте копии всех заявлений и расписок в электронном виде․
- В случае утраты трудовой книжки оформляйте дубликат по заявлению (пример 2025‑06‑25)․
- При выдаче копии в банк убедитесь‚ что срок годности копии соответствует требованиям банка (обычно 3–5 лет)․
Часто задаваемые вопросы
Что делать‚ если работник не подписал расписку?
В таком случае работодателю необходимо оформить запись в журнале выдачи трудовых книжек и хранить подтверждение о передаче․ Это поможет избежать конфликтов в будущем․
Как быстро получить копию трудовой книжки?
Оформление копии занимает от 3 до 5 рабочих дней․ Важно предоставить оригинал и дубликат‚ если они есть․
Можно ли выдать трудовую книжку без заявления?
Теоретически можно‚ но это противоречит практике и может вызвать вопросы при проверках․ Рекомендуется всегда оформлять заявление․
Запись о выдаче трудовой книжки – это не просто формальность; Это важный элемент кадрового учёта‚ который защищает права как работодателя‚ так и работника․ Следуя приведённым инструкциям‚ вы сможете избежать ошибок‚ ускорить процесс выдачи и обеспечить правильное хранение документации․
Если вам нужна готовая форма заявления или расписка‚ воспользуйтесь ссылками выше․ Удачной работы!