В трудовой книжке сотрудника фиксируются все сведения о его трудовой деятельности. Когда основной документ заполняется полностью, работодатель выдаёт вкладыш (дополнительный лист) и делает соответствующую запись в самой трудовой книжке. Ниже подробно описано, какие сведения необходимо внести, на какие нормативные акты следует ориентироваться и как оформить запись корректно.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение трудовых книжек и выдачу вкладышей.
- Федеральный закон № 439-ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от ) – устанавливает порядок заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей.
- Постановление Минтруда России № 69н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – содержит образцы записей и требования к оформлению.
Когда выдаётся вкладыш
Вкладыш выдаётся в следующих случаях:
- Все страницы трудовой книжки заполнены (нет свободных строк для новых записей).
- Трудовая книжка повреждена (порвана, испачкана) и дальнейшее ведение в ней невозможно.
- По инициативе сотрудника (например, при смене фамилии и необходимости внести изменения, которые не помещаются в имеющиеся поля).
Что указывается в трудовой книжке при выдаче вкладыша
В основной трудовой книжке делается одна запись, подтверждающая факт выдачи вкладыша. Эта запись помещается в разделе «Сведения о работе» (или в отдельной строке, если в книге предусмотрена графа «Дополнительные сведения»). Обязательные элементы записи:
- Дата выдачи вкладыша – день, месяц, год (например, ).
- Серия и номер вкладыша – как указано на самом вкладыше (например, серия АВ 123456).
- Наименование документа – слово «Вкладыш» (можно писать полностью или сокращённо «Вкл.»).
- Основание выдачи – кратко указывается причина (например, «заполнение всех страниц трудовой книжки» или «повреждение трудовой книжки»).
- Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и её расшифровка.
- Печать организации (если она ставится на трудовой книжке).
Пример записи в трудовой книжке
Ниже представлен типовой вариант записи, который можно скопировать и адаптировать под свою ситуацию:
– выдан вкладыш серии АВ № 123456 в связи с заполнением всех страниц трудовой книжки. Подпись: _____________________ /Иванов И.И./ М.П.
Если в трудовой книжке предусмотрена отдельная графа «Дополнительные сведения», запись можно оформить следующим образом:
- Документ: вкладыш серии АВ № 123456
- Причина: заполнение всех страниц трудовой книжки
- Подпись: _____________________ /Иванов И.И./
- Печать: [оттиск]
Особенности оформления
- Запись делается чернилами синего или чёрного цвета, без карандаша или корректирующих средств.
- После записи в основной трудовой книжке все дальнейшие сведения о работе (приём, перевод, увольнение, награждение и т.д.) вносятся уже в выданный вкладыш.
- На самом вкладыше также необходимо проставить дату выдачи, серию и номер, а также подпись и печать работодателя.
- Сотрудник должен быть ознакомлен под расписку с фактом выдачи вкладыша и с тем, где будут делаться дальнейшие записи.
- Если трудовая книжка ведётся в электронном виде (ЭТК), то вместо бумажного вкладыша формируется электронный лист, а запись в основной ЭТК делается аналогично – указывается номер и дата электронного листа.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сделать несколько вкладышей подряд?
Да, если после выдачи первого вкладыша страницы снова заполняются, выдаётся второй вкладыш и т.д. Каждый новый вкладыш фиксируется отдельной записью в основной трудовой книжке.
Нужно ли указывать номер трудовой книжки в записи о вкладыше?
Номер самой трудовой книжки указывать не обязательно, так как запись делается непосредственно в ней. Однако в некоторых организациях для удобства ведения кадрового учёта вносят и этот номер в примечании.
Что делать, если сотрудник потерял вкладыш?
В случае утери вкладыша выдаётся дубликат. В основной трудовой книжке делается дополнительная запись о выдаче дубликата (указывается серия, номер дубликата, дата и причина выдачи).
Выдача вкладыша в трудовую книжку – стандартная процедура, направленная на продолжение ведения трудовой истории сотрудника после исчерпания места в основном документе. Главное – правильно оформить запись в самой трудовой книжке: указать дату, серию и номер вкладыша, причину выдачи, поставить подпись и печать организации. Соблюдение этих требований гарантирует законность ведения трудовой книжки и защищает права как работника, так и работодателя.