Юбилей – это особый праздник, отмечаемый как в компании, так и в жизни сотрудника. В российском трудовом законодательстве предусмотрено, что за особые заслуги, в т.ч. за длительный стаж работы, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку. Ниже приведены подробные правила, рекомендации и образцы записей.

Что такое «юбилей» в контексте трудовой книжки?

• Юбилей сотрудника – это 10‑летний, 20‑летний, 25‑летний и другие значимые сроки трудового стажа.
• Юбилей организации – это годовщина основания компании. В трудовой книжке такой праздник обычно не фиксируется, но можно оформить отдельную запись о «праздновании юбилея» в разделе «Сведения о награждении».
• Юбилей может быть как личным (стаж), так и коллективным (празднование 50‑лет компании).

Когда запись обязательна?

Согласно Закону РФ № 439-ФЗ «О трудовой книжке» и Приказу Минтруда России от N 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек», работодатель обязан вносить запись о награждении, поощрении и юбилейном стаже сотрудника, если:

1. Сотрудник был трудоустроен до 1 января 2021 года и отказался перейти на электронный формат.
2. Сотрудник получил официальное признание (сертификат, грамота, награда) за юбилейный стаж.
3. Юбилей отмечается в рамках официальной корпоративной политики (например, «10 лет работы в компании»).

Если же сотрудник получил только внутреннее признание без официального документа, запись в трудовой книжке не требуется, но можно оформить справку‑свидетельство.

Как оформить запись о юбилее?

Запись делается в разделе «Сведения о награждении» (стр. 3–4 трудовой книжки). В таблице ниже приведен пример оформления.

В строке «Награда / поощрение» указывайте точное название документа (грамота, сертификат, медаль). Если награда имеет срок действия (например, «премия за 5 лет работы»), укажите его в соответствующей колонке.

Что писать в заголовке записи?

В колонке «Награда / поощрение» рекомендуется использовать следующую структуру:

«Награда за [количество] лет работы в компании» – грамота / сертификат / медаль.

Если речь идёт о коллективном юбилее, можно оформить так:

«Празднование 25-летнего юбилея компании» – сертификат коллективного признания.

Пример записи в электронной трудовой книжке

В электронном формате запись выглядит аналогично бумажной, но вводится через систему «Электронная трудовая книжка» (ЭТК). Ниже пример заполнения в электронном виде:

Дата выдачи: 
Награда: Награда за 10 лет работы в компании – грамота
Срок действия: —
Подпись работодателя: Иванов И.И.

Как проверить правильность записи?

• Убедитесь, что дата выдачи совпадает с датой вручения награды.
• Проверьте, что в записи указано точное название документа.
• Если запись в бумажной форме, подпишите её собственноручно.
• При переходе на электронный формат, убедитесь, что запись автоматически синхронизировалась с ЭТК.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли не вносить запись о юбилее, если сотрудник не получил официального документа?

Да, если у сотрудника нет официального сертификата, грамоты или медали, запись не обязательна. Однако можно оформить справку‑свидетельство.

Нужно ли вносить запись о юбилее, если сотрудник уже получил премию за стаж?

Премия за стаж – это отдельный вид поощрения, который тоже фиксируется в разделе «Сведения о награждении». Запись о премии и о грамоте за юбилей могут быть раздельными.

Как оформить запись о юбилее, если работодатель использует электронную трудовую книжку?

Запись вводится через портал ЭТК в соответствующий раздел. После подтверждения сотрудником согласия на хранение сведений в электронном виде, запись автоматически сохраняется.

Запись в трудовой книжке о юбилее – это важный элемент официального признания заслуг сотрудника. Она подтверждает, что работодатель ценит его долгую службу и соблюдает требования законодательства. Следуйте приведённым рекомендациям, и ваша трудовая книжка будет полной и правомерной.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадрам или к официальным источникам: Минтруд России, Электронная трудовая книжка.