Аттестация – это официальная процедура оценки соответствия работника занимаемой должности, квалификационному разряду или категории․ В России аттестация регулируется Трудовым кодексом РФ, приказами Минтруда и локальными нормативными актами организации․
Зачем нужна запись об аттестации в трудовой книжке?
- Подтверждает факт прохождения аттестации и присвоения (или изменения) разряда/категории․
- Служит основанием для расчёта надбавок, повышения заработной платы и пенсионных прав․
- Является документом, проверяемым при трудоустройстве, переводе, увольнении․
- В случае перехода на электронную трудовую книжку запись сохраняется в цифровом виде и доступна через портал Госуслуг․
Кто проводит аттестацию?
В большинстве организаций аттестацию осуществляет специальная комиссия․ В её состав обычно входят:
- Начальник цеха, участка или подразделения․
- Специалисты по производственному обучению и квалификации․
- Представитель отдела кадров;
- При необходимости – внешний эксперт (например, представитель профсоюза)․
Этапы проведения аттестации
- Подготовительный этап – формирование перечня работников, определение критериев (трудовые нормы, требования к квалификации, результаты экзаменов)․
- Экзаменационный/оценочный этап – проведение тестов, практических заданий, интервью․
- Принятие решения комиссией – присвоение разряда, категории или подтверждение текущего уровня․
- Оформление приказа – издание приказа о присвоении разряда (образец приказа 2026 г․) и направление его в отдел кадров․
- Внесение записи в трудовую книжку – основной пункт статьи․
Как правильно внести запись об аттестации в трудовую книжку?
Требования к записи
Запись делается в раздел «Дополнительные сведения» (страницы 4‑6) или в отдельный лист «Присвоение разряда»․ В бумажной форме запись должна быть выполнена чернильной ручкой, разборчиво, без исправлений․
Образец заполнения (бумажная трудовая книжка)
| Запись об аттестации (пример 2026) | |
|---|---|
| Дата | |
| Наименование документа | Приказ № 45/2026 от «Об аттестации и присвоении разряда» |
| Наименование организации | ООО «Технопром» |
| ФИО работника | Иванов Иван Иванович |
| Трудовая должность | Слесарь‑механик 1 разряда |
| Присвоенный разряд (категория) | 2 разряд |
| Подпись руководителя | _________________/Петров П․П․ |
| Подпись работника | _________________/Иванов И․И․ |
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2024 года в России активно внедряется электронный формат ТК․ При этом запись об аттестации вносится через специальный модуль «Кадровый учет» в Госуслуги․ Основные шаги:
- Получить доступ к личному кабинету работодателя․
- Загрузить скан‑копию приказа о присвоении разряда․
- Заполнить форму: дата, номер приказа, разряд, должность․
- Подтвердить запись электронной подписью руководителя․
- Система автоматически отразит запись в электронном документе работника․
Что делать, если запись уже закрыта?
С 2026 г․ при переходе работника на электронный формат в бумажной трудовой книжке ставится закрывающая запись («Книга закрыта»)․ После её появления новые записи в бумажный документ вносить нельзя․ В таком случае:
- Все дальнейшие сведения фиксируются в ЭТК․
- При необходимости можно оформить дополнительный лист к закрытой книжке, но только с согласия работодателя и в исключительных случаях (например, ошибка в закрывающей записи)․
Типичные ошибки при оформлении записи
- Неправильный шрифт или цвет чернил․ Должна быть чёрная чернильная ручка․
- Отсутствие подписи работника․ Подпись обязательна, иначе запись считается недействительной․
- Ошибки в дате или номере приказа․ Требуется корректировать запись официальным способом (запись исправления в отдельном листе)․
- Запись в неверный раздел․ Аттестацию фиксируют в разделе «Дополнительные сведения», а не в «Сведения о работе»․
- Отсутствие ссылки на приказ․ Указывается номер и дата приказа, иначе запись не имеет юридической силы․
Юридическое основание
Основные нормативные акты, регулирующие аттестацию и её фиксацию в трудовой книжке:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 70, 71, 73)․
- Приказ Минтруда России № 354н от «Об утверждении формы приказа о присвоении разряда»․
- Постановление Правительства РФ № 1232 от «Об электронных трудовых книжках»․
- Локальные нормативные акты организации (приказ о проведении аттестации, регламент ввода записей в ТК)․
Практические рекомендации для отдела кадров
- Создайте шаблон записи (как в таблице выше) и храните его в электронном виде․
- Обучите сотрудников отдела кадров правилам заполнения как бумажных, так и электронных трудовых книжек․
- Внедрите контрольный лист перед подписанием приказа: проверка даты, номера, ФИО, разряда․
- Регулярно проверяйте наличие закрывающих записей в бумажных книжках, чтобы своевременно переводить сотрудников в электронный формат․
- Храните оригиналы приказов в архиве минимум 5 лет (срок хранения трудовых документов)․
Запись об аттестации работников в трудовую книжку – важный элемент кадрового документооборота, который подтверждает квалификацию сотрудника, влияет на его заработную плату и пенсионные права․ Правильное оформление записи (как в бумажной, так и в электронной форме) гарантирует юридическую чистоту и упрощает последующее администрирование персонала․
Помните: корректно оформленная запись – залог уверенности работника в своей квалификации и надежной защиты его трудовых прав․