Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина и служащим основанием для начисления пенсии, пособий и других социальных гарантий. Поэтому важно знать, когда и как в неё вносится запись о прохождении аттестации на соответствие занимаемой должности.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, ст. 81) – регулирует ведение трудовых книжек и внесение в них записей.
• Положение об аттестации работников (ред. от , Контур.Норматив) – определяет порядок проведения аттестации, составление характеристик и оформление результатов.
• Федеральный закон № 122‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит обязательность аттестации на соответствие занимаемой должности для отдельных категорий работников.
• Приказы и локальные нормативные акты работодателя – устанавливают периодичность аттестации, состав аттестационной комиссии и форму оформления результатов.

Когда запись в трудовой книжке делается?

Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практики, запись о прохождении аттестации вносится только в том случае, если по её результатам работнику присваивается квалификационная категория, звание или иное официальное uznание (например, «соответствует занимаемой должности», «высшая категория», «кандидат наук» и т.п.).

Если аттестация проводилась исключительно для проверки соответствия занимаемой должности без присвоения какой‑либо категории или звания, то в трудовую книжку запись не вносится. Это подтверждается рядом источников:

• «Если речь об аттестации на предмет соответствия занимаемой должности, по результатам которой категория не присваивается, то вносить в трудовую книжку запись о такой аттестации не нужно» (КонсультантПлюс, 2021).
• «В трудовую книжку педагогического работника не вносятся результаты аттестации на соответствие занимаемой должности» (Mail.ru Answers, 2026).

Как оформить запись в трудовой книжке

Когда аттестация привела к присвоению категории, звания или иного официального признания, запись формируется в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ и образцами, приведёнными в справочно‑правовых системах.

Элементы записи

1. Дата внесения записи – число, месяц, год (например, ).
2. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
3. Наименование документа, основание для внесения – например, «Приказ № 45 от о проведении аттестации работника Иванова И.И. на соответствие занимаемой должности».
4. Суть записи – указывается, что работник соответствует занимаемой должности и присвоена конкретная категория/звание (например, «Присвоена высшая квалификационная категория» или «Признан соответствующим занимаемой должности» ).
5. Подпись уполномоченного лица и печать организации – обычно подпись руководителя отдела кадров или директора и печать работодателя.

Пример записи

Запись № 27
Основание: Приказ № 45 от «О проведении аттестации работника Иванова И.И. на соответствие занимаемой должности» и протокол аттестационной комиссии от .
Содержание: Работник Иванов Иван Иванович, занимающий должность ведущего инженера отдела проектирования, признан соответствующим занимаемой должности и присвоена высшая квалификационная категория.
Подпись: _____________________ / Смирнова А.П. (начальник отдела кадров)
Печать: [печать организации]

В электронном виде запись может быть оформлена аналогичным образом в разделе «Сведения о работе» электронной трудовой книжки (ЕТК).

Особенности для отдельных категорий работников

Педагогические работники

Для учителей и преподавателей аттестация на соответствие занимаемой должности обычно не приводит к внесению записи в трудовую книжку, поскольку результаты такой аттестации не присваивают категорий или званий, влияющих на стаж. Однако если по результатам аттестации педагогу присваивается, например, категория «высший учитель» или звание «заслуженный учитель РФ», то запись делается.

Научные сотрудники

Если аттестация связана с присвоением научного звания (кандидат, доктор наук) или категории (старший научный сотрудник, ведущий исследователь), запись в трудовую книжку обязательна. В противном случае – запись не вносится.

Руководители и специалисты органов государственной власти

Для государственных служащих аттестация на соответствие занимаемой должности часто связана с присвоением классного чина или квалификационного разряда. В таких случаях запись в трудовую книжку делается по общим правилам.

Что делать, если аттестация не пройдена?

Неудовлетворительные результаты аттестации сами по себе не являются основанием для внесения записи в трудовую книжку. Однако они могут послужить основанием для:

• перевода на другую должность (с согласия работника);
• понижения в должности или квалификации;
• расторжения трудового договора по пункту ст. 81 ТК РФ (несоответствие занимаемой должности) – в этом случае в трудовую книжку вносится запись об увольнении, а не о самой аттестации.

Частые ошибки при оформлении записи

• Внесение записи о прохождении аттестации, которая не привела к присвоению категории/звания.
• Отсутствие ссылки на приказ и протокол аттестационной комиссии.
• Не указание даты присвоения категории или звания.
• Отсутствие подписи уполномоченного лица и печати организации.
• Использование некорректной формулировки (например, «прошёл аттестацию» вместо «признан соответствующим занимаемой должности и присвоена …»).

Запись в трудовой книжке о прохождении аттестации на соответствие занимаемой должности делается только тогда, когда по результатам аттестации работнику присваиваеться официальная квалификационная категория, звание или иное признание, влияющее на его трудовой статус. Для корректного оформления необходимо:

1. Иметь в наличии приказ о проведении аттестации и протокол аттестационной комиссии.
2. Чётко указать дату, основание и суть присвоения категории/звания.
3. Подписать запись уполномоченным лицом и заверить её печатью организации.
4. Следить за тем, чтобы запись не была сделана ошибочно при аттестации без присвоения категории.

Соблюдение этих правил обеспечит достоверность трудовой книжки, избежит споров при назначении пенсии и сохранит законность кадровой документации организации.