С 2021 года в России внедрена электронная трудовая книжка‚ которая стала основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника․ Однако в некоторых случаях требуется внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку․ В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как правильно оформить такую запись‚ предоставим образцы и разъяснения от Роструда․
Когда требуется запись об электронной трудовой книжке?
Согласно письму Роструда от ПГ/23192-6-1‚ запись в бумажную трудовую книжку об электронной трудовой книжке вносится в следующих случаях:
- При первом приеме на работу после 2021 года (если работник ранее не имел бумажной трудовой книжки);
- При переводе работника с бумажной трудовой книжки на электронную;
- При необходимости внесения дополнительной информации об электронной трудовой книжке;
- По просьбе самого работника‚ если он хочет сохранить бумажную трудовую книжку в качестве дубликата․
Образец записи в трудовую книжку об электронной книжке
Ниже представлены образцы записей‚ которые можно использовать при оформлении бумажной трудовой книжки:
Образец 1: Запись при первом приеме на работу
Приказ о приеме на работу от «__» _____________ 20__ г․ № ___
Образец 2: Запись при переводе на электронную трудовую книжку
Основание: приказ от «__» _____________ 20__ г․ № ___
Образец 3: Запись по инициативе работника (сохранение бумажной копии)
По просьбе работника сведения о трудовой деятельности дублируются в данной трудовой книжке․
Основание: заявление работника от «__» _____________ 20__ г․
Как правильно оформить запись?
При внесении записи в трудовую книжку необходимо соблюдать следующие правила:
- Четкость и разборчивость — запись должна быть написана разборчивым почерком или напечатана;
- Отсутствие исправлений — если ошибка все же допущена‚ она исправляется путем зачеркивания и внесения правильной записи;
- Ссылка на основание — обязательно указывается приказ или иной документ‚ на основании которого вносится запись;
- Подпись ответственного лица — запись заверяется подписью кадрового работника или иного уполномоченного лица;
- Печать организации (при наличии) — если трудовая книжка ведется на бумажном носителе‚ печать ставится в обязательном порядке․
Что говорит Роструд?
В письме от ПГ/23192-6-1 Роструд разъяснил‚ что:
- Запись об электронной трудовой книжке вносится только в том случае‚ если работник не возражает против ведения его трудовой деятельности в электронном формате;
- Работник имеет право потребовать внесения записи об электронной трудовой книжке в бумажный вариант даже после 2021 года;
- Запись должна быть максимально информативной и не допускать двусмысленности․
Типичные ошибки при внесении записи
Часто встречаются следующие ошибки:
- Отсутствие ссылки на основание, запись без указания приказа или иного документа считается недействительной;
- Неправильная формулировка — например‚ «Трудовая книжка переведена в электронный формат»‚ что не соответствует действительности‚ так как электронная трудовая книжка не является заменой бумажной;
- Отсутствие подписи или печати, запись без заверения считается недействительной;
- Несвоевременное внесение записи, задержка с внесением записи может привести к конфликтам с работником;
- Исправления без надлежащего оформления — исправления должны быть заверены подписью и‚ при необходимости‚ печатью․
Как скачать образец записи?
Вы можете скачать образцы записей в трудовую книжку об электронной трудовой книжке в формате Word или PDF:
- Образец 1 (при первом приеме на работу)
- Образец 2 (при переводе на электронную трудовую книжку)
- Образец 3 (по просьбе работника)
Все образцы доступны для бесплатного скачивания и могут быть адаптированы под нужды вашей организации․
Внедрение электронных трудовых книжек стало важным шагом на пути цифровизации трудовых отношений в России․ Однако бумажные трудовые книжки по-прежнему актуальны‚ и правильное внесение записей об электронных трудовых книжках в бумажные документы — это обязанность работодателя․
Следуя приведенным в статье рекомендациям и используя образцы записей‚ вы сможете избежать ошибок и конфликтов с работниками․ Не забывайте‚ что своевременность и правильность оформления записей — залог успешного ведения кадрового учета․
Если у вас остались вопросы или требуется дополнительная консультация‚ обратитесь к специалистам по кадрам или в территориальное отделение Роструда․
Дата публикации: 22 мая 2026 года