Трудовая книжка остаётся основным документом‚ подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на переход к электронным трудовым книжкам с 2021 года‚ в ряде случаев (например‚ при работе у индивидуального предпринимателя или при совмещении трудовой деятельности с предпринимательством) в бумажный вариант всё ещё необходимо вносить записи. Ниже подробно рассмотрен порядок внесения записи об ИП в трудовую книжку‚ нормативные основания‚ примеры формулировок и типичные ошибки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет порядок ведения трудовых книжек и внесения в них записей.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – содержит образцы записей и требования к их оформлению.
• ФЗ № 129‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» – регулирует статус ИП.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – детали оформления записей.

Согласно пункту 3.1 Инструкции‚ запись о приёме на работу у индивидуального предпринимателя оформляется так же‚ как запись о приёме на работу в организацию‚ но в графе «Наименование организации» указывается статус «Индивидуальный предприниматель» и ФИО предпринимателя.

Когда требуется внесение записи об ИП

• Приём на работу к индивидуальному предпринимателю (трудовой договор заключён с ИП как работодателем).
• Перевод сотрудника из организации к ИП (или наоборот) – оформляется как перевод.
• Увольнение сотрудника‚ работавшего у ИП.
• Совмещение основной работы и деятельности в качестве ИП (в этом случае запись о ИП в трудовую книжку не вносится‚ так как предпринимательская деятельность не считается трудовыми отношениями).

Важно: если гражданин зарегистрирован как ИП и ведёт собственное дело без заключения трудового договора с собой‚ запись в трудовую книжку не делается.

Порядок оформления записи

Заполнение трудовой книжки (бумажный вариант)

1. Открыть трудовую книжку на странице‚ где ведётся раздел «Сведения о работе».
2. В графе «Дата» указать дату приёма на работу (или дату перевода/увольнения) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. В графе «Наименование организации‚ её структурное подразделение (если есть)» записать:
   • «Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество»;
   • При необходимости – добавить ИНН и ОГРНИП в скобках для уточнения (не обязательно‚ но допустимо).
4. В графе «Должность» – указать должность‚ на которую принят сотрудник.
5. В графе «Особые отметки» – при приёме на работу обычно оставляют пустым; при переводе указывают «Переведён из …»; при увольнении – «Уволен по …» (согласно ст. 77 ТК РФ).
6. Подпись уполномоченного лица (кадровика‚ директора ИП) и печать (если есть).

Примеры формулировок

Примечание: Если у ИП нет печати‚ достаточно подписи уполномоченного лица. Печать ставится только при её наличии.

Особенности при переходе между трудовыми отношениями и предпринимательской деятельностью

От трудовой деятельности к ИП

Если сотрудник увольняется с работы у ИП и открывает собственное ИП‚ запись о увольнении делается в трудовой книжке как обычное увольнение. После регистрации ИП запись о предпринимательской деятельности в трудовую книжку не вносится‚ так как это не трудовые отношения.

От ИП к трудовой деятельности

При приёме на работу к другому работодателю (организации или другому ИП) в трудовую книжку делается стандартная запись о приёме на работу‚ как описано в разделе 3.1.

Совмещение

Если гражданин одновременно состоит в трудовых отношениях (например‚ работает у ИП) и ведёт собственное предпринимательское дело‚ трудовая книжка отражает только трудовые отношения. Информация о собственном ИП в трудовой книжке не указывается.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие ФИО предпринимателя. В графе «Наименование организации» обязательно указывать полное ФИО ИП‚ иначе запись считается неполной;
• Неправильное указание даты. Дата должна соответствовать дню заключения трудового договора (или дате перевода/увольнения).
• Смешивание статусов. Не вносить запись о собственной ИП‑деятельности как о трудовой.
• Отсутствие подписи. Запись без подписи уполномоченного лица не имеет юридической силы.
• Неучёт электронной трудовой книжки. Если у сотрудника ведётся электронная трудовая книжка‚ запись вносится в ЕГРЗ (Единый государственный реестр застрахованных лиц) через СЗВ‑ТД‚ а бумажный вариант может не заполняться.

Для минимизации ошибок рекомендуется использовать шаблон записи‚ утверждённый внутренним нормативным актом организации (или ИП)‚ и проводить обучение кадровых сотрудников.

Рекомендации для кадровых специалистов и индивидуальных предпринимателей

1. Сформировать внутреннюю инструкцию по оформлению записей в трудовой книжке‚ включающую образцы для приёма‚ перевода и увольнения при работе у ИП.
2. При приёме на работу к ИП запросить у предпринимателя копию свидетельства о регистрации ИП (ОГРНИП) и ИНН для возможного указания в справке‚ хотя в самой трудовой книжке это не обязательно.
3. Вести журнал учёта внесённых записей (дата‚ ФИО сотрудника‚ суть записи) – это упрощает контроль и подготовку отчётов.
4. При переходе на электронные трудовые книжки обеспечить синхронность данных: информация‚ внесённая в бумажный вариант‚ должна быть отражена в ЕГРЗ через форму СЗВ‑ТД.
5. Хранить копии трудовых договоров и приказов о приёме/переводе/увольнении не менее 50 лет‚ как требует законодательство.

Внесение записи об индивидуальном предпринимателе в трудовую книжку не отличается по форме от записи о работе в организации‚ однако требует точного указания ФИО предпринимателя и‚ при необходимости‚ его ИНН/ОГРНИП. Соблюдение порядка оформления‚ установленного Трудовым кодексом РФ и Инструкцией по заполнению трудовых книжек‚ гарантирует юридическую значимость записи и защищает права как работника‚ так и работодателя. Следуя приведённым рекомендациям и избегая типичных ошибок‚ кадровые специалисты и индивидуальные предприниматели смогут корректно вести трудовые книжки своих сотрудников.