Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. Одной из ключевых граф на её ьном листе является раздел об образовании. Правильное заполнение этой информации не только соответствует законодательству, но и влияет на карьерный рост, назначение пенсии и возможность трудоустройства в будущем. В этой статье мы подробно разберём, когда, как и на основании чего вносятся сведения об образовании в трудовую книжку, приведём актуальные образцы записей и ответим на частые вопросы.
Когда и кто вносит запись об образовании?
Запись об образовании вносится в трудовую книжку только при первичном трудоустройстве работника. Это обязанность работодателя, а не сотрудника. Согласно Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ № 225 от :
- Запись делается на ьном листе трудовой книжки;
- Она вносится в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора;
- Запись производится только при наличии документа об образовании — диплома, свидетельства, выписки из архива и т.п.
Важно: если работник уже имеет трудовую книжку с записью об образовании, новая запись не делается — даже если он получил дополнительное образование. Исключение — если работник устраивается на работу впервые и трудовая книжка оформляется впервые.
Какие виды образования вносятся в трудовую книжку?
В трудовую книжку вносятся сведения о следующих видах образования, полученных в дневной форме:
- Профессионально-техническое (ПТУ, техникумы, училища)
- Среднее специальное (колледжи, техникумы)
- Высшее образование (бакалавриат, специалитет, магистратура)
- Послевузовское образование (аспирантура, ординатура, адъюнктура)
Важно! Записи о повышении квалификации, курсах, переподготовке, онлайн-обучении и других формах обучения, не подтверждённых дипломом или свидетельством о присвоении квалификации, в трудовую книжку не вносятся. Их можно указать в резюме или приложении к трудовому договору, но не в официальном документе.
Как правильно оформить запись: структура и правила
На ьном листе трудовой книжки есть две строки для заполнения:
- Образование — указывается уровень образования
- Профессия, специальность — указывается наименование по диплому
Правила заполнения:
- Запись делается печатным способом (шариковой ручкой чёрного цвета или с помощью печатающего устройства);
- Не допускаются сокращения, исправления, зачёркивания, пометки карандашом;
- Названия образовательных уровней и специальностей должны точно соответствовать тем, что указаны в официальном документе об образовании;
- Указывается только одна запись — о самом высоком полученном образовании (если работник имеет несколько уровней).
Примеры корректных записей в трудовой книжке (2026 год)
Пример 1: Высшее образование — бакалавриат
Образование: высшее бакалавриат
Профессия, специальность: информационная безопасность
Пример 2: Высшее образование — специалитет
Образование: высшее специалитет
Профессия, специальность: медицинская кибернетика
Пример 3: Среднее специальное образование
Образование: среднее специальное
Профессия, специальность: бухгалтерский учёт
Пример 4: Профессионально-техническое образование
Образование: профессионально-техническое
Профессия, специальность: слесарь-ремонтник
Пример 5: Послевузовское образование (аспирантура)
Образование: послевузовское
Профессия, специальность: экономика и управление народным хозяйством
Важно! В строке «Образование» не пишутся слова «окончил», «получил», «высшее образование» без уточнения уровня. Правильно, «высшее бакалавриат», «высшее специалитет», а не просто «высшее».
Что делать, если работник получил новое образование после трудоустройства?
Здесь возникает частый вопрос: можно ли внести новую запись об образовании в трудовую книжку, если работник уже работает и получил, например, магистратуру?
Ответ: НЕТ. Согласно действующему законодательству, в трудовую книжку вносятся сведения только о самом высоком образовании на момент первого трудоустройства. Дальнейшее повышение квалификации (например, переход с бакалавра на магистра, получение аспирантуры) не подлежит внесению в трудовую книжку.
Однако, если работник устраивается на новую работу, и у него есть более высокое образование, чем указано в трудовой книжке, новый работодатель должен оформить новую трудовую книжку с актуальными данными. В этом случае старая книжка передаётся работнику, а новая — выдаётся с правильными сведениями.
Можно ли вносить сведения об ученой степени?
Да, но только в отдельных случаях. Учёные степени (кандидат наук, доктор наук) не вносятся в основную графу об образовании. Однако, если работник имеет ученую степень и работает в научной или образовательной сфере, работодатель может внести запись в раздел «Сведения о работе», например:
Наименование организации: Институт экономики РАН
Сведения: присвоена учёная степень кандидата экономических наук
Такая запись не обязательна, но может быть сделана по желанию работодателя и на основании приказа о присвоении степени.
Что делать, если запись в трудовой книжке сделана с ошибкой?
Если в трудовой книжке допущена ошибка в записи об образовании (неправильное название специальности, неверный уровень образования), её необходимо исправить.
Порядок исправления:
- Работник обращается к работодателю с заявлением и предоставляет копию диплома (или иного документа об образовании).
- Работодатель издаёт приказ об исправлении ошибки.
- В трудовой книжке делается новая запись с пометкой: «Запись № … признана недействительной».
- Ниже вносится правильная запись с указанием даты исправления и подписью ответственного лица.
Запрещено: зачёркивать, исправлять корректором, писать поверх старой записи. Любое исправление должно быть оформлено официально и с указанием основания.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли вносить в трудовую книжку образование, полученное за границей?
Да, если диплом прошёл процедуру нострификации (признания в РФ). На основании нострифицированного диплома и справки о признании диплома запись вносится в трудовую книжку.
Вопрос 2: Что делать, если диплом утерян?
Необходимо обратиться в образовательное учреждение за выдачей дубликата диплома или справки об образовании с печатью и подписью. Только на основании этих документов можно внести запись.
Вопрос 3: Можно ли вносить образование, полученное в вечерней или заочной форме?
Да, важно не форма обучения, а наличие официального документа. Если диплом выдан заочно — запись вносится так же, как и за дневную форму.
Вопрос 4: Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?
Ответственность несёт работодатель — кадровый работник или лицо, уполномоченное приказом. Работник не обязан сам заполнять книжку.
Заполнение трудовой книжки об образовании, это не формальность, а важный элемент кадрового документооборота. Правильная запись обеспечивает:
- Соответствие законодательству;
- Прозрачность трудового стажа;
- Возможность подтверждения квалификации при трудоустройстве;
- Правильный расчёт пенсии и льгот.
Помните: всё, что не подтверждено документом, не вносится. Всё, что внесено — должно быть точно, без ошибок и с указанием полного наименования специальности. При сомнениях — всегда сверяйтесь с дипломом и действующими правилами ведения трудовых книжек.
Если вы — работодатель, не забывайте: оформление трудовой книжки — ваша обязанность. Если вы — работник — требуйте, чтобы запись была сделана правильно. Ваша квалификация заслуживает точного отражения в официальном документе.
Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять изменения в Правилах ведения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ № 225.