Запись об образовании в трудовой книжке — важный документ, подтверждающий квалификацию работника․ Однако ситуации, когда требуется её изменить или дополнить, возникают нередко: после получения нового диплома, при обнаружении ошибки или при смене фамилии․ Важно знать, что закон строго регламентирует порядок внесения таких изменений․ Неправильное исправление может привести к признанию записи недействительной и проблемам при трудоустройстве или оформлении пенсии․
Ключевой принцип: дополнение, а не исправление
Самое главное правило, которое нужно запомнить: действующее законодательство (в частности, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек) не предусматривает зачёркивания или исправления ранее внесённых записей об образовании на ьном листе․
Если у работника уже есть запись, например, о среднем специальном образовании, а позже он получил высшее, новая информация должна быть дополнена к старой․ Зачёркивать предыдущую запись нельзя․
Правильный порядок действий:
- Новая запись об образовании вносится после уже имеющейся, через запятую․
- Указываются все данные точно так, как они указаны в документе об образовании (дипломе, свидетельстве): уровень образования, специальность, название учебного заведения, год окончания․
- Запись завершается подписью ответственного лица и печатью организации․
Пример правильного дополнения:
«Среднее специальное образование, Кубанский государственный технологический университет, специальность «Технолог», 2010»․
Дополняется: , Высшее образование, Кубанский государственный университет, специальность «Юриспруденция», 2025»․
Ситуации, требующие изменения записи
- Получение нового образования․ Самый частый случай․ Работник предоставляет оригинал или нотариально заверенную копию диплома․
- Обнаружение ошибки в ранее внесённой записи․ Например, опечатка в названии вуза или специальности․ В этом случае ошибка исправляется путем зачёркивания неверного слова одной чертой (не карандашом!) и написания верного над зачёркнутой строкой․ Сверху в левом углу ставится печать организации, а справа — подпись ответственного лица․ Важно: исправлять можно только технические ошибки, но не менять суть записи (например, не «переименовывать» специальность)․
- Изменение персональных данных․ Если изменилась фамилия, имя или отчество (в связи с заключением брака, переменой имени и т․д;), запись об образовании также корректируется․ Старые ФИО зачёркиваются, новые указываются рядом, с обязательным оформлением как исправления (печать, подпись)․
Что делать, если на ьном листе нет свободного места?
Если все строки на ьном листе заполнены, новую запись об образовании вносят на обратной стороне ьного листа или в вкладыш, который вшивается в трудовую книжку․ В этом случае делается соответствующая отметка на основном листе: «См․ вкладыш» или «См․ оборота ьного листа»․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года ведётся поэтапный переход на электронные трудовые книжки․ В этом случае:
- Сведения об образовании хранятся в государственной информационной системе․
- При получении нового документа об образовании работодатель обновляет данные в ЭТК через эту систему․
- Бумажная фиксация на ьном листе не требуется, так как электронная запись имеет равную юридическую силу․
Кто и как вносит изменения?
Изменения вносит работодатель (организация, в которой состоит/состоял работник) по заявлению работника и при предъявлении соответствующего документа (диплома, свидетельства, решения суда и т․д․)․
Обязанность по ведению трудовой книжки и корректному внесению записей лежит на отделе кадров (кадровике)․ Ответственное лицо должно:
- Проверить подлинность и соответствие документа об образовании․
- Внести запись в строгом соответствии с правилами (дополнение, без зачёркивания старого, или исправление с печатью)․
- Своевременно подписать и поставить печать организации․
Важные предупреждения и частые ошибки
- Не зачёркивайте старую запись об образовании при получении нового․ Это грубая ошибка, которая может оспориться․ Дополняйте․
- Не вносите изменения карандашом․ Все записи и исправления делаются чернилами (синим или чёрным)․
- Не оставляйте пустых строк․ Если место кончилось, используйте оборотную сторону или вкладыш․
- Не меняйте формулировки․ Пишите точно так, как в документе․ Например, «высшее образование» или «среднее профессиональное образование», а не просто «образование»․
Ответственность за некорректные записи
Некорректные записи в трудовой книжке могут быть признаны недействительными․ Это может повлечь:
- Проблемы при подтверждении стажа для пенсии․
- Трудности при трудоустройстве, так как работодатель не увидит подтверждения квалификации․
- Необходимость восстановления правильной записи через суд, что занимает время и требует доказательств․
Если работодатель отказывается вносить законное дополнение или исправление, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․
Краткая памятка-инструкция
- Получили новый диплом? — Предъявите его в отдел кадров для дополнения записи на ьном листе․
- Нашли ошибку в старой записи? — Заявите об этом․ Ошибку исправляют зачёркиванием одной чертой с печатью и подписью․
- Нет места на е? — Запись вносят на обороте или во вкладыше с отметкой на основном листе․
- Электронная трудовая книжка?, Данные обновляются в информационной системе, бумажная запись не нужна․
- Отказываются вносить изменения?, Пишите заявление, обращайтесь в ГИТ или суд․