Внесение сведений об обучении в трудовую книжку регламентировано Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства № 1250 (утверждающим Инструкцию по заполнению трудовых книжек). Запись о повышении квалификации — это не просто формальность, а юридически значимое подтверждение изменения профессионального уровня работника;

В какой раздел вносится запись?

Запись об обучении, повышении квалификации, стажировке и переподготовке вносится в специальный раздел трудовой книжки:

• «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке».

Этот раздел находится после основной части («Сведения о работе») и перед разделом «Особые отметки».

Когда запись обязательна, а когда нет?

Критерий прост: изменились ли условия труда (разряд, категория, профессия)?

Запись ОБЯЗАТЕЛЬНА (вносится):

• Если по результатам обучения работнику присвоен более высокий разряд (например, с 3-го на 4-й).
• Если изменена профессия, специальность (например, «Бухгалтер» → «Главный бухгалтер»).
• Если присвоена более высокая квалификационная категория (для бюджетных сфер, например, учитель → учитель высшей категории).

Запись НЕ ВНОСИТСЯ (не делается):

• Если пройден курс повышения квалификации, но разряд/профессия/категория остались прежними. Работодатель выдает только удостоверение/сертификат об окончании курсов.
• Если обучение было краткосрочным (например, семинары, вебинары) и не предусматривало изменение квалификации.

На основании каких документов вносится запись?

Запись делается на основании двух документов:

1. Документ об образовании/квалификации: удостоверение, свидетельство, сертификат, диплом об окончании курсов с указанием присвоенного разряда/категории/профессии.
2. Локальный нормативный акт работодателя: приказ (распоряжение) о направлении на обучение и/или о присвоении разряда/категории.

Образцы записи в трудовую книжку

Заполняется раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке».

Образец 1: Повышение разряда (наиболее частый случай)

Образец 2: Присвоение квалификационной категории

Образец 3: Изменение профессии/специальности

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Получите документы: от работника — оригинал удостоверения/сертификата с указанием присвоенного разряда/категории; от отдела кадров — копию приказа.
2. Определите порядковый номер записи: пронумеруйте записи в этом разделе по порядку, нарастающим в течение всей трудовой деятельности (например, если это первая запись в разделе — пишите «1»).
3. Укажите дату: дата окончания обучения (дата выдачи документа) или дата приказа о присвоении разряда. Обычно это дата, указанная в документе-основании.
4. Сформулируйте суть записи:
   • Укажите вид обучения (профпереподготовка, повышение квалификации, профессиональное обучение).
   • Обязательно укажите результат: «с присвоением квалификации/разряда/категории…», «профессия изменена на…».
   • Укажите название программы/профессии/специальности.
5. Укажите документ-основание: номер, дату и вид документа (Удостоверение №…, Свидетельство №…, Приказ №…).
6. Подпишитесь и поставьте печать: запись заверяется подписью ответственного лица отдела кадров и печатью организации.

Частые ошибки и вопросы

• Ошибка: Вносят запись о прохождении курсов без указания присвоенного разряда/категории.
  Решение: Если разряд не меняется — запись не требуется. Можно лишь сделать отметку в личной карточке (форма Т-2).
• Вопрос: А если в удостоверении просто написано «Повышение квалификации» без указания разряда?
  Ответ: Запись в трудовую книжку не вносится. Требуйте в организации-обучающем указать присвоенный разряд/категорию в документе.
• Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке нет свободного места в разделе?
  Ответ: По новым правилам (п. 28 Инструкции № 1250) запись об образовании/квалификации вносится в раздел «Сведения о работе» (в графу 3) только если нет места в специальном разделе. Но это крайняя мера. Лучше оформить вкладыш к трудовой книжке.
• Ошибка: Указывают продолжительность курса (72 часа, 144 часа и т.д.).
  Решение: Указывать только результат (присвоение разряда/категории). Продолжительность курса — не реквизит для записи в ТК.

• Запись в ТК о повышении квалификации обязательна только при изменении разряда, категории, профессии или специальности.
• Запись вносится в специальный раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации…».
• В формулировке обязательно должно быть указано: «с присвоением…», «с изменением профессии на…».
• Основанием служат документ об образовании (с указанием результата) и приказ работодателя.
• Если результат — только сертификат об окончании курсов (без изменения условий труда) — запись в трудовую книжку не вносится.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций необходимо сверяться с актуальными редакциями Трудового кодекса РФ и Постановления Правительства № 1250, а также с внутренними правилами вашей организации.