Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Одной из важных записей в ней является информация об обучении в профессионально‑технических учебных заведениях (училищах, техникумах, колледжах). Ниже подробно рассмотрены правовые основы, порядок внесения записи, необходимые документы, образцы записей и типичные ошибки.
Правовая база
Содержание и порядок ведения трудовых книжек регулируются следующими нормативными актами:
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утверждённая приказом Министерства труда, Министерства юстиции и Министерства социальной защиты населения Украины № 58 от г.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 73, 75) – определяет, какие сведения вносятся в трудовую книжку.
- Постановление Правительства РФ № 362 от г. «Об утверждении формы трудовой книжки».
Согласно пункту 2.17 Инструкции (Украина) и аналогичным положениям ТК РФ, в трудовую книжку вносятся записи о времени обучения в профессионально‑технических и других учебных заведениях, если работник:
- работал по трудовому договору до начала обучения;
- совмещал работу с учёбой (дневная форма обучения);
- получил документ, подтверждающий факт обучения (студенческий билет, справка учебного заведения).
Когда и кем вносится запись
| Событие | Кто вносит запись | Какие документы требуются |
|---|---|---|
| Начало обучения в училище (дневная форма) | Работодатель (кадровый специалист) при получении от работника подтверждающих бумаг | Студенческий билет, справка из учебного заведения с указанием даты начала обучения, трудовой договор |
| Окончание обучения и получение диплома | Работодатель (кадровый специалист) при предоставлении диплома/сертификата | Диплом о среднем профессиональном образовании, справка об окончании обучения, при необходимости – приказ о повышении квалификации |
| Изменение (дополнение) сведений об образовании | Работодатель (кадровый специалист) без зачеркивания прежних записей | Новый документ об образовании (например, повышение квалификации) |
Порядок внесения записи
На ьном листе (первая страница)
Запись об образовании вносится в раздел «Образование», расположенный в правой части ьного листа. Формат записи:
Образование: Среднее профессиональное (дневная форма) – название учебного заведения, специальность, с дд.мм.гггг по дд.мм.гггг.
Пример:
Образование: Среднее профессиональное (дневная форма) – Училище автотранспортных средств, специальность «Водитель», с по .
В отдельной строке (если используется «журнал»)
Если в организации применяется журнал «Главная книга», запись делается отдельной строкой со ссылкой на документ, подтверждающий обучение:
- Дата начала обучения – ;
- Дата окончания – ;
- Документ – справка из училища № 123 от .
Оформление без зачеркивания
Если работник получает новое образование, прежняя запись сохраняется, а новая добавляется ниже, без каких‑либо зачеркиваний. Это позволяет отследить весь образовательный путь сотрудника.
Необходимые документы
Для внесения записи работодатель требует один или несколько из следующих документов:
- Студенческий билет – подтверждает факт обучения.
- Справка из учебного заведения с указанием:
- полного названия учреждения;
- специальности;
- формы обучения (дневная/заочная);
- дат начала и окончания обучения.
- Диплом о среднем профессиональном образовании (или аттестат, если обучение завершилось без получения диплома).
- Трудовой договор (если работа велась до начала учёбы).
Все документы должны быть оригиналы или заверенные копии.
Образцы записей
Пример записи в ьном листе
Образование: Среднее профессиональное (дневная форма) – Техникум электроники, специальность «Электронный инженер», с по .
Пример записи в журнале «Главная книга»
| № п/п | Дата | Содержание записи | Документ |
|---|---|---|---|
| 1 | Начало обучения в Техникуме электроники, специальность «Электронный инженер», дневная форма. | Справка № 45 от | |
| 2 | Окончание обучения, получение диплома о среднем профессиональном образовании. | Диплом № 1123 от |
Как оформить запись о незаконченном образовании
Образование: Среднее профессиональное (незаконченное) – Училище машиностроения, специальность «Токарь», с по (обучение прервано).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вносить запись, если обучение заочное?
Нет. В трудовую книжку вносятся только сведения о дневной форме обучения, поскольку заочная форма не предполагает совместного исполнения трудовых обязанностей. - Что делать, если работник получил диплом, но запись в книжке не внесена?
Работнику следует предоставить работодателю оригинал диплома и справку из учебного заведения. Работодатель в течение 5 рабочих дней обязан оформить запись. - Можно ли удалить запись об образовании?
Удалять записи нельзя. При необходимости корректировки вносятся новые записи без зачеркивания старых. - Какие последствия, если запись не внесена?
Отсутствие записи может осложнить подтверждение квалификации при переводе, повышении должности или получении социальных льгот.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты начала/окончания обучения. – Указывайте полные даты в формате ДД.MM.ГГГГ.
- Неправильный порядок слов. – Сначала указывайте уровень образования, затем форму, название учреждения, специальность, даты.
- Зачеркивание старой записи. – Записи дополняются, а не стираются.
- Отсутствие ссылки на документ. – В строке «Документ» указывайте номер и дату справки/диплома.
- Запись в неверный раздел (например, в раздел «Опыт работы»); – Образование фиксируется в правой части ьного листа или в отдельной колонке «Образование».
Пошаговая инструкция для работника
- Получите от учебного заведения официальную справку о начале обучения (для дневной формы).
- Сохраните оригинал студенческого билета – он подтверждает факт обучения.
- Передайте документы в кадровую службу вашего работодателя.
- Убедитесь, что в трудовой книжке внесена запись: проверьте правильность написания названия учреждения, специальности и дат;
- После получения диплома предоставьте его в кадровую службу для дополнения записи.
- Сохраняйте копии всех документов в личном деле.
Запись об учебе в профессиональном училище в трудовой книжке – важный элемент официального трудового стажа. Она подтверждает наличие квалификации, упрощает карьерный рост и обеспечивает правовую защиту работника. Соблюдение нормативных требований, правильное оформление и своевременное предоставление документов позволяют избежать ошибок и сохранить достоверность трудовой истории.
Помните: запись вносится только при наличии подтверждающих документов и только для дневной формы обучения. При любых сомнениях обращайтесь к кадровому специалисту или в юридический отдел вашей организации.