Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональную биографию. Внесение корректной записи об окончании трудового договора — не просто формальность, а обязанность работодателя, установленная Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Неправильная или неточная запись может привести к нарушению прав работника, особенно при оформлении пенсии, получения пособий или трудоустройстве в будущем.

Когда и зачем вносится запись об окончании трудового договора

Запись об окончании трудового договора вносится в трудовую книжку в день увольнения работника — это требование части 5 статьи 84.1 ТК РФ. Дата увольнения должна совпадать с последним рабочим днём, указанным в приказе об увольнении и в расчётном листе.

Запись обязательна в следующих случаях:

• Истечение срока срочного трудового договора;
• Расторжение договора по инициативе работника (по собственному желанию);
• Расторжение договора по инициативе работодателя;
• Соглашение сторон;
• Прочие основания, предусмотренные ТК РФ (например, призыв на военную службу, признание недееспособным и т.д.).

Важно: если трудовые отношения фактически продолжаются после окончания срока срочного договора, и ни одна из сторон не потребовала его прекращения, договор считается продлённым на неопределённый срок (ст. 58 ТК РФ). В этом случае запись об окончании срока вносить нельзя.

Правила оформления записи: что обязательно нужно соблюдать

Законодательство строго регламентирует формулировки записей в трудовой книжке. Главные принципы:

1. Точность формулировок — записи должны точно соответствовать тексту ТК РФ или иного федерального закона. Самовольные сокращения, перефразирования или «разговорные» формулировки недопустимы.
2. Обязательная ссылка на статью, часть и пункт — без ссылки запись считается неправильно оформленной.
3. Использование официальных терминов — «расторгнут», «прекращён», «уволен», все эти слова допустимы, но только в сочетании с правильной правовой основой.
4. Чёткость и аккуратность, записи вносятся чёрными чернилами, без помарок, исправлений и сокращений (кроме общепринятых, например, «ТК РФ»).

Примеры правильных записей в зависимости от основания увольнения

Окончание срока срочного трудового договора

Это самый распространённый случай. Запись должна содержать ссылку на пункт 2 части первой статьи 77 ТК РФ.

Правильная формулировка:

• Графа 1 (номер записи): 15
• Графа 2 (дата):
• Графа 3 (основание): Трудовой договор прекращён по основанию, предусмотренному пунктом 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4 (номер и дата приказа): Приказ № 47 от

Важно: Не пишите «договор истёк», это разговорная формулировка. Правильно, «прекращён по основанию, предусмотренному…».

Увольнение по собственному желанию

Основание — пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ.

Правильная формулировка:

• Графа 1: 16
• Графа 2:
• Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4: Приказ № 52 от

Важно: Не пишите «уволен по заявлению» или «по инициативе работника» — это не соответствует ТК РФ. Только «по собственному желанию».

Увольнение по инициативе работодателя

Здесь важно точно указать пункт статьи 81 ТК РФ, на который опирается увольнение. Примеры:

• Пункт 1 ст. 81 ТК РФ — сокращение численности или штата:

Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

• Пункт 5 ст. 81 ТК РФ — неоднократное неисполнение трудовых обязанностей:

Уволен за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

• Пункт 7 ст. 81 ТК РФ — грубое нарушение трудовой дисциплины (например, прогул):

Уволен за прогул, пункт 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Важно: Не допускается формулировка «уволен за нарушение трудовой дисциплины» — это слишком расплывчато. Нужно указать конкретный пункт статьи 81.

Увольнение по соглашению сторон

Основание — пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ.

Правильная формулировка:

• Графа 3: Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Как правильно внести запись: пошаговая инструкция

1. Получите приказ об увольнении, он должен быть оформлен в соответствии с ТК РФ (форма № Т-8 или Т-8а).
2. Определите основание увольнения — изучите приказ и договор, чтобы точно определить, по какому пункту ТК РФ происходит прекращение.
3. Выберите правильную формулировку — используйте только те, что приведены в ТК РФ. Не придумывайте от себя!
4. Заполните графы трудовой книжки:
   • Графа 1, порядковый номер записи (по хронологии в книжке);
   • Графа 2, дата увольнения (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
   • Графа 3, полная формулировка с ссылкой на статью и пункт ТК РФ;
   • Графа 4, номер и дата приказа об увольнении.
5. Поставьте печать организации — печать ставится в правом нижнем углу графы 4 (если организация имеет печать).
6. Ознакомьте работника под роспись — работник должен расписаться в трудовой книжке, что ознакомлен с записью об увольнении.
7. Выдайте трудовую книжку в день увольнения — это требование части 3 статьи 84.1 ТК РФ.

Что нельзя делать при заполнении

• Не использовать ссылки на статьи ТК РФ — запись будет признана недействительной.
• Использовать сокращения вроде «п. 3 ст. 77» — в трудовой книжке нужно писать полное наименование: «пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Писать от руки карандашом или красными чернилами — только чёрные, несмываемые.
• Вносить исправления — если ошибка допущена, нужно сделать новую запись с пометкой «исправлению подлежит» и заверить её подписью и печатью.
• Оставлять графы пустыми — все поля должны быть заполнены.

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Если запись содержит ошибку (например, неверная статья, опечатка, отсутствует ссылка), её нельзя просто зачёркивать.

Правильный порядок действий:

1. Сделать новую запись с пометкой: «Запись № X от [дата] признаётся недействительной».
2. В следующей строке внести правильную запись с указанием всех реквизитов.
3. Заверить обе записи подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации.

Пример:

• Запись № 15 от : «Запись № 15 от признаётся недействительной»
• Запись № 16 от : «Трудовой договор прекращён по основанию, предусмотренному пунктом 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Запись в трудовой книжке — это не просто бумажка. Она влияет на:

• Право на пенсию и социальные выплаты;
• Возможность трудоустройства в будущем;
• Признание стажа при получении льгот;
• Судебные споры — неправильная запись может стать основанием для восстановления на работе.

Сотрудник кадровой службы или руководитель, ответственный за ведение трудовых книжек, должен быть внимателен, грамотен и строго следовать закону. Помните: «Сделать запись» — значит сделать её правильно, по закону, без ошибок и с полной правовой основой.

Рекомендуем всегда использовать официальные образцы из приказа Минтруда России № 320н от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» — они являются обязательными для всех работодателей.

Если сомневаетесь — лучше перепроверить по ТК РФ, проконсультироваться с юристом или обратиться в Роструд. Лучше потратить 10 минут на проверку, чем потом годами исправлять ошибки, которые могут стоить работнику пенсии или работы.