Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Одной из ключевых записей в ней является запись об освобождении от занимаемой должности (увольнении, переводе, сокращении и т.п.). Правильное оформление этой записи имеет юридическую силу и защищает интересы как работодателя, так и работника.

Правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 67, 68, 71, 78).
• Постановление Правительства РФ от № 738 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 115н «Об утверждении формы записи об освобождении от занимаемой должности».

Когда делается запись об освобождении?

Запись в трудовой книжке делается в следующих случаях:

1. Увольнение по собственному желанию.
2. Увольнение по инициативе работодателя (в т.ч. в связи с сокращением штата);
3. Перевод на другую работу (внутри организации или в другое юридическое лицо).
4. Окончание срока действия срочного трудового договора.
5. Прекращение работы в связи с достижением пенсионного возраста.
6. Расторжение трудового договора по соглашению сторон.

Содержание записи

Запись должна содержать обязательные реквизиты, указанные в Приказе Минтруда № 115н. Ниже – примерный шаблон записи:

Дата записи – 
Освобождение от занимаемой должности – инженер‑технолог
Дата освобождения – 
Основание освобождения – увольнение по собственному желанию
Ссылка на приказ – Приказ № 123 от 
Подпись работодателя – ___________________ (Иванов И.И.)
Подпись работника – ___________________ (Петров П.П;)
 

Обязательные реквизиты

• Дата записи – дата внесения записи в трудовую книжку.
• Освобождение от занимаемой должности – точное название должности, от которой освобождается работник.
• Дата освобождения – фактическая дата прекращения работы.
• Основание освобождения – указание причины (указать точную формулировку, например: «увольнение по собственному желанию», «увольнение в связи с сокращением штата», «окончание срока действия срочного договора»).
• Ссылка на приказ – номер и дата приказа, которым оформлено освобождение.
• Подпись работодателя – подпись лица, уполномоченного подписывать трудовые книжки (обычно руководитель организации или его представитель).
• Подпись работника – подпись самого работника (необязательно, но рекомендуется).

Порядок оформления записи

1. Подготовка приказа. Работодатель издает приказ об освобождении от должности, в котором указываются все необходимые реквизиты (дата, должность, основание, ссылка на трудовой договор).
2. Подписание приказа. Приказ подписывается руководителем организации и, при необходимости, представителем профсоюза.
3. Уведомление работника. Работнику вручается копия приказа и подписывается акт приема‑передачи трудовой книжки (если запись делается в последний день работы).
4. Внесение записи. В трудовую книжку вносятся все обязательные реквизиты. Запись делается чернилами (черный или синий цвет), без исправлений.
5. Подпись сторон. После внесения записи обе стороны (работодатель и работник) ставят подписи в соответствующих полях.
6. Выдача трудовой книжки. Работнику возвращается трудовая книжка с внесённой записью.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать запись в электронную трудовую книжку?

Да. С 2022 года в России действует электронный вариант трудовой книжки (ЭТК). Запись об освобождении в ЭТК вносится автоматически системой после загрузки электронного приказа работодателя.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибку исправляют следующим образом:

• Если ошибка обнаружена до подписания записи – исправить её без стирания, используя корректирующую ленту и подпись обеих сторон.
• Если запись уже подписана – оформить запись об исправлении в отдельном листе, указав причины исправления, дату и подписи сторон.

Нужно ли сохранять копию приказа об освобождении?

Да. Копия приказа должна храниться в личном деле работника и может потребоваться при проверках инспекций труда или в суде.

Как оформить запись, если работник уходит в отпуск без сохранения места работы?

В этом случае запись об освобождении не делается. Вместо этого в трудовой книжке делается запись о предоставлении отпуска без сохранения места работы.

Пример заполнения записи (шаблон)

Ниже – готовый шаблон, который можно распечатать и заполнить вручную.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на приказ. Без номера и даты приказа запись считается неполной;
• Неправильный формат даты. Дата должна быть указана в виде «дд.мм.гггг».
• Использование исправляющих лент без подписи. Любая корректировка требует подписи обеих сторон.
• Запись в чернильных черных ручках. Запрещено использовать цветные или гелевые ручки.
• Отсутствие подписи работника. Хотя подпись работника не обязательна, её отсутствие может вызвать вопросы при проверке.

Запись в трудовой книжке об освобождении от занимаемой должности – важный юридический документ. Ее правильное оформление гарантирует соблюдение прав работника и работодателя, а также упрощает процесс подтверждения трудового стажа при последующем трудоустройстве. Следуйте установленным требованиям законодательства, проверяйте каждую запись на полноту и точность, и помните о необходимости сохранять все сопроводительные документы.

Если у вас возникли вопросы по оформлению записи, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.

Дата публикации статьи: