Дата публикации:

Содержание

1. Правовая база
2. Когда обязательна запись
3. Какие сведения вносятся
4. Образцы записей
5. Порядок внесения записи
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие внесение записей об уровне квалификации в трудовую книжку:

• Письмо Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) от 9 ноября 2023 г. № ПГ/23192‑6‑1 «О внесении записи в трудовую книжку о повышении квалификации, если работнику присвоен более высокий разряд, класс, категория, классный чин, уровень».
• Приказ Минтруда России от № 441н «Об утверждении формы и порядка заполнения разделов трудовой книжки».
• Инструкция по заполнению трудовой книжки, утверждённая Приказом Минтруда России от № 140н.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 62, ст. 66, ст. 71 (положения о квалификации, разрядах, категориях).

Когда обязательна запись

Запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки делается в следующих случаях:

• Работнику присвоен более высокий разряд, класс, категория, классный чин или уровень квалификации (например, повышение с 3‑го до 4‑го разряда лаборанта).
• Получена вторая или последующая профессия (специальность), а также повышение уже имеющейся квалификации (например, переход от специалиста‑1 категории к специалисту‑2 категории).
• После прохождения курсов повышения квалификации, если в результате обучения присвоена новая квалификационная категория (не просто сертификат о прохождении).
• При установлении второй (или последующей) профессии/специальности, если она отличается от той, что указана в титульном листе трудовой книжки.

Если же работник лишь прошёл курс повышения квалификации без присвоения новой категории, запись в трудовую книжку не требуется (Роструд уточняет, что законодательство не обязывает фиксировать только факт обучения).

Какие сведения вносятся

Согласно Письму ФСТ и Приказу Минтруда, в запись должны входить следующие обязательные элементы:

• Дата присвоения (день, месяц, год).
• Наименование организации, где работник получил квалификацию (полное официальное название).
• Наименование квалификации (разряд, класс, категория, классный чин, уровень).
• Основание присвоения (приказ, решение комиссии, сертификат). Указывается номер и дата документа (например, «Приказ № 043‑а от »).
• При необходимости – срок действия (для временных категорий).

Образцы записей

Пример записи о повышении разряда

Пример 1 (по приказу работодателя):

 г. – ООО «Семейный врач» – 4 разряд лаборанта пробирного анализа (приказ № 043‑а от ).
 

Пример записи о присвоении новой категории

Пример 2 (по решению комиссии):

 г. – ОАО «Газпром» – 2 категория инженера‑технолога (решение комиссии по квалификации № 12/2023 от ).
 

Пример записи о второй профессии

 г. – ЗАО «ТехноСервис» – специалист по охране труда (вторая профессия, категория 1, приказ № 78‑б от ).
 

Как оформить запись в электронном виде (для электронных трудовых книжек)

• Выберите пункт «Квалификационные данные».
• Заполните поля: «Дата», «Организация», «Квалификация», «Основание», «Номер документа».
• Сохраните запись и прикрепите скан-копию подтверждающего документа.

Порядок внесения записи

Процедура, рекомендованная специалистами отдела кадров:

1. Получить оригинал документа, подтверждающего присвоение новой квалификации (приказ, решение комиссии, сертификат).
2. Сделать копию документа и передать её в кадровый отдел в течение недельного срока после получения (см. Оперсонале, 2026‑05‑17).
3. Кадровик проверяет соответствие данных (номер, дата, название квалификации) нормативным требованиям.
4. Внести запись в трудовую книжку ручкой черными чернильными чернилами (если книга бумажная) или в электронную систему (если используется электронная трудовая книжка).
5. Подписать запись руководителем организации (или уполномоченным лицом) и поставить печать организации.
6. Возвратить трудовую книжку работнику и оформить акт приёма‑передачи записи.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты присвоения. Записывайте точную дату, указанную в приказе.
• Неполный перечень сведений. Обязательно указывайте название организации, разряд/категорию и номер/дату основания.
• Запись в неверный раздел. Информация о квалификации вносится в раздел «Сведения о работе», а не в «Образование».
• Использование синего или красного чернила. Требуется только чёрный цвет.
• Не подписана запись руководителем. Без подписи и печати запись считается недействительной.
• Запись сделана позже установленного срока. По нормативам – в течение 7 календарных дней после получения документа.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли запись, если я прошёл онлайн‑курс и получил сертификат?

Только если после курса вам присвоена новая квалификационная категория (разряд, класс, категория). Сам факт прохождения курса без присвоения категории фиксировать не требуется.

Можно ли вносить запись о повышении квалификации в «Образование»?

Нет. Раздел «Образование» предназначен для указания полученных дипломов и учебных заведений. Информация о разрядах и категориях относится к разделу «Сведения о работе».

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о прежнем разряде?

Старую запись не стирают. Вносят новую запись с указанием более высокого разряда, указав дату присвоения и основание.

Можно ли исправить ошибку в записи?

Да. Ошибку исправляют «зачеркивая» неверный текст одной линией, ставят подпись и печать, а рядом вносят правильные сведения. При этом сохраняется оригинальная запись.

Какие документы считаются основанием для записи?

Приказ работодателя, решение квалификационной комиссии, приказ государственного органа (для государственных служащих), сертификат, выданный уполномоченным органом, где указаны разряд/категория и дата их присвоения.

Запись в трудовой книжке об уровне квалификации – важный элемент официального подтверждения профессионального роста работника. Правильное оформление записи защищает интересы как сотрудника (право на повышение заработной платы, карьерный рост), так и работодателя (соответствие требованиям Трудового кодекса). Следуя нормативным рекомендациям (Письмо ФСТ от  № ПГ/23192‑6‑1, Приказ Минтруда № 441н), вы избежите юридических рисков и обеспечите прозрачность кадрового учета.

Помните: запись должна быть сделана в течение недели после получения официального документа, в чёрных чернилах, с подписью руководителя и печатью организации.

Статья подготовлена на основе открытых источников (Гарант.ру, Оперсонале, официальные письма ФСТ, Приказы Минтруда) и актуальна на .