Запись об увольнении – один из ключевых моментов ведения трудовой книжки. От правильности её оформления зависит не только соблюдение трудового законодательства‚ но и возможность работника подтвердить свой стаж при трудоустройстве‚ получении пособий или пенсии. Ниже подробно рассмотрено‚ кто именно имеет право ставить подпись в трудовой книжке при увольнении‚ какие нюансы возникают в разных организационных ситуациях и как избежать типичных ошибок.

Нормативная база

Основные положения‚ регулирующие ведение трудовых книжек‚ содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 66‚ 84.1);
• Правилах ведения трудовых книжек‚ утверждённых Постановлением Минтруда РФ от № 69;
• Письмах Роструда (например‚ Письмо от № 1168‑6‑1)‚ где подчёркивается обязательность проставления печати организации;
• Локальными нормативными актами организации (положение о кадровой службе‚ инструкция по ведению трудовых книжек).

Согласно п. 36 Правил ведения трудовых книжек‚ запись об увольнении должна быть заверена:

1. подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек;
2. печатью организации (кадровой службы);
3. подписью самого работника (подтверждает получение записи).

Кто может ставить подпись работодателя?

Подпись работодателя может быть сделана:

• руководителем организации (директором‚ генеральным директором‚ президентом и т.п.);
• лицом‚ которому руководитель delegated полномочия по ведению трудовых книжек (кадровик‚ специалист отдела кадров‚ уполномоченный сотрудник);
• лицом‚ действующим на основании доверенности‚ выданной руководителем (например‚ заместитель директора‚ юрист‚ бухгалтер).

Важно‚ чтобы лицо‚ подписывающее запись‚ имело официальное назначение на выполнение функций по ведению трудовых книжек. Это может быть закреплено в должностной инструкции‚ приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек или в доверенности.

Особенности в разных организационных структурах

Организация с выделенной кадровой службой

В крупных компаниях‚ где существует отдел кадров‚ запись об увольнении обычно делает кадровик (специалист по работе с персоналом). Он ставит свою подпись‚ ставит печать отдела кадров (или организации) и затем получает подпись увольняемого сотрудника.

Малые предприятия без отдельного кадрового подразделения

Если в штате нет специалиста по кадрам‚ функции ведения трудовых книжек возлагаются на:

• руководителя организации (директора‚ ИП);
• бухгалтера‚ юриста или другого сотрудника‚ которому дано соответствующее поручение приказом.

В этом случае подпись ставит именно то лицо‚ которое официально назначено ответственным за ведение трудовых книжек.

Генеральный директор – единственный учредитель

В ситуации‚ когда генеральный директор одновременно является единственным учредителем и в организации нет отдельного кадрового работника‚ подпись ставит сам директор. При этом:

• подпись директора считается подписью работодателя;
• печать организации ставится как обычно;
• подпись сотрудника (в данном случае – самого директора) также требуется‚ если он увольняет себя (например‚ по собственному желанию).

Трудовой кодекс не запрещает руководителю подписывать свою собственную трудовую книжку‚ но лучше оформить увольнение через внутренний приказ и иметь подтверждение решения учредителя (протокол собрания участников или решение единственного учредителя).

Передача полномочий генерального директора по доверенности

Если генеральный директор временно отсутствует и его полномочия по ведению трудовых книжек переданы другому лицу по доверенности‚ то подпись ставит доверенное лицо. Доверенность должна явно указывать на право:

• вносить записи в трудовые книжки;
• подписывать такие записи;
• ставить печать организации.

После увольнения запись заверяется подписью доверенного лица‚ печатью организации и подписью уволенного работника.

Требования к печати и подписи сотрудника

Печать организации (или кадровой службы) является обязательным элементом заверения записи об увольнении. Если место на странице трудовой книжки ограничено‚ допустимо:

• перенести запись на следующую чистую страницу (ссылка на предыдущую запись делается в виде «см. стр. …») ;
• использовать дополнительный лист – «вкладыш»‚ который пришивается к трудовой книжке и заверяется аналогичным образом;

Подпись сотрудника ставится после того‚ как он ознакомился с записью и подтверждает её достоверность. Если работник отказывается расписаться‚ в трудовой книжке делается отметка об отказе‚ а сам факт увольнения подтверждается приказом и другими документами.

Практические рекомендации по оформлению записи об увольнении

1. Подготовьте приказ об увольнении – он является основанием для внесения записи.
2. Определите ответственное лицо – проверьте наличие приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек или доверенности.
3. Внесите запись в трудовую книжку в соответствии с образцом:

Запись об увольнении
Основание: Приказ № 123 от «Об увольнении по собственному желанию»
Должность: Менеджер по продажам
Период работы: – 
Подпись ответственного лица: _____________________ (И.О. Фамилия)
Печать организации: [печать]
Подпись работника: _____________________ (И.О. Фамилия)

4. Проверьте наличие печати – если печать отсутствует‚ запись считается не заверенной.
5. Получите подпись сотрудника – желательно в присутствии ответственного лица или представителя отдела кадров.
6. Архивируйте копию приказа и трудовой книжки на случай споров.

Что делать‚ если место для подписи и печати закончилось?

Согласно разъяснениям Роструда (Письмо от № 1168‑6‑1)‚ если на странице трудовой книжки не хватает места для подписи и печати‚ допустимо:

• продолжить запись на следующей чистой странице‚ сделав ссылку в виде «см. стр. …»;
• оформить отдельный лист‑вкладыш‚ который пришивается к трудовой книжке и заверяется подписью ответственного лица‚ печатью и подписью работника.

Важно‚ чтобы такая оговорка была сделана аккуратно и не вызывала сомнений в подлинности записи.

Итак‚ право подписи записи об увольнении в трудовой книжке принадлежит:

• работодателю (руководителю организации) или лицу‚ официально назначенному ответственным за ведение трудовых книжек;
• лицу‚ действующему на основании доверенности‚ выданной руководителем;
• в случае отсутствия кадровой службы – руководителю организации или другому уполномоченному сотруднику.

Обязательными элементами заверения являются печать организации и подпись самого уволенного работника. Соблюдение этих требований гарантирует законность записи и защищает права как работника‚ так и работодателя.

Следуя изложенным рекомендациям и опираясь на нормативные акты‚ вы сможете избежать ошибок при оформлении увольнения и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в вашей организации.