Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы гражданина. Правильное оформление записи об увольнении по собственному желанию (выход на пенсию) имеет решающее значение для расчёта будущей пенсии, получения социальных льгот и избежания конфликтов с инспекцией по труду.

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 77, часть 1, пункт 3.
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда РФ от № 1н).
• Федеральный закон № 181-ФЗ «О пенсионном обеспечении» – определяет, что стаж, указанный в трудовой книжке, учитывается при расчёте пенсии.

Когда применяется запись «по собственному желанию (выход на пенсию)»?

Запись вносится, если работник:

1. Достиг установленного пенсионного возраста (для мужчин – 65 лет, для женщин – 60 лет) и/или имеет необходимый страховой стаж;
2. Подал заявление об увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию;
3. Получил подтверждение от Пенсионного фонда РФ о назначении пенсии.

Пошаговая инструкция по внесению записи

Шаг 1. Подготовка документов

• Заявление работника об увольнении (по образцу работодателя).
• Справка из Пенсионного фонда о назначении пенсии.
• Трудовая книжка работника.
• Приказ работодателя об увольнении (образец приказа).

Шаг 2. Оформление приказа работодателя

Приказ должен содержать:

• Шапку с реквизитами организации.
• Номер и дату приказа.
• Текст приказа: «Уволить (Ф.И.О.) с (дата) по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Подпись руководителя и печать организации.

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится в графу 3 «Основания прекращения трудового договора» последней страницы трудовой книжки. Формулировка должна полностью соответствовать приказу и законодательству.

Шаг 4. Подтверждение записи

Работник подписывает запись в нижней части строки (подпись «Работник»). Работодатель ставит подпись и печать рядом с записью.

Образец записи в трудовой книжке

Важно: Формулировка должна быть точной, без сокращений и лишних слов. Любые отклонения могут привести к проблемам при расчёте пенсии.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать более короткую формулировку?

Нет. По требованиям Положения о ведении трудовых книжек запись должна полностью соответствовать формулировке приказа и статье ТК РФ.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись «Уволен по собственному желанию» без указания причины?

Требуется оформить дополнительный акт исправления (приказ работодателя) и внести корректировку в графу 3, указав полную формулировку. Старая запись зачёркивается двумя линиями и подписывается обеими сторонами.

Нужно ли сообщать в Пенсионный фонд о внесённой записи?

Да. После увольнения работник должен предоставить в ПФР копию приказа и запись из трудовой книжки. Это ускорит процесс начисления пенсии.

Как оформить запись, если работник увольняется в последний день месяца?

Дата увольнения указывается точной (например, ). При этом в графе «Дата увольнения» пишут полную дату, а в основании – полную формулировку.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неполная формулировка. Убедитесь, что в записи присутствует ссылка на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
• Отсутствие подписи работника. Работник обязан подписать запись; без его подписи запись считается недействительной.
• Несоответствие дат. Дата в приказе, в записи и в справке ПФР должна совпадать.
• Отсутствие печати работодателя. Печать обязательна, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.
• Запись в неправильный графу. В трудовой книжке запись вносится только в графу 3 «Основания прекращения трудового договора».

Пример полного пакета документов

1. Заявление работника об увольнении (дата, подпись).
2. Приказ № 12/2026 от «Об увольнении Иванова И.И. по собственному желанию в связи с выходом на пенсию».
3. Справка из ПФР № 123/2026 о назначении пенсии.
4. Запись в трудовой книжке (см. образец выше).
5. Копия записи, переданная в отдел кадров и в ПФР.

Точная и своевременная запись об увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию – залог корректного расчёта будущей пенсии и отсутствия юридических споров. Следуйте приведённым рекомендациям, используйте проверенный образец записи и не забывайте о подписи работника и печати работодателя.

Дата актуализации статьи: . Информация основана на действующем Трудовом кодексе РФ, Положении о трудовых книжках (приказ Минтруда РФ от № 1н) и рекомендациях ПФР.