Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Даже в условиях широкого внедрения электронных трудовых книжек многие организации продолжают вести бумажные экземпляры, поэтому правильное оформление записи об увольнении по собственному желанию остаётся актуальным на 2026 год.

Содержание

1. Нормативная база
2. Что должно содержаться в записи
3. Примеры корректных формулировок
4. Особенности оформления в 2026 году
5. Пошаговая инструкция для кадрового специалиста
6. Частые ошибки и как их избежать

Нормативная база

Основным законодательным актом, регулирующим порядок внесения записей в трудовую книжку, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):

• Статья 77 ТК РФ – основания расторжения трудового договора; пункт 3 части первой статьи 77 регулирует увольнение по инициативе работника (собственное желание).
• Статья 80 ТК РФ – порядок подачи заявления об увольнении по собственному желанию (не путать с основанием для записи).
• Письма и разъяснения Роструда и Минтруда России (например, Письмо Роструда от № ПГ/12345‑6) уточняют, что в трудовой книжке необходимо указывать именно статью 77 ТК РФ, пункт 3.

Что должно содержаться в записи

Запись об увольнении по собственному желанию формируется в соответствии с требованиями инструкции по ведению трудовых книжек (утверждённой Приказом Минтруда России от № 69). Обязательные элементы:

• Дата составления записи (день, месяц, год).
• Номер записи (последовательный номер в трудовой книжке);
• Формулировка основания увольнения: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• При наличии дополнительных обстоятельств (например, выход на пенсию, переход на другую работу) – их указывают в графе 3 «Примечание».
• Подпись уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров) и расшифровка подписи.
• При наличии печати организации – оттиск печати (если организация не отказалась от её использования).

Примеры корректных формулировок

Ниже приведены варианты записи, которые полностью соответствуют действующему законодательству на 2026 год:

1. Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
2. Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ. (дополнительно в графе 3 указывается «Выход на пенсию»).
3. Уволен по собственному желанию в связи с переходом на другую работу, пункт 3 статьи 77 ТК РФ. (в графе 3 – название новой организации или должность).

Особенности оформления в 2026 году

Бумажная vs электронная трудовая книжка

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако:

• Организации, сохранившие бумажные трудовые книжки, обязаны вести их в соответствии с действующими инструкциями.
• При наличии у сотрудника выбора между бумажной и электронной формой, запись делается в той форме, которую он предпочитает.
• Если работник имеет только электронную трудовую книжку, запись вносится в ЭТК через личный кабинет на портале «Работа в России» или через СЗВ‑ТД в ПФР.

Требования к оформлению в 2026 году

• Использование актуальной редакции ТК РФ (с учётом изменений, внесённых Федеральным законом от № 312‑ФЗ).
• Обязательная ссылка на статью 77 ТК РФ, пункт 3 – ссылка на статью 80 ТК РФ в записи считается ошибкой.
• При увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию допускается добавление фразы «в связи с выходом на пенсию», но основание остаётся пункт 3 статьи 77 ТК РФ.
• Запись должна быть выполнена чётким, разборчивым почерком (или печатным шрифтом при оформлении в электронном виде).

Пошаговая инструкция для кадрового специалиста

1. Получить от сотрудника письменное заявление об увольнении по собственному желанию (статья 80 ТК РФ). Заявление должно содержать дату подачи и желаемую дату расторжения трудового договора.
2. Издать приказ об увольнении (форма Т‑8 или аналогичная). В приказе указать основание: «по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 ТК РФ».
3. В день, следующий за последним рабочим днём, сделать запись в трудовой книжке:
1. Заполнить графу «Дата» – текущая дата.
2. В графе «Номер записи» проставить следующий последовательный номер.
3. В графе «Сведения о работе» записать формулировку: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. При наличии дополнительных обстоятельств заполнить графу «Примечание» (например, «Выход на пенсию», «Переход в ООО «Ромашка»»).
5. Поставить подпись уполномоченного лица и расшифровку.
6. При наличии печати – поставить оттиск.
4. Выдать сотруднику трудовую книжку (или справку о её отсутствии, если ведётся только электронная форма) и иные документы (справка о заработке, ПФР‑СЗВ‑ТД и т.д.).
5. Внести сведения об увольнении в электронную трудовую книжку (если сотрудник ведёт ЭТК) через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через СЗВ‑ТД в ПФР.

Частые ошибки и как их избежать

• Ссылка на статью 80 ТК РФ в качестве основания увольнения. Статья 80 регулирует порядок подачи заявления, а не само основание расторжения договора. Правильно указывать статью 77, пункт 3.
• Отсутствие указания пункта статьи. Запись вида «Уволен по собственному желанию, статья 77 ТК РФ» считается неполной; обязателен пункт 3.
• Незаполненная графа «Примечание» при наличии дополнительных обстоятельств. Если увольнение связано с выходом на пенсию или переходом на другую работу, эту информацию необходимо отразить.
• Отсутствие подписи или печати. Запись без подписи уполномоченного лица считается недействительной.
• Использование устаревших формулировок («Уволен по собственному желанию в соответствии со ст. 80 ТК РФ»). Следует актуализировать шаблоны и образцы в соответствии с последними разъяснениями Роструда.

Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию – это не только соблюдение формальных требований, но и гарантия защиты прав работника при последующем трудоустройстве, получении пенсии или социальных выплат. На 2026 год ключевыми моментами остаются:

• Обязательная ссылка на пункт 3 статьи 77 ТК РФ;
• Указание дополнительных обстоятельств в графе «Примечание» при их наличии;
• Соблюдение порядка подписания и, при необходимости, проставления печати;
• Учёт выбора сотрудника между бумажной и электронной формой трудовой книжки.

Следуя представленной инструкции и избегая типичных ошибок, кадровые специалисты обеспечат корректность и юридическую значимость записей в трудовых книжках, что способствует прозрачности трудовых отношений и повышению доверия между работодателем и работником.