Запись об увольнении – обязательный элемент оформления прекращения трудовых отношений для сотрудников‚ у которых ведётся бумажная трудовая книжка. Неправильное заполнение может привести к спорам о стаже‚ сложностям при трудоустройстве и даже к административным штрафам для работодателя. Ниже представлена пошаговая инструкция‚ нормативная база и готовые образцы записей на 2026 год.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 77 (основания расторжения трудового договора)‚ ст. 80 (увольнение по инициативе работника)‚ ст. 81 (увольнение по инициативе работодателя).
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – требования к отражению страхового стажа.
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (с изменениями и дополнениями‚ действующими в 2026 году).
• Постановление Правительства РФ от № 1445 – порядок ведения электронных трудовых книжек (для справки‚ paper‑вариант остаётся обязательным для тех‚ кто не перешёл на ЭТК).

Общие правила оформления записи об увольнении

1. Запись делается только на основании приказа об увольнении (или соглашения сторон). Без приказа вносить данные запрещено.
2. Формулировка должна точно соответствовать тексту приказа и статье ТК РФ‚ которой руководствуется работодатель.
3. Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки‚ после последней записи о приёме или переводе.
4. Дата записи – последний день работы сотрудника (день‚ указанный в приказе об увольнении).
5. Заверяется запись печатью организации (если она есть) и подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров или директор). Подпись работника не требуется.
6. Используются только чёрные или синие чернила‚ без исправлений. При ошибке делается новая запись с пометкой «Исправлено доверенно» и ссылкой на исправляющий приказ.

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовьте приказ об увольнении (форма Т‑8 или иная‚ утверждённая внутренними локальными актами). Убедитесь‚ что в приказе указано:
   • ФИО сотрудника;
   • Дата и номер приказа;
   • Основание увольнения (статья и пункт ТК РФ);
   • Последний день работы.
2. Получите подпись руководителя и печать организации на приказе (если печать используется).
3. Откройте трудовую книжку на чистой странице раздела «Сведения о работе» (или после последней записи о работе).
4. Запишите порядковый номер записи (продолжая нумерацию из предыдущих записей).
5. В колонке «Дата» укажите последний день работы в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
6. В колонке «Сведения о работе» внесите формулировку‚ соответствующую основанию увольнения (см. образцы ниже).
7. В колонке «Основание» укажите номер и дату приказа (например: «Приказ № 123 от »).
8. Поставьте печать организации (если есть) рядом с записью.
9. Подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров‚ директор) ставится в графе «Подпись» или внизу страницы‚ если такой графы нет.
10. Сообщите сотруднику о внесении записи и предложите ознакомиться (подпись работника не обязательна‚ но можно попросить расписаться о ознакомлении).

Образцы записей в трудовую книжку при различных основаниях увольнения (2026 год)

Увольнение по истечении срока трудового договора (п. 1 ч. 2 ст. 77 ТК РФ)

Запись:

1. – Уволен в связи с истечением срока трудового договора.
2. Основание: Приказ № 45 от .

Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст; 77 и ст. 80 ТК РФ)

Запись:

1. – Уволен по собственному желанию.
2. Основание: Приказ № 78 от .

Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Запись:

1. – Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон.
2. Основание: Приказ № 62 от .

Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата‚ п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Запись:

1. – Уволен в связи с сокращением штата.
2. Основание: Приказ № 90 от .

Увольнение в связи с ликвидацией организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Запись:

1. – Уволен в связи с ликвидацией организации.
2. Основание: Приказ № 33 от .

Увольнение за нарушение трудовой дисциплины (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Запись:

1. – Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительной причины.
2. Основание: Приказ № 55 от .

Что делать‚ если обнаружена ошибка в записи

• Не замазывайте и не исправляйте запись корректирующей жидкостью – это считается нарушением ведения трудовой книжки.
• Составить исправляющий приказ о внесении изменений в трудовую книжку (указать номер и дату первоначального приказа‚ суть ошибки и правильную формулировку).
• В трудовой книжке сделать новую запись с пометкой «Исправлено доверенно» и ссылкой на исправляющий приказ.
• Подписать и заверить печатью organisation.

Подписи и заверение

Согласно Приказу Минтруда № 69‚ запись об увольнении заверяется:

• печатью организации (если она имеется);
• подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров‚ директор).
• Подпись работника не обязательна‚ но можно попросить его расписаться о ознакомлении с записью (это не является юридическим требованием‚ но может снизить риски споров).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись‚ если сотрудник переходит на электронную трудовую книжку?

Если у сотрудника ведётся ЭТК‚ запись в бумажную книжку не делается. Однако если у него одновременно ведётся бумажная версия (например‚ по личному желанию)‚ то запись всё равно требуется.

Можно ли использовать сокращения в формулировке (например‚ «Увл.»)?

Нет. Формулировка должна быть полной и соответствовать тексту ТК РФ‚ иначе запись может быть признана недействительной.

Кто отвечает за корректность записи‚ если ошибку допустил бухгалтер?

Ответственность лежит на работодателе (как юридическом лице). Внутренне можно привлечь к дисциплинарной ответственности сотрудника‚ допустившего ошибку‚ но последствия для работника (например‚ невозможность подтвердить стаж) останутся на работодателе.

Нужно ли ставить дату записи‚ если она совпадает с датой приказа?

Да. Дата записи – это последний день работы‚ указанный в приказе. Дата приказа может быть раньше‚ поэтому обе даты указываются в соответствующих графах.

Правильное оформление записи об увольнении в трудовую книжку – важный этап завершения трудовых отношений‚ который защищает права как работника‚ так и работодателя. Следуя приведённым выше нормативным требованиям‚ пошаговой инструкции и используя готовые образцы‚ вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное отражение страхового стажа сотрудника. Помните: основание записи должно точно совпадать с формулировкой приказа и статьёй ТК РФ‚ а заверение печатью и подписью уполномоченного лица делает запись legally значимой.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к юристу по трудовому праву или в службу кадрового аудита вашей организации.