При прекращении трудовых правоотношений работодатель обязан оформить запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника. Процедура имеет свои особенности, когда речь идёт о руководителе организации (генеральном директоре, исполнительном директоре, председателе правления и т.п.). В статье подробно рассмотрены правовые основания, порядок заполнения полей, необходимые документы и типичные ошибки.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие оформление записей в трудовой книжке:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 67, 68, 71.
2. Приказ Минтруда России от № 123н “Об утверждении формы записи об увольнении”.
3. Федеральный закон от № 473‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» (введены новые требования к проверке записей в течение 5 дней).

Согласно ТК РФ, запись в трудовой книжке вноситься уполномоченным лицом работодателя (руководитель отдела кадров, главный бухгалтер или иное лицо, имеющее доверенность). При увольнении руководителя запись может быть заверена подписью самого увольняемого (если он сохраняет статус должностного лица до момента увольнения) и подписью уполномоченного лица.

Кто может вносить запись об увольнении руководителя?

• Уполномоченный сотрудник отдела кадров – имеет доверенность от учредителей (или от совета директоров) на оформление кадровых документов.
• Главный бухгалтер – в случае, если в организации нет отдельного отдела кадров.
• Сам руководитель – может заверить запись своей подписью, но только после оформления приказа об увольнении и до официального выхода из должности.

Необходимые документы

Перед внесением записи убедитесь, что у вас есть полный пакет документов:

1. Приказ об увольнении (подписанный учредителями/советом директоров).
2. Протокол собрания учредителей (если увольнение происходит по решению учредителей).
3. Согласие руководителя на внесение записи (если требуется).
4. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – в случае её наличия запись вносится в электронный реестр, но бумажный вариант сохраняется в архиве.

Порядок заполнения полей в трудовой книжке

Пошаговый алгоритм заполнения

1. Определите порядковый номер записи. Он должен быть последовательным (если в книжке уже 11 записей – следующая будет 12).
2. Укажите дату записи. Дата, когда запись вносится в книжку (обычно в течение 5 дней после издания приказа).
3. Запишите дату увольнения. Это фактическая дата прекращения трудового договора, указанная в приказе.
4. Укажите причину увольнения. Формулировка должна соответствовать приказу (например, «по собственному желанию», «по решению учредителей», «в связи с истечением срока договора»).
5. Пропишите номер и дату приказа (или решения). Это обеспечивает возможность быстрой сверки.
6. Подпишите запись. Подпись ставится уполномоченным лицом; если руководитель сохраняет статус до момента увольнения – он может поставить свою подпись рядом.
7. Нанесите печать организации. Печать обязательна, если она используется в вашей компании.

Как оформить запись, если руководитель – единственный учредитель

В случае, когда у организации один учредитель, который одновременно является генеральным директором, порядок следующий:

• Утверждается решение учредителя о прекращении полномочий (подписывается им же).
• На основании этого решения составляется приказ об увольнении (может быть оформлен в виде отдельного документа, подписанного учредителем).
• Запись в трудовую книжку вносится уполномоченным лицом (например, главным бухгалтером) с указанием номера и даты приказа.
• Если у учредителя нет возможности подписать запись (он уже не является сотрудником), запись заверяется подписью доверенного лица (например, нотариуса) и печатью организации.

Проверка и исправление ошибок

Согласно новому пункту ТК РФ (2024‑й год), запись в трудовой книжке должна быть проверена в течение 5 дней после её внесения. Если обнаружена ошибка:

1. Составьте акт признания записи недействительной (подписывается уполномоченным лицом и руководителем).
2. Внесите исправление в отдельную строку, указав «Запись признана недействительной» и ссылку на акт.
3. Новая корректная запись вносится в следующую свободную строку с указанием всех данных заново.

Пример записи об увольнении генерального директора

Ниже – типовой образец, который можно использовать в качестве шаблона.

12
По решению учредителей
Приказ № 45 от 
Петров П.П. (директор отдела кадров)
Печать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись в ЭТК, если у руководителя есть электронная трудовая книжка?

Да. По закону запись в ЭТК считается основной, но бумажный вариант сохраняется в архиве организации. Если в ЭТК уже есть запись, её необходимо синхронизировать с бумажной копией.

Можно ли оформить увольнение без приказа?

Для руководителей, уволенных по решению учредителей, основанием является решение учредителей. При этом в графе 5 указывается «Решение учредителей № … от …», а не приказ.

Что делать, если у руководителя несколько трудовых книжек?

Запись вносится в каждую книжку, где отражён его трудовой стаж в данной организации. При этом в каждой книжке указывается один и тот же номер приказа/решения.

Как оформить запись, если руководитель уходит в отставку, а не увольняется?

В графе 4 указывается «Отставка», в графе 5 – номер и дата приказа об отставке. Остальные поля заполняются аналогично.

Оформление записи об увольнении руководителя в трудовой книжке – процесс, требующий точного соблюдения законодательных требований и внутренней кадровой политики. Ключевые моменты:

• Иметь официальное основание (приказ или решение учредителей).
• Заполнять все графы последовательно, не пропуская ни одной.
• Подписать запись уполномоченным лицом и, при необходимости, руководителем.
• Проверить запись в течение 5 дней и исправить ошибки сразу же.
• Сохранить копию всех документов (приказ, протокол, акт признания записи недействительной) в кадровом деле.

Точное соблюдение этих правил гарантирует, что трудовой стаж руководителя будет правильно зафиксирован, а возможные споры с органами труда и судом будут минимизированы.

Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на действующем законодательстве РФ.