Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный аналог бумажного документа, который хранит сведения о трудовой истории работника в единой государственной информационной системе. Одним из обязательных пунктов в ЭТК является запись об увольнении. В статье подробно рассмотрены правовые основы, порядок внесения записи, необходимые документы и типичные ошибки.
Правовые основы
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 80, 81, 84) и Федеральному закону «Об электронных трудовых книжках» от № 473‑ФЗ, запись об увольнении обязана быть внесена в течение трех рабочих дней после фактического увольнения.
- Трудовой кодекс РФ – регламентирует порядок оформления увольнения и обязательные реквизиты записи.
- Федеральный закон № 473‑ФЗ – определяет технические требования к ЭТК, права и обязанности работодателя и работника.
- Приказ Минтруда России № 123н (2024) – уточняет порядок взаимодействия с оператором системы «Электронный кадровый документ».
Кто имеет право вносить запись?
Запись в ЭТК может вносить только уполномоченный представитель работодателя (директор, главный бухгалтер, специалист отдела кадров), а также оператор государственной информационной системы (ГИС) при наличии соответствующего доступа.
Работник сам не вносит запись, но имеет право проверять её корректность через личный кабинет на портале etk.gov.ru.
Необходимые документы
- Трудовой договор (или иной документ, подтверждающий факт трудовых отношений).
- Приказ об увольнении (по инициативе работодателя) или заявление работника об увольнении (по инициативе работника).
- Справка о заработной плате (при необходимости).
- Копия паспорта работника (для подтверждения личности в системе).
- Электронный сертификат работодателя (выдается оператором системы).
Пошаговый порядок внесения записи
Шаг 1. Подготовка данных
Сотрудник отдела кадров заполняет электронную форму в системе «Электронный кадровый документ» (ЭКД). В форму вносятся следующие реквизиты:
- Дата увольнения (по факту).
- Основание увольнения (по инициативе работодателя/работника, сокращение и т.д.).
- Номер приказа об увольнении и дата его издания.
- Сведения о последнем месте работы (должность, подразделение).
- Подпись уполномоченного лица (цифровая подпись).
Шаг 2. Проверка и подтверждение
После заполнения формы система автоматически проверяет корректность данных (правильность дат, наличие обязательных полей). При обнаружении ошибок система выводит сообщение об ошибке, которое необходимо исправить.
Шаг 3. Подписание записи
Уполномоченный представитель работодателя подписывает запись с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписи). Подпись фиксирует время и идентифицирует лицо, вносящее запись.
Шаг 4. Передача записи в ГИС
Подписанная запись передаётся в государственную информационную систему через защищённый канал связи (HTTPS). Оператор системы проверяет подпись и, при её валидности, вносит запись в электронную трудовую книжку работника.
Шаг 5. Уведомление работника
После успешного внесения записи система автоматически отправляет уведомление работнику на указанный в профиле электронный адрес (или в личный кабинет). Работник может в любой момент просмотреть запись.
Сроки и контроль
Согласно законодательству, запись об увольнении должна быть внесена в течение трёх рабочих дней с момента увольнения. Нарушение срока влечёт административную ответственность для работодателя (штраф от 5 000 до 30 000 рублей).
Типичные ошибки и как их избежать
- Неправильная дата увольнения. Убедитесь, что в поле «Дата увольнения» указана фактическая дата, а не дата из приказа.
- Отсутствие цифровой подписи. Без ЭЦП запись не будет принята системой.
- Неполный набор реквизитов. Проверьте наличие номера приказа и основания увольнения.
- Задержка в передаче данных. Используйте стабильное интернет‑соединение и проверяйте статус передачи в личном кабинете.
- Неуведомление работника. После внесения записи обязательно отправьте подтверждающее письмо.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли вносить запись об увольнении самостоятельно?
Нет. Запись в ЭТК вносит только уполномоченный представитель работодателя или оператор системы.
Вопрос 2: Что делать, если запись не появилась в личном кабинете работника?
Проверьте статус передачи в системе ЭКД. При отсутствии записи обратитесь в отдел кадров и уточните, была ли успешно подписана и отправлена запись.
Вопрос 3: Как исправить ошибку в уже внесённой записи?
Для исправления требуется издание нового приказа об исправлении и повторное внесение записи с указанием «Исправление» в поле «Основание записи». Старую запись помечают как «Аннулирована».
Вопрос 4: Нужно ли сохранять бумажный документ об увольнении?
Да. По ТК РФ работодатель обязан хранить оригиналы приказов и заявлений в течение трех лет, даже если запись внесена в ЭТК.
Внесение записи об увольнении в электронную трудовую книжку – обязательный процесс, который требует точного соблюдения законодательных требований и технических процедур. Правильное оформление гарантирует работнику корректное отражение трудовой истории и защищает работодателя от административных санкций.
При соблюдении всех шагов, указанных в данной статье, процесс будет быстрым, прозрачным и полностью соответствовать требованиям российского законодательства.
Дата публикации: