С 2022 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая полностью заменяет бумажный документ. Несмотря на автоматизацию, запись об увольнении в ЭТК остаётся важным юридическим действием, от которого зависит сохранность трудового стажа, выплаты и возможность оспаривания увольнения в суде.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие запись об увольнении в ЭТК:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 78, 80, 81, 84, 89, 92.
- Федеральный закон от № 152‑ФЗ «Об электронных документах».
- Приказ Минтруда России от № 438н «Об утверждении Положения об электронных трудовых книжках».
Согласно статье 78 ТК РФ, запись об увольнении в трудовой книжке (в т.ч. в ЭТК) должна соответствовать формулировкам, установленным законом, иначе работник имеет право оспорить её в суде.
Кому принадлежит обязанность внесения записи?
Запись вносит работодатель (или уполномоченный сотрудник отдела кадров). Работник может лишь проверить правильность записи в течение 5 рабочих дней после её появления в системе.
Виды увольнения и типовые формулировки
| Вид увольнения | Типовая формулировка (пример) |
|---|---|
| Увольнение по собственному желанию | «Уволен по собственному желанию с согласия сторон. Приказ № ___ от __.__.2026 г.» |
| Увольнение по соглашению сторон | «Уволен по соглашению сторон. Приказ № ___ от __.__.2026 г.» |
| Увольнение по инициативе работодателя (по статье 81 ТК РФ) | «Уволен в соответствии со статьей 81 ТК РФ. Приказ № ___ от __.__.2026 г.» |
| Увольнение в связи с ликвидацией организации | «Уволен в связи с ликвидацией организации. Приказ № ___ от __.__.2026 г.» |
Пошаговый процесс внесения записи в электронную трудовую книжку
- Подготовка приказа об увольнении. Приказ подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и регистрируется в системе документооборота.
- Регистрация увольнения в системе «Электронный личный кабинет работодателя» (ЭЛК). Вводятся:
- ФИО работника;
- Табельный номер;
- Дата увольнения;
- Основание увольнения (статья ТК РФ);
- Номер и дата приказа.
- Отправка данных в ФГИС «Трудовые книжки». Система автоматически формирует запись и передаёт её в федеральный реестр.
- Уведомление работника. Работнику отправляется электронное уведомление (по e‑mail или через портал Госуслуг) о том, что запись внесена.
- Контроль со стороны работника. Работник в течение 5 рабочих дней проверяет запись в личном кабинете на портале Госуслуг. При обнаружении ошибок он имеет право потребовать их исправления.
Как выглядит запись в ЭТК (пример)
Дата увольнения: Основание увольнения: Увольнение по собственному желанию (ст. 78 ТК РФ) Номер приказа: Приказ № 45/2026 от Подпись работодателя: ______________________
В электронном виде подпись представлена цифровой подписью (ЭЦП), а поле «Подпись работодателя» заполняется автоматически системой.
Что делать, если запись ошибочная?
- Обратиться в отдел кадров. Попросить признать запись недействительной и внести исправленную запись.
- Подать заявление в СФР (Службу Федерального Реестра). При необходимости – в суд с иском о восстановлении стажа.
- Сохранить все подтверждающие документы. Копию приказа, электронные письма, скриншоты уведомления.
Можно ли отменить запись об увольнении?
Отмена возможна только в случае признания записи недействительной (например, если увольнение было оформлено без согласия работника). Процедура:
- Работник подаёт письменное заявление о признании увольнения недействительным.
- Работодатель издает новый приказ «О восстановлении на работе».
- В системе ЭЛК вносятся корректирующие записи: «Увольнение признано недействительным», «Восстановлен на работе».
- В реестре ФГИС обновляется статус трудовой книжки.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли печатать запись в бумажной форме?
Нет. В ЭТК запись вносится только в электронном виде. Печатные копии могут потребоваться только в случае судебного разбирательства, но они формируются из электронных данных.
Какой срок подачи СЗВ‑ТД при увольнении?
Согласно статье 66.1 ТК РФ, сведения о трудовой деятельности (в т.ч. об увольнении) должны быть переданы в СЗВ‑ТД не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа об увольнении.
Можно ли самостоятельно ввести запись в ЭТК?
Нет. Запись вносит только уполномоченный представитель работодателя через официальную систему. Сам работник может лишь проверить запись.
Что делать, если работодатель не вносит запись?
Работник имеет право обратиться в инспекцию по труду или в суд с требованием о внесении записи и возмещении возможных убытков.
Практический образец заполнения (по соглашению сторон)
Приказ № 78/2026 от г. О расторжении трудового договора с сотрудником Ивановым И.И. по соглашению сторон В соответствии со статьей 78 ТК РФ, принимая во внимание заявление работника от г., приказываю: Расторгнуть трудовой договор с Ивановым Игорем Ивановичем с г. по соглашению сторон. Внести запись в электронную трудовую книжку: «Уволен по соглашению сторон. Приказ № 78/2026 от г.» Оформить все необходимые расчеты и выдать расчетный лист. Сдать сведения в СЗВ‑ТД в срок, установленный ТК РФ. Подпись руководителя: ______________________ Электронная подпись (ЭЦП)
Электронная трудовая книжка упрощает процесс ведения кадровой документации, но требует строгого соблюдения нормативных формулировок и сроков. Правильная запись об увольнении гарантирует:
- Сохранность трудового стажа;
- Корректность расчётов при выходном пособии;
- Отсутствие оснований для судебных споров.
Если у вас возникли сомнения в правильности записи, незамедлительно обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.
Дата актуализации: г.