С 2021 года в России постепенно переходят на ведение трудовых книжек в электронном виде (ЭТК). Этот переход направлен на повышение прозрачности, снижение рисков потери или повреждения документов, а также упрощение процесса учета трудового стажа. При увольнении сотрудника, который имеет электронную трудовую книжку, процедура отличается от традиционной бумажной — отсутствует физический носитель, но сохраняется юридическая значимость всех записей.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: прием на работу, переводы, увольнения, награды и другие значимые события. Данные в ЭТК вносятся работодателем через специальную отчетную форму — ЕФС-1 (форма единого формата сведений о трудовой деятельности), которая передается в Пенсионный фонд России (ПФР).
Преимущества ЭТК:
- Невозможность потери или порчи документа;
- Постоянный доступ к информации через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
- Снижение рисков ошибок при ручном заполнении;
- Автоматическое формирование трудового стажа для начисления пенсии.
Как выглядит запись об увольнении в электронной трудовой книжке?
В отличие от бумажной трудовой книжки, где запись об увольнении вносится от руки или на принтере в специальном бланке, в ЭТК запись формируется автоматически при передаче данных в ПФР через форму ЕФС-1.
Структура записи об увольнении в ЭТК включает следующие обязательные элементы:
- Дата увольнения, последний день работы сотрудника (согласно ТК РФ, не позднее этого дня работодатель обязан выдать ЭТК или предоставить доступ к информации).
- Основание увольнения — указывается в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 77, 81 и др.). Например:
- «Уволен по собственному желанию»;
- «Уволен по соглашению сторон»;
- «Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации»;
- «Уволен в связи с ликвидацией организации»;
- «Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей».
- Номер и дата приказа об увольнении — указывается в формате: «Приказ № ___ от «___» __________ 20___ г.».
- Наименование работодателя — полное юридическое название организации, указанное в ЕГРЮЛ.
- Реквизиты работодателя — ИНН, ОГРН, адрес (в случае, если требуется для идентификации).
Пример записи в ЭТК при увольнении по собственному желанию:
Дата увольнения: Основание: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ: № 45 от Работодатель: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОГРН 1234567890123
Как работодатель формирует запись об увольнении в ЭТК?
Работодатель не вносит запись вручную. Вместо этого он обязан:
- Издать приказ об увольнении, в соответствии с ТК РФ (форма Т-8 или Т-8а).
- Подготовить и передать форму ЕФС-1 в ПФР через специализированный сервис (например, «Кадровик» или «Электронный отчет»).
- Указать в форме ЕФС-1:
- Подраздел 1 — сведения о работнике (ФИО, СНИЛС, ИНН);
- Подраздел 1.1, сведения об увольнении (дата, основание, номер приказа);
- Подраздел 1.2, сведения о работодателе.
- Сдать форму ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем увольнения (п; 4 Порядка заполнения ЕФС-1, утвержденного приказом ПФР от № 776п).
Важно: форма ЕФС-1 должна быть подписана электронной подписью работодателя (КЭП).
Что получает работник при увольнении с ЭТК?
Поскольку электронной трудовой книжки как физического документа не существует, работодатель обязан:
- Выдать работнику на руки выписку из ЭТК — в бумажном или электронном виде (по выбору сотрудника).
- Предоставить доступ к личному кабинету на сайте ПФР — если работник ранее не регистрировался, работодатель может помочь с регистрацией или направить инструкцию.
- Оформить акт о передаче выписки, подпись работника о получении выписки обязательна (аналог подтверждения получения бумажной книжки).
Образец выписки из ЭТК при увольнении (бумажный вариант):
ВЫПИСКА ИЗ ЭЛЕКТРОННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
СНИЛС: 123-456-789 01
Последнее место работы: ООО «Ромашка»
Дата увольнения:
Основание увольнения: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ
Приказ об увольнении: № 45 от
Реквизиты работодателя: ИНН 7701234567, ОГРН 1234567890123
Дата формирования выписки:
Подпись работодателя: ___________________ /И.И. Иванов/
Печать организации: [печать]
Что делать, если работник ранее имел бумажную трудовую книжку?
Если работник до 2021 года имел бумажную трудовую книжку, а затем перешел на ЭТК, то:
- Все записи, сделанные в бумажной книжке, автоматически перенесены в ЭТК ПФР на основании данных, предоставленных предыдущими работодателями;
- При увольнении в ЭТК вносится только новая запись — о текущем увольнении;
- Бумажная книжка не изымается, а передается работнику вместе с выпиской из ЭТК — она остается подтверждением трудового стажа до 2021 года.
Что будет, если работодатель не передаст данные в ПФР?
Несвоевременная или неполная передача данных в ПФР — это нарушение закона. Последствия:
- Работник не сможет получить полную информацию о своем трудовом стаже;
- ПФР не сможет корректно начислить пенсию;
- Работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ, до 50 000 рублей для юридического лица;
- Возможны претензии со стороны трудовой инспекции и суда.
Важные рекомендации для работодателей в 2026 году
- Все новые сотрудники, принятые на работу после 2021 года, должны иметь только ЭТК — бумажная книжка не выдается, если работник не подал заявление на ее сохранение.
- Заявление на ЭТК — работник может подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки, но только до . После этой даты, только по его инициативе при переходе на новое место работы.
- При увольнении — всегда выдавайте выписку из ЭТК, даже если работник не просил. Это его право по закону.
- Используйте только актуальные образцы записей, соответствующие Приказу Минтруда России № 320н от — он регулирует как бумажные, так и электронные трудовые книжки.
- Следите за обновлениями — ПФР периодически меняет формат ЕФС-1. Проверяйте актуальность на сайте www.pfrf.ru.
Электронная трудовая книжка при увольнении — это не просто цифровая запись, а полноценный юридический документ, имеющий ту же силу, что и бумажная книжка. Главное отличие — отсутствие физического носителя и автоматизация процесса через ЕФС-1. Работодатель обязан обеспечить точность, своевременность и полноту передачи данных в ПФР, а работник — получить выписку и доступ к своей истории трудовой деятельности.
С 2026 года переход на ЭТК завершается: все работники, независимо от возраста, получают доступ к своим данным через личный кабинет ПФР. Это — будущее кадрового учета в России, и оно уже наступило.
Помните: ЭТК, это не замена бумажной книжке, а ее логичное и безопасное развитие. Правильное оформление увольнения в ЭТК — залог легкого получения пенсии и отсутствия споров в будущем.