Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудовую деятельность сотрудника. При увольнении в неё вносятся специальные записи, которые регламентируются Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России № 320н от . В этой статье подробно разберём, что именно пишут в трудовой книжке при увольнении, какие формы и формулировки используют, а также какие нюансы следует учитывать в 2025‑2026 годах.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 77, 81, 278) – основные правовые основания увольнения.
• Приказ Минтруда России № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (2021) – регламентирует форму и содержание записей.
• Письменные приказы/распоряжения работодателя – документ, на основании которого вносится запись.

Структура записи об увольнении

В соответствии с Приказом № 320н в графах 1‑4 трудовой книжки указываются:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (например, 15).
2. Графа 2 – дата увольнения (дата прекращения трудового договора).
3. Графа 3 – причина увольнения (формулировка зависит от основания).
4. Графа 4 – наименование документа, на основании которого произведена запись (приказ, распоряжение, соглашение и т.д.), указание даты и номера.

Пример заполнения

Графа 1: 27
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ
Графа 4: Приказ № 156‑2026 от «Об увольнении И.И. Петрова»

Виды оснований увольнения и соответствующие формулировки

В зависимости от того, кто инициировал прекращение отношений, в графе 3 указывается одна из следующих записей:

• По собственному желанию – «Уволен по собственному желанию».
• Соглашение сторон – «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ».
• Инициатива работодателя – «Уволен по инициативе работодателя, пункт 1 статьи 81 ТК РФ» (или иной соответствующий пункт).
• По причинам, не связанным с поведением сотрудника – «Уволен по сокращению штата» и т.п.

случаи и актуальные изменения 2025‑2026 гг.

• Электронные трудовые книжки – с 2025 года допускается вести их в электронном виде, однако запись об увольнении должна соответствовать тем же требованиям.
• Отказ от печати – в новых формах часто указывается «печать не ставится», но подпись ответственного лица обязательна.
• Сокращённый срок подачи СЗВ‑ТД – при увольнении документ необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Ссылка на статью 278 ТК РФ – в некоторых случаях (например, при увольнении по соглашению сторон) рекомендуется использовать формулировку, основанную на ст. 278, а не на ст. 77.

Частые ошибки при оформлении записи

1. Неуказание точной даты увольнения.
2. Неполная или неверная формулировка причины (например, «Уволен по несоответствию» без ссылки на статью ТК РФ).
3. Отсутствие ссылки на документ (приказ/распоряжение), на основании которого произведена запись.
4. Неправильное заполнение графа 1 – пропуск номеров или двойное указание одного и того же номера.
5. Использование устаревших формулировок, не соответствующих Приказу № 320н (например, упоминание «ст. 77» вместо «п. 1 ч. 1 ст. 77»).

Чек‑лист для HR‑специалистов

• ✅ Определить основание увольнения и подобрать корректную формулировку.
• ✅ Указать точную дату прекращения трудового договора.
• ✅ Заполнить графу 4, указав номер и дату приказа (или другого документа).
• ✅ Убедиться, что подпись ответственного лица и (при необходимости) печать поставлены.
• ✅ Проверить соответствие записи требованиям Приказа Минтруда № 320н.
• ✅ При необходимости – подготовить копию записи для сотрудника и архивные записи.

Примеры готовых образцов (2025‑2026)

В интернете доступны готовые образцы, которые можно использовать как шаблоны. Ниже – типичные варианты, соответствующие текущим требованиям:

• Образец 1 – увольнение по собственному желанию
  
  Графа 3: Уволен по собственному желанию
  
  Графа 4: Приказ № 215‑2026 от «Об увольнении С.В. Иванова»
• Образец 2 – увольнение по соглашению сторон
  
  Графа 3: Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ
  
  Графа 4: Соглашение сторон от № 78
• Образец 3 – увольнение по инициативе работодателя (по статье 81)
  
  Графа 3: Уволен по инициативе работодателя, пункт 1 статьи 81 ТК РФ
  
  Графа 4: Приказ № 312‑2026 от «Об увольнении А.П. Сидорова»

Заполнение записи об увольнении в трудовую книжку – процедура, требующая точного соблюдения нормативных требований. Правильно составленная запись защищает zarówno работодателя, так и сотрудника от недоразумений, а также упрощает дальнейшую работу с кадровыми документами. При подготовке записи обязательно:

1. Ссылаться на соответствующую статью ТК РФ.
2. Указывать дату и номер приказа (распоряжения).
3. Обеспечивать подпись и (при необходимости) печать ответственного лица.

Соблюдая эти простые правила, вы сможете оформить увольнение в трудовой книжке качественно, в полном соответствии с действующим законодательством России.