Запись об увольнении – один из самых важных элементов трудовой книжки. От правильного оформления зависит, будет ли учтен стаж сотрудника при расчёте пенсии и не возникнет ли проблем с подтверждением факта работы. Ниже представлена пошаговая инструкция, основные формулировки и примеры, актуальные на 2025‑2026 годы.

Общие требования к записи об увольнении

По п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовой книжки (приказ Минтруда № 320н) в графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата увольнения (последний день работы сотрудника), а в графе 4 – дату и номер приказа/распоряжения руководителя об увольнении. В графе 3 указывается основание увольнения.

Какие основания фиксируются в графе 3?

• Увольнение по сокращению штата (ст. 81 ТК РФ);
• Увольнение по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ, п. 3);
• Увольнение по дисциплинарным причинам (ст. 81 ТК РФ);
• Увольнение по состоянию здоровья;
• Иные основания, предусмотренные ТК РФ.

Пошаговый алгоритм заполнения

1. Подготовка документа – перед записью в книжку должен быть подписанный приказ руководителя об увольнении (или распоряжение). В приказе указываются дата, номер, основание увольнения и ФИО сотрудника.
2. Определение даты увольнения – это последний календарный день работы сотрудника. Если предусмотрена отработка (например, две недели), дата увольнения ставится в конец отработанного периода.
3. Запись в графе 1 – вставляете номер текущей записи (обычно это последняя цифра в колонке).
4. Заполнение графа 2 – указываете дату увольнения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
5. Формулировка в графе 3 – используете официальную формулировку, соответствующую основанию увольнения (см. примеры ниже).
6. Запись в графе 4 – указываете дату и номер приказа/распоряжения, а также подпись руководителя.
7. Подписи – в конце записи ставятся подписи кадровика и сотрудника (при необходимости).

Примеры формулировок в зависимости от основания увольнения

Образцы заполнения (2025‑2026)

Ниже приведены типичные варианты записи, которые можно скопировать в ваш шаблон.

Пример записи при увольнении по сокращению

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ.
Графа 4: Приказ № 156 от 

Пример записи при увольнении по собственному желанию

Графа 1: 13
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ.
Графа 4: Приказ № 210 от 

Пример записи при увольнении по дисциплинарным причинам

Графа 1: 14
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по дисциплинарным причинам, пункт 1 статьи 81 ТК РФ.
Графа 4: Приказ № 312 от 

Частые ошибки и как их избежать

• Омиссивный номер записи – всегда ставьте следующий по порядку номер, иначе в дальнейшем будет сложно отследить последовательность.
• Неправильная дата – дата увольнения должна совпадать с датой, указанной в приказе, и быть последним днём работы.
• Неполный номер приказа – в графе 4 указывайте и номер, и дату приказа (например, «Приказ № 156 от »).
• Отсутствие подписи кадровика – без подписи запись может быть признана недействительной при проверке.
• Несоответствие основания и формулировки – используйте точные формулировки, соответствующие ст. 77, 81 ТК РФ.

Что делать, если запись внесена ошибочно?

Если вы обнаружили ошибку после того, как запись уже поставлена, действуйте так:

1. Сделайте отметку «Исправление» рядом с ошибочной записью и подпишите её.
2. Внесите правильные данные в соседнюю строку, оставив прежнюю запись видимой (это важно для аудита).
3. При необходимости – подайте сотрудника в суд с требованием изменить запись в трудовой книжке (ст. 69 ТК РФ).

Электронные трудовые книжки

С 2024 года в России вводится электронный формат трудовой книжки. Запись об увольнении оформляется аналогичным образом, но в электронном виде. При оформлении в системе «Электронная кадровая служба» необходимо:

• Выбрать раздел «Записи о расторжении трудового договора»;
• Указать дату увольнения, номер и дату приказа;
• Выбрать тип основания из выпадающего списка (самостоятельное желание, сокращение и т.д.);
• Система автоматически сформирует формулировку, соответствующую ТК РФ.

Заполнение записи об увольнении в трудовой книжке – это процедура, требующая внимания к деталям. Правильно оформленная запись:

• гарантирует корректный расчёт пенсионного стажа;
• предотвращает споры с сотрудником;
• обеспечивает соответствие требованиям ТК РФ и приказов Минтруда.

Следуя приведённому алгоритму и используя примеры формулировок, вы сможете без ошибок оформить любую запись об увольнении, будь то увольнение по сокращению, по собственному желанию или по другим основаниям.