Запись об увольнении в трудовой книжке – обязательный документ, который фиксирует прекращение трудовых отношений. Правильное оформление позволяет избежать споров с сотрудником, контролировать соблюдение требований Трудового кодекса РФ и своевременно отчитаться перед контролирующими органами.

Какие сведения обязательно указываются в записи

В соответствии с ст. 77 ТК РФ в трудовой книжке в графу 1‑3 вносятся такие данные:

• Порядковый номер записи;
• Дата увольнения;
• Основание увольнения (по инициативе работника, по соглашению сторон, по статье 81 и т.д.);
• Ссылка на соответствующий пункт ТК РФ (например, пункт 3 части первой ст. 77);
• Подпись руководителя и печать организации (если используется).

Пример оформления:

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Увольнение по собственному желанию, пункт 3 части первой ст. 77 ТК РФ
Подпись: ___________________ Печать

Образцы записей в зависимости от основания увольнения

Увольнение по собственному желанию

Самый частый случай – когда сотрудник подаёт заявление и уходит по собственному желанию. В этом случае в трудовой книжке указывается:

1. Порядковый номер записи;
2. Дата увольнения;
3. Фраза: «Увольнение по собственному желанию, пункт 3 части первой ст. 77 ТК РФ»;
4. Подпись и печать.

Пример:

Запись № 27. . Увольнение по собственному желанию, пункт 3 части первой ст. 77 ТК РФ.

Увольнение по соглашению сторон

Если стороны договорились о расторжении контракта, в записи указывается:

• «Увольнение по соглашению сторон, пункт 1 ст. 81 ТК РФ»;
• Указывается дата и номер приказа (если он составлен).

Увольнение по инициативе работодателя (по статье 81)

При уходе по инициативе работодателя в записи указываются:

• «Увольнение по инициативе работодателя, пункт 1 ст. 81 ТК РФ»;
• Указывается причина (например, «неспособность выполнить обязанности», «снижение штата» и т.д.).

Увольнение по сокращению единицы работы

Для сокращений используеться формулировка:

• «Увольнение по сокращению единицы работы, пункт 1 ст. 81 ТК РФ»;
• Указывается, что сокращение связано с экономическими или производственными причинами.

Пошаговый алгоритм оформления увольнения в трудовой книжке

1. Подготовка приказа об увольнении. Порядок подписания и регистрации описан в пункте 320н (приказ, подпись руководителя, печать).
2. Получение заявления от сотрудника. Если увольнение по собственному желанию – копия заявления должна быть приложена к приказу.
3. Заполнение формы ЕФС‑1. Электронный отчёт в СФР подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
4. Внесение записи в трудовую книжку; Осуществляется в день издания приказа или в течение 3‑х дней после него.
5. Подпись и печать. Запись завершается подписью руководителя и печатью организации.
6. Контроль и архивирование. Сохраняются копии приказа, формы ЕФС‑1 и записи в книжке в течение 5 лет.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на статью ТК РФ. Без указания пункта записи могут быть оспорены.
• Неправильная дата. Дата увольнения должна совпадать с датой в приказе.
• Отсутствие подписи и печати. Без них запись считается недействительной.
• Заполнение нескольких записей в одном дне. Каждый факт увольнения оформляется отдельной записью.
• Неправильный порядковый номер. Нужно учитывать все предыдущие записи.

Для контроля используйте таблицу 2 из рекомендаций кадровых специалистов, где собраны типовые формулировки.

Примеры готовых записей (2024‑2026)

Образец 2024 – увольнение по собственному желанию

Запись № 34

Увольнение по собственному желанию, пункт 3 части первой ст. 77 ТК РФ
Подпись: ___________________ Печать

Образец 2025 – увольнение по соглашению сторон

Запись № 57

Увольнение по соглашению сторон, пункт 1 ст. 81 ТК РФ
Подпись: ___________________ Печать

Образец 2026 – увольнение по сокращению

Запись № 89

Увольнение по сокращению единицы работы, пункт 1 ст. 81 ТК РФ
Подпись: ___________________ Печать

Электронные трудовые книжки: особенности заполнения

С 2023 года в РФ допускаеться ведение электронных трудовых книжек. При их использовании:

• Запись о увольнении вносится в электронную форму через HR‑систему;
• После завершения процесса генерируется PDF‑отчёт, который подписывается электронной подписью;
• Отчёт по форме ЕФС‑1 отправляется в СФР в электронном виде.

Важно: даже в электронных книжках обязательна подпись руководителя и печать (или их электронные аналоги).

Как оформить запись при переводе сотрудника на новое место работы

Если сотрудник уходит в новый коллектив по переводу, в трудовой книжке указывается:

1. «Увольнение по собственному желанию, пункт 3 части первой ст. 77 ТК РФ»;
2. Указывается, что увольнение связано с переводом в другой отдел/организацию;
3. Сохраняется копия приказа о переводе.

Это позволяет сохранить полную информацию о трудовой деятельности сотрудника.

Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – важный элемент юридической защиты работодателя. Соблюдайте:

• Точность даты;
• Указание конкретного пункта ТК РФ;
• Подпись и печать;
• Своевременность подачи формы ЕФС‑1.

Следуя приведённому алгоритму и используя образцы, вы сможете без ошибок оформить любые виды увольнения, будь то увольнение по собственному желанию, соглашению сторон, сокращению или переводу.

Для быстрого доступа к готовым шаблонам скачайте:

• Образец записи об увольнении 2025 (Word, PDF)
• Бланк заявления на увольнение без отработки
• Форма ЕФС‑1 для СФР

Эти документы помогут избежать формальных ошибок и ускорить процесс оформления.