Ведение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ, а также нормативными актами Министерства труда и социальной защиты. Запись об увольнении – один из ключевых моментов в документе, потому что она фиксирует окончание трудовых отношений и служит основанием для расчётов, получения справки и т.д. В этом материале подробно разберём, как правильно оформить запись об увольнении в трудовой книжке, какие требования предъявляются к подписи работника и какие нюансы появились в последние годы.

Нормативная база

Основные документы, которые регламентируют порядок заполнения трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65, 66)
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утверждён , актуален 2025 г.)
• Письмо Минтруда от № 14‑1‑1‑2
• Форма ЕФС‑1 (электронный отчёт о трудовой деятельности)

Ключевые положения

1. Запись об увольнении вносится в графу 4 (поле «Документ, на основании которого произведена запись») и сопровождается указанием даты увольнения, причины и номера приказа.
2. Запись заверяется подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение кадровых документов) и, при наличии, печатью организации.
3. С 2025 г. подпись работника не обязана ставиться рядом с записью об увольнении, если иной порядок не предусмотрен внутренними нормативными актами организации.
4. При переходе на электронные трудовые книжки (ЕФС‑1) сведения о увольнении вносятся в соответствующий раздел формы не позднее недельного срока после даты увольнения.

Порядок заполнения записи об увольнении

Согласно пункту 5 Порядка ведения трудовых книжек, в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата увольнения, в графе 3 – причина увольнения, а в графе 4 – наименование документа (приказ, распоряжение) с указанием даты и номера.

Пример заполнения (2025 г.)

Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 3: По собственному желанию
Графа 4: Приказ № 123‑2025 от «Об увольнении И. Иванова»

После заполнения записи подписью руководителя (или ответственного лица) и печатью организации документ считается завершённым.

Требования к подписи работника

Традиционно в отечественной практике запись в трудовой книжке заверялась подписью работника. С 2023 г. законодательством введены изменения, которые упрощают процесс.

Что изменилось?

• Подпись работника не требуется при оформлении записи об увольнении, если иное не предусмотрено коллективным договором или локальными нормативными актами.
• Подпись работника может потребоваться только в случае разногласий между сторонами или когда работник самостоятельно просит оставить подпись для личных архивов.
• Если подпись всё‑равно ставится, она размещается под записью и сопровождается датой.

Как оформить подпись, если она всё‑же нужна?

1. Разместить подпись внизу записи, оставив место для даты.
2. Подпись должна быть автографом или обычной подписью, подтверждающей согласование факта увольнения.
3. В случае электронного документа подпись ставится в электронном виде (КЭП).

Особенности при переходе на электронные трудовые книжки

С 2021 г. в России активно внедряется электронная система ЕФС‑1. При этом:

• Все сведения о работе, переводе, квалификации и увольнении вносятся в электронный документ.
• Электронный отчёт отправляется в Социальный фонд не позднее недели после увольнения.
• В электронной форме подпись ставится только руководителем (или уполномоченным лицом).
• Печать в электронном виде не требуется, однако в бумажном экземпляре (при необходимости) её можно добавить.

Что делать, если в книжке нет записи об увольнении?

Если по какой‑то причине в трудовой книжке сотрудника не отражена запись об увольнении с предыдущей организации, работодатель должен:

1. Сделать запрос в предыдущую организацию о предоставлении подтверждающих документов.
2. При отсутствии возможности – оформить запись в текущей книжке с указанием «Отсутствует запись об увольнении, сведения уточняются из справки сотрудника».
3. При необходимости – оформить дополнительный акт о внесении уточнений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Требуется ли подпись работника под записью об увольнении? – Начиная с 2025 г. подпись не обязана ставиться, если иное не предусмотрено локальными актами.
• Можно ли оформить увольнение без приказа? – Нет, запись обязана основываться на официальном документе (приказ, распоряжение).
• Нужна ли печать в электронной книжке? – Печать не требуется, но в бумажном варианте её наличие придаёт документу официальность.
• Как оформить запись, если увольнение произошло по соглашению сторон? – Указывается причина «По соглашению сторон», указывается соответствующий приказ и дата.
• Можно ли внести запись об увольнении вручную? – Нет, все изменения должны быть внесены официальным способом (печатный документ, подпись, печать).

Запись об увольнении в трудовой книжке – обязательный элемент, фиксирующий окончание трудовых отношений. С 2025 г. упрощены требования к подписи работника: она не обязана ставиться, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами. Главное – правильно заполнить графы 1‑4, приложить соответствующий приказ и заверить документ подписью руководителя (и печатью, если она есть). При переходе на электронные формы следует соблюдать сроки подачи отчёта в Социальный фонд и правильно оформить электронную подпись.

Соблюдение этих правил позволяет избежать ошибок при оформлении кадровых документов, ускорить процесс расчётов с сотрудником и обеспечить соответствие требованиям трудового законодательства.