Запись об увольнении в трудовой книжке – обязательный документ, который заверяется подписью и печатью работодателя. Ошибки при оформлении могут привести к спорам с сотрудником и проверкам со стороны трудовой инспекции. В этой статье подробно рассматривается, кто именно имеет право ставить подпись в трудовой книжке при увольнении, какие документы должны быть указаны и какие нюансы существуют в особых ситуациях.
Общие требования к оформлению записи об увольнении
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 81, 82), запись об увольнении должна содержать:
- Дата увольнения;
- Основание увольнения (ссылка на приказ, договор, соглашение и т;п.);
- Нормативный акт, на который ссылается запись (например, статья ТК РФ);
- Подпись и печать работодателя (или уполномоченного лица).
Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации. При этом подпись должна быть сделана в том месте, где находится запись, чтобы не закрывать её печатью.
Кто может ставить подпись в трудовой книжке?
Работодатель (директор, генеральный директор)
Если в организации нет отдельного специалиста, ответственного за ведение трудовых книжек, запись может заверить лицо, подпись которого стоит в приказе о приёме на работу, приказе об увольнении и других кадровых документах. Чаще всего это директор организации или генеральный директор. Такое положение подтверждено письмом Роструда от № 1143‑ТЗ.
Уполномоченное лицо (специалист по кадровому делопроизводству)
В большинстве компаний запись об увольнении заверяется специалистом, уполномоченным на ведение трудовых книжек. Такое лицо назначается приказом руководителя и имеет право ставить подпись в трудовых книжках всех сотрудников, включая собственника.
Сотрудник, ответственный за ведение своей трудовой книжки
Теоретически, если сотрудник сам является ответственным за ведение своей трудовой книжки (например, индивидуальный предприниматель), он может поставить свою подпись. Однако в обычных организациях это не практикуется – подпись должна ставить работодатель.
Особые случаи
Увольнение генерального директора, когда ответственного нет
Если в организации отсутствует лицо, назначенное ответственным за ведение трудовых книжек, запись может внести сам генеральный директор – лицо, подпись которого стоит в приказе о приёме на работу и в приказе об увольнении. Это правило подтверждается письмом Роструда от № 1143‑ТЗ.
Передача полномочий по доверенности
Когда генеральный директор передаёт полномочия по ведению кадровой документации другому лицу по доверенности, запись об увольнении заверяется подписью доверенного лица (или подписью работодателя, если доверенность подразумевает полномочия на подпись в трудовых книжках). Важно, чтобы доверенность была оформлена в письменной форме и содержала пункт о подписи в трудовых книжках.
Увольнение единственного учредителя/директора без отдела кадров
В малых предприятиях, где нет отдела кадров, запись об увольнении может подписать сам учредитель (если он является работодателем) или уполномоченный сотрудник, назначенный приказом. В случае отсутствия такового, запись может заверить любой сотрудник, подпись которого стоит в приказе о приёме на работу (обычно это и есть владелец).
Печать и подпись: где ставятся?
Трудовой кодекс не регламентирует точное место размещения печати, однако общепринятые нормы делопроизводства предписывают:
- Печать ставится снизу справа от подписи (или в правом нижнем углу записи);
- Подпись должна быть полностью видна и не перекрыта печатью;
- Если на странице не хватает места, запись может быть перенесена на следующую страницу, но подпись и печать остаются на той же странице, где находится запись.
Пошаговая инструкция заполнения записи об увольнении
- Подготовка приказа об увольнении. Укажите дату, основание увольнения и ссылку на нормативный акт (ст. 81 ТК РФ).
- Оформление записи в трудовой книжке. На странице «Сведения о работе» запишите:
- Дата увольнения;
- Основание (например, «по приказу № 12 от »);
- Ссылка на статью ТК РФ (например, «ст. 81 ТК РФ»).
- Подпись и печать. Запись заверяется подписью:
- директора/генерального директора,
- или уполномоченного лица,
- или лица, подпись которого стоит в приказе о приёме на работу.
После подписи ставится печать организации.
- Ознакомление работника. Работнику предоставляют возможность ознакомиться с записью и подписать страницу «Ознакомление» (если это предусмотрено внутренними нормативами).
- Хранение документа. Трудовая книжка передаётся работнику, а оригинал приказа хранится в кадровом деле.
Примеры формулировок и образцов записей
Ниже приведён типовой образец записи об увольнении:
Дата увольнения: Основание увольнения: По приказу № 12 от «Об увольнении Иванова И;И. с должности менеджера» Ссылка на нормативный акт: ст. 81 ТК РФ Подпись работодателя: ___________________ / Петров П.П. Печать: (печатная печать организации)
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли, чтобы запись об увольнении подписал сам увольняемый сотрудник? Нет. Подпись в трудовой книжке ставит только работодатель (директор, гендиректор) или уполномоченное лицо.
- Что делать, если в организации нет отдела кадров? В таком случае запись может подписать директор или лицо, подпись которого указана в приказе о приёме на работу.
- Нужна ли печать в трудовой книжке? Да, запись об увольнении заверяется печатью работодателя, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами.
- Можно ли использовать электронную подпись? На данный момент Трудовой кодекс требует подписи в оригинале; электронная подпись допускается только в случае, если трудовая книжка ведётся в электронном виде (ЭТК), что пока не является общепринятой практикой.
Подпись в трудовой книжке при увольнении ставит работодатель (директор, генеральный директор) либо уполномоченное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. В отсутствие такового подпись может поставить лицо, подпись которого стоит в приказе о приёме на работу, в т.ч. сам директор. При этом запись обязана содержать ссылки на нормативные акты, печать организации и быть оформлена в соответствии с требованиями Трудового кодекса.
Соблюдение этих правил поможет избежать юридических конфликтов и обеспечит корректное оформление кадрового документа.