Запись об увольнении в трудовой книжке – один из ключевых документов‚ фиксирующих прекращение трудовых отношений. Правильное оформление гарантирует юридическую защиту работодателя и соблюдение требований Трудового кодекса РФ. В статье подробно разберём‚ кто имеет право ставить подпись в трудовой книжке при увольнении‚ какие нюансы следует учитывать и как правильно оформить запись.

Кто отвечает за ведение и подпись трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ведения‚ хранения и использования трудовых книжек‚ ответственность за их оформление‚ хранение и выдачу возлагается на работодателя или лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек. Это может быть:

• генеральный директор;
• уполномоченный руководитель (например‚ директор ООО);
• назначенный руководитель отдела кадров;
• любое другое лицо‚ которому работодатель передал соответствующие полномочия.

Если полномочия генерального директора переданы по доверенности другому лицу‚ то именно это лицо (или его подпись) будет заверять записи в книжке.

Подпись работодателя или уполномоченного лица

В каждой записи об увольнении в графе 3 (причина увольнения) и 4 (реквизиты документа) указываются подпись работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ а также печать организации (если она имеется).

Как оформляется запись об увольнении

Запись должна соответствовать требованиям ТК РФ и новым порядкам ведения трудовых книжек (2022‑2025 гг.). Пример оформления:

1. Порядковый номер записи – указывается в начале строки.
2. Дата увольнения – должна совпадать с датой‚ указанной в приказе об увольнении.
3. Причина увольнения – формулируется согласно ст. 81 ТК РФ (по собственному желанию‚ по сокращению‚ по статье и т.д.).
4. Ссылка на документ – указывается номер и дата приказа/распоряжения‚ на основании которого произведён переход в другую организацию или прекращение труда.
5. Подпись и печать – заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Если в графе 3 не хватает места для подписи и печати‚ допускается перенос записи на следующую страницу‚ но подпись и печать должны быть поставлены после завершения записи.

Подпись работника

Вопрос о необходимости подписи работника под записью об увольнении часто возникает в практике. По мнению экспертов‚ подпись работника не обязана ставиться в книжке‚ однако:

• в некоторых коллективных договорах или локальных нормативных актах может быть предусмотрено её наличие;
• подпись работника может быть полезна в случае споров‚ когда требуется подтверждение факта увольнения.

Таким образом‚ подпись работника – необязательная‚ но допускается‚ если это предусмотрено внутренними документами организации.

Специфические случаи

Увольнение директора единственного учредителя

Если дирекцию увольняет единственный учредитель‚ то запись в книжке подписывается учредителем (самой физической лицом) или уполномоченным им лицом. При отсутствии кадровой службы эта подпись может ставиться самим учредителем.

Отсутствие кадровой службы

В организациях без отдельного отдела кадров ответственность за подпись в книжке часто возлагается на генерального директора или на лицо‚ которому он передал соответствующие полномочия (например‚ руководителя филиала).

Передача полномочий по доверенности

Если генеральный директор передаёт свои полномочия по ведению трудовых книжек на другое лицо через доверенность‚ то именно это лицо (или его подпись) будет заверять записи об увольнении.

Краткий чек‑лист для оформления увольнения в книжке

• Убедитесь‚ что в приказе об увольнении указана дата и причина увольнения.
• Подготовьте форму записи‚ соответствующую требованиям ТК РФ и актуальному порядку ведения.
• Заполните графы: номер записи‚ дата увольнения‚ причина‚ реквизиты приказа.
• Поставьте подпись и печать уполномоченного лица (генерального директора‚ руководителя отдела кадров и т.д.).
• При необходимости – подпишите запись и работником (по желанию).
• Сохраните оригинал записи в архиве и передайте копию работнику.

Подпись в трудовой книжке при увольнении может ставиться только работодателем или лицом‚ ответственным за ведение трудовых книжек. Это лицо должно обладать соответствующими полномочиями‚ которые могут быть переданы через доверенность или внутренние распоряжения. Правильное оформление записи‚ соответствие даты увольнения дате приказа и наличие подписи и печати – залог юридической корректности документа.

Помните‚ что даже при отсутствии кадровой службы ответственность за подпись остаётся у руководителя организации‚ а в случае передачи полномочий – у уполномоченного им лица.

Автор: консультант по трудовому праву‚ 2026‑03‑18.