Трудовая книжка остаётся основным документом, фиксирующим трудовую деятельность работника. При увольнении в неё вносится запись о прекращении трудового договора, а иногда требуется внесение изменений в уже сделанную запись (например, по решению суда). Ниже подробно рассмотрены требования к оформлению, сроки, формулировки и порядок исправления записей.

Общие требования к внесению записи об увольнении

• Запись делается администрацией предприятия после издания приказа (распоряжения) об увольнении.
• Срок внесения – не позднее дня увольнения (последний рабочий день сотрудника).
• Текст записи должен точно соответствовать формулировкам приказа и нормативным актам (ТК РФ, иные федеральные законы).
• Нумерация записей – сквозная, продолжается с основной части книжки на вкладыш (если он используется).
• Дата указывается арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ, числа от 1 до 9 пишутся с ведущим нулём (например, ).

Формулировки записи при увольнении по собственному желанию

Согласно разъяснениям Минтруда и практике кадровых служб, при увольнении по собственной инициативе допускаются следующие равноценные формулировки:

1. Уволен по собственному желанию.
2. Прекращён трудовой договор по инициативе работника.
3. Расторгнут трудовой договор по соглашению сторон (если оформлено как соглашение).

В трудовой книжке рекомендуется указывать также ссылку на норму ТК РФ:

Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ.

Если запись делается в электронную трудовую книжку, сведения передаются в Социальный фонд РФ через форму ЕФС‑1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1).

Запись при увольнении по другим основаниям

• По инициативе работодателя (например, за прогул, нарушение трудовой дисциплины):
  Уволен за прогул, п. 6 ст. 81 ТК РФ.
• По соглашению сторон:
  Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 78 ТК РФ.
• По истечении срока действия трудового договора:
  Уволен по истечении срока трудового договора, п. 2 ст. 79 ТК РФ.
• В связи с выходом на пенсию:
  Уволен в связи с выходом на пенсию по возрасту, п. 3 ст. 80 ТК РФ.

Когда требуется внесение изменений в уже сделанную запись?

Изменения в трудовой книжке допускаются только в случаях, когда первоначальная запись оказалась неверной или была изменена по решению компетентного органа (например, суда). Основные ситуации:

• Суд изменил основание увольнения (например, с «за прогул» на «по соглашению сторон»).
• Выявлена описка в формулировке, дате или номере приказа.
• Требуется уточнение реквизита приказа (номер, дата) после его исправления работодателем.

Порядок внесения изменений регламентирован пунктом 2.3 раздела «Заполнение трудовых книжек» КонсультантПлюс:

1. Изменение вносится администрацией предприятия после получения соответствующего документа (судебного решения, исправленного приказа и т.п.).
2. Срок внесения – не позднее недели** с момента получения документа, но при увольнении – в день увольнения, если изменение связано с оформлением самого увольнения.
3. Запись изменений делается в той же строке, где находилась ошибочная запись, с пометкой «Исправлено» и указанием даты исправления.
4. При необходимости ставится подпись уполномоченного лица и печать организации.

Пример исправления записи об увольнении

Исходная запись (ошибочная):

2026-05-20 Уволен за прогул, п. 6 ст. 81 ТК РФ. Приказ № 123 от .

После решения суда (изменение основания на «по соглашению сторон»):

2026-05-20 Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 78 ТК РФ. Приказ № 123 от (изменено решением суда г. Москва от № 45/2026).

В примере видно, что:

• Дата увольнения остаётся той же (последний рабочий день).
• Изменена только формулировка основания и добавлена ссылка на судебное решение.
• Номер и дата приказа сохранены, так как приказ сам по себе не отменялся, лишь изменена его трактовка.

Особенности электронных трудовых книжек (ЕТК)

С 2021 г. ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для большинства работодателей. При увольнении:

• Сведения о прекращении трудового договора передаются в Социальный фонд РФ через форму ЕФС‑1 (раздел 1, подразделы 1 и 1.1).
• Изменения в уже отправленной ЕФС‑1 вносятся путем подачи исправленной формы** с указанием причины исправления (например, «изменение основания увольнения по решению суда»).
• Срок подачи исправленной ЕФС‑1 – не позднее 5 рабочих дней с момента получения основания для исправления (судебное решение, исправленный приказ и т.д.).

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Сверяйте формулировки записи с текстом приказа и нормативным актом перед внесением в книжку.
2. Фиксируйте дату исправления** рядом с пометкой «Исправлено» и указывайте номер и дату документа, послужившего основанием для изменения.
3. При работе с электронными трудовыми книжками используйте утверждённые шаблоны форм ЕФС‑1 и проверяйте их перед отправкой в СФР.
4. Храните копии всех приказов, судебных решений и иных документов, послуживших основанием для внесения или изменения записи, в личном деле сотрудника (минимум 50 лет после увольнения).
5. Обучайте сотрудников отдела кадров правилам заполнения бумажных и электронных трудовых книжек, проводя регулярные инструктажи.

Внесение записи об увольнении и последующее её изменение – важные кадровые процедуры, требующие точности и соблюдения установленных сроков. Правильное оформление не только защищает права работника, но и минимизирует риски для работодателя в случае трудового спора или проверки государственными органами. Следуя приведённым рекомендациям и используя актуальные нормативные акты (ТК РФ, разъяснения Минтруда, положения о ЕФС‑1), кадровые службы смогут обеспечить корректное ведение трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде.

Следите за обновлениями законодательства и регулярно проверяйте актуальность используемых образцов и форм – это залог бесперебойной работы отдела кадров и законной защиты интересов всех сторон трудовых отношений.