Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Именно поэтому записи в ней формируют будущие пенсионные права и влияют на репутацию работника на рынке труда. При прекращении трудовых отношений работодатель обязан внести соответствующую запись об увольнении в трудовую книжку тех сотрудников, для которых данное рабочее место являлось основным.

Несмотря на кажущуюся простоту оформления, у кадровиков нередко возникают вопросы, как правильно отразить эту запись, чтобы не нарушить закон. Ошибки в трудовой книжке могут привести к серьезным последствиям: например, если работник не согласен с увольнением, он может обратиться в суд с просьбой изменить основание в трудовой книжке. При удовлетворении иска работодателю придется не только исправить запись, но и, возможно, выплатить компенсацию.

Законодательные основы и сроки

Согласно статье 80 Трудового кодекса Российской Федерации, сотрудник обязан письменно уведомить работодателя о своём увольнении не позднее чем за две недели до предполагаемой даты расторжения трудового договора (если иное не установлено законом). В стандартной ситуации заявление подаётся минимум за 14 дней.

После согласования даты увольнения работодатель обязан оформить соответствующий приказ и внести запись в трудовую книжку. Для того чтобы провести увольнение сотрудника в полном соответствии с законом, в числе прочих процедур необходимо сделать верную запись в его личной трудовой книжке в день увольнения (в последний рабочий день сотрудника).

Пошаговый процесс внесения записи об увольнении

Разберем, как сделать запись в трудовой об увольнении, на примере самого частого основания — увольнения по собственному желанию. Оформление происходит в разделе «Сведения о работе».

Шаг 1. Заполнение граф

В графе 1 (порядковый номер) ставится следующий номер по порядку после последней записи о приеме или переводе.

В графе 2 (дата) указывается дата увольнения в формате ДД.ММ.ГГГГ арабскими цифрами.

В графе 3 (сведения о работе) вносится сама запись об увольнении. Здесь важно указать причину увольнения точно так, как она сформулирована в Трудовом кодексе РФ, со ссылкой на соответствующую статью, часть и пункт. Например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе 4 (основание) указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя: дата и номер.

Шаг 2. Заверение записей

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:

• Подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек);
• Печатью работодателя (при её наличии, сейчас некоторые организации работают без печати, в этом случае она не ставится);
• Подписью самого работника.

Особенности формулировок при разных основаниях

Рассмотрим, как трактуется формулировка записи об увольнении работника в зависимости от причины:

1. По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Формулировка в графе 3: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Если увольнение связано с невозможностью продолжения работы (например, зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию, смена места жительства), работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении. В этом случае в трудовой книжке можно сделать уточнение: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с переходом на выборную должность, пункт 3 части первой статьи 77…».
2. По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Формулировка: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Кстати, если работодатель просит уволиться по собственному желанию, а сотрудник не согласен, они могут договориться об увольнении по соглашению сторон — в этом случае сотрудник может получить компенсацию до пяти окладов и более, но для этого нужно грамотно прописать условия в соглашении.
3. По истечении срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ). Формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. По инициативе работодателя (ст. 71, 81 ТК РФ). В этом случае обязательно указывается конкретная причина (сокращение штата, прогул, неоднократное неисполнение трудовых обязанностей и т.д.) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.

Важные нюансы и частые ошибки

Чтобы грамотно и без ошибок оформить запись в трудовой книжке об увольнении, следует избегать распространенных недочетов:

• Сокращения слов. В трудовой книжке не допускаются сокращения (например, нельзя писать «п.» вместо «пункт», «ст.» вместо «статья», «ТК РФ» вместо полного названия кодекса).
• Неверная статья. При увольнении по собственному желанию ссылка должна идти на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, а не на статью 80. Статья 80 регулирует процесс предупреждения, а статья 77 содержит сами основания.
• Отсутствие подписи работника. Под подписью лица, ответственного за ведение книжек, обязательно должна стоять подпись увольняемого сотрудника, подтверждающая ознакомление с записью.

Что делать, если в записи допущена ошибка?

Если ошибка обнаружена на текущем месте работы, кадровик должен внести исправления. Вычеркивать или зачеркивать неверную запись в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено.

Исправление вносится следующим образом:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
2. В графе 2, дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем сразу вносится верная формулировка.
4. В графе 4 повторяется номер и дата приказа (или указываются реквизиты нового приказа, если ошибка была именно в основании).

Правильное оформление увольнения в трудовой книжке — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия соблюдения прав работника и защиты работодателя от возможных судебных разбирательств. Главное правило кадровика — строго следовать формулировкам Трудового кодекса РФ, не допускать сокращений и обязательно заверять все записи подписями и печатью (при наличии) в последний рабочий день сотрудника.