Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы и квалификацию сотрудника․ Правильное оформление записи об увольнении имеет юридическое значение: от корректности записи зависят выплаты, возможность получения пособий и последующее трудоустройство․
Правовая основа
Запись об основании и причине прекращения трудового договора должна соответствовать формулировкам, установленным Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и иными федеральными законами․
- Статья 77 ТК РФ – основания прекращения трудового договора․
- Пункт 3 статьи 77 ТК РФ – увольнение по собственному желанию․
- Пункт 9 части первой статьи 77 ТК РФ – увольнение в связи с приведением численности иностранных работников в соответствие с установленными ограничениями․
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утверждён приказом Минтруда России от № 5н) – детализирует порядок заполнения всех граф․
Общие правила заполнения записи об увольнении
- Дата увольнения – указывается в графе 1 (дата)․
- Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении – в графе 2 (номер и дата приказа)․
- Основание увольнения – в графе 3 (формулировка, соответствующая статье ТК РФ)․
- Подпись работодателя – в графе 4 (фамилия, инициалы, должность, подпись)․
- Запись вносится чернильной ручкой, без исправлений․ При ошибке запись аннулируется штампом «Аннулировано» и делается новая запись․
Образцы записей для самых распространённых ситуаций (2024‑2026)
3․1 Увольнение по собственному желанию
Согласно пункту 3 статьи 77 ТК РФ запись выглядит так:
№ приказа: 15/2026 от Основание: Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․ Подпись: Иванов И․И․, директор
3․2 Увольнение в связи с истечением срока трудового договора
№ приказа: 27/2025 от Основание: Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․ Подпись: Петров П․П․, руководитель отдела кадров
3․3 Увольнение по соглашению сторон
№ приказа: 08/2026 от Основание: Уволен по соглашению сторон, пункт 2 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․ Подпись: Сидорова А․А․, главный бухгалтер
3․4 Увольнение в связи с переводом на новое место работы (внутренний перевод)
№ приказа: 12/2026 от Основание: Переведен на новое место работы в соответствии с пунктом 4 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․ Подпись: Кузнецов К․К․, начальник отдела
3․5 Увольнение в связи с сокращением (квотирование) персонала
№ приказа: 03/2026 от Основание: Уволен в связи с сокращением численности и (или) штата организации, пункт 5 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․ Подпись: Смирнова С․С․, руководитель отдела кадров
3․6 Увольнение иностранного работника в порядке квотирования
№ приказа: 21/2026 от Основание: Уволен в связи с приведением численности иностранных работников в соответствие с установленными ограничениями на осуществление трудовой деятельности иностранными гражданами в Российской Федерации, пункт 9 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․ Подпись: Иванова И․И․, менеджер по персоналу
Пошаговая инструкция по внесению записи
Шаг 1․ Подготовка приказа
Сформируйте приказ (или распоряжение) об увольнении, указав:
- Дата и номер приказа;
- Основание увольнения (с точной формулировкой из ТК РФ);
- Подпись и печать организации․
Шаг 2․ Открытие трудовой книжки
Запись вносится в четвёртую графу (раздел «Основание увольнения»)․ При этом в первой графе указывается дата увольнения, во второй – номер и дата приказа․
Шаг 3․ Внесение данных
Пишем чёрной чернильной ручкой, без сокращений:
- Дата увольнения (дд․мм․гггг);
- № приказа и дата приказа (пример: «15/2026 от »);
- Точная формулировка основания (см․ образцы выше);
- Подпись руководителя, печать (если предусмотрено внутренними регламентами)․
Шаг 4․ Проверка
Убедитесь, что:
- Нет орфографических ошибок;
- Все реквизиты совпадают с приказом;
- Запись подписана уполномоченным лицом․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
5․1 Что делать, если в трудовой книжке уже есть ошибка?
Запись аннулируется штампом «Аннулировано», ставится подпись лица, ответственного за аннулирование, и вносятся корректные данные в новой строке․
5․2 Можно ли использовать сокращения в формулировке основания?
Нет․ Трудовая книжка – официальный документ, поэтому необходимо использовать полные формулировки, как они указаны в ТК РФ․
5․3 Нужно ли указывать причину увольнения в заявлении работника?
Заявление работника (если увольнение по собственному желанию) – отдельный документ․ В трудовой книжке отражается только официальное основание, а не мотивы работника․
5;4 Как оформить запись, если работник переводится в другую организацию в рамках группы компаний?
В графе «Основание» указывается «Переведен на новое место работы», а в примечании (если есть) можно добавить название организации‑приёмника․
Где скачать готовые бланки и образцы?
Существует несколько официальных источников, где можно получить пустой бланк трудовой книжки и готовые образцы записей:
- Сайт Госуслуг – раздел «Трудовые книжки»;
- Портал Минтруд России – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (приказ № 5н от );
- Системы автоматизации кадров (например, «Система Кадры», «Моё дело») – готовые шаблоны в формате Word и PDF․
Корректное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – обязательное условие соблюдения трудового законодательства․ Следуйте официальным формулировкам, указывайте точные реквизиты приказа и подписи уполномоченных лиц․ При соблюдении этих простых правил вы избежите юридических рисков и обеспечите сотруднику надёжное подтверждение его трудового стажа․
Дата публикации: ․ Информация актуальна на 2026 год, основана на официальных источниках и рекомендациях кадровых специалистов․