Запись об увольнении в трудовой книжке – один из самых ответственных моментов в кадровой работе. Правильно оформленная запись гарантирует соответствие Трудовому кодексу РФ, упрощает дальнейшую проверку со стороны инспекции и помогает избежать спорных ситуаций с бывшими сотрудниками.
Общие требования к заполнению записи
При внесении сведений об увольнении в трудовую книжку необходимо соблюдать следующие правила:
- Дата и номер приказа – указываются в графе 4 (поле «Дата и номер приказа»). Это основной реквизит, который подтверждает законность увольнения.
- Подпись работодателя или уполномоченного лица (кадровая служба). Подпись ставится в конце записи.
- Отметка о знакомстве с записью не требуется – сотрудника не нужно официально «знакомить» с изменением.
- Запись должна соответствовать форме и содержанию установленным Приказом Минтруда № 320н (п. 35) и последующим нормативным актам.
Форма записи об увольнении
В зависимости от основания увольнения формулировка в графе 4 может различаться. Ниже приведены типовые варианты.
Увольнение по собственному желанию
Пример записи:
Графа 4: « № 123‑О Приказ об увольнении по собственному желанию». Графа 5: «Уволен по собственному желанию с ».
Увольнение по соглашению сторон
Пример записи:
Графа 4: « № 98‑О Приказ об увольнении по соглашению сторон». Графа 5: «Уволен по соглашению сторон с ».
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение, пополнение)
Пример записи:
Графа 4: « № 110‑О Приказ об увольнении по сокращению». Графа 5: «Уволен по сокращению с ».
Истечение срока трудового договора
Пример записи:
Графа 4: « № 140‑О Приказ об увольнении в связи с истечением срока Договора». Графа 5: «Уволен в связи с истечением срока Договора с ».
Особенности оформления для директора и электронной формы
Для руководителей (директоров, генеральных директоров) запись вручную в бумажную форму оформляется теми же правилами, но с учётом того, что документ‑основание может быть внутренним приказом организации.
С года в России действует новый образец электронной трудовой книжки. Записи в неё вносятся через форму ЕФС‑1 (управляемый электронный документ). При этом:
- Заполняются те же реквизиты (дата, номер приказа, основание увольнения).
- Подпись ставится в электронном виде – через электронную подпись уполномоченного лица.
- После увольнения в течение следующего рабочего дня необходимо подать форму ЕФС‑1, включающую титульный лист и подразделы 1‑1.1.
Пошаговая инструкция по заполнению записи
- Подготовка документа‑основания. Составляем приказ об увольнении, указывая дату, номер, основание и срок увольнения.
- Определение графа записи. В графе 4 вносим дату и номер приказа.
- Заполнение основной информации. В графу 5 (или аналогичную) пишем формулировку «Уволен … с …».
- Подпись и печать. Поставьте подпись уполномоченного лица и, при наличии, печать организации.
- Сохранение копии. Сохраните копию приказа и записанной страницы для внутренних архивов.
- Электронный вариант. При необходимости загрузите данные в систему ЕФС‑1, подпишите их электронной подписью.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли уведомлять сотрудника о записи? – Нет, согласно практике кадрового документооборота, сотрудника не требуется официально «знакомить» с записью.
- Можно ли исправить ошибку в записи? – Да, но только до момента официального заверения записи. После этого допускается внесение исправлений только в соответствии с установленным порядком (например, через дополнительный приказ).
- Какие документы следует приложить к приказу об увольнении? – Приказ, копию трудового договора (если требуется), расчётные документы о выплатах, акт приёма‑передачи имущества.
- Как оформить увольнение по соглашению сторон? – В записи указывается «Уволен по соглашению сторон», а в приказе отражаются условия согласия сторон и дата расторжения договора.
Примеры готовых образцов
Для удобства вы можете скачать готовые шаблоны в форматах Word и PDF:
- Образец записи об увольнении по собственному желанию (2026)
- Пример записи об увольнении по сокращению (2025‑2026)
- Электронный шаблон записи в ЕФС‑1
Корректное заполнение записи об увольнении в трудовой книжке – важный элемент юридической защиты работодателя. Соблюдая требования Порядка ведения и хранения трудовых книжек (п. 35 Порядка № 320н), указывая дату и номер приказа в графе 4, ставя подпись и печать, а также правильно формулируя основание увольнения, вы минимизируете риск ошибок и споров.
Помните, что в 2025‑2026 годах активно используются электронные формы (ЕФС‑1) и новые образцы записей. Регулярное обновление знаний и проверка актуальных образцов поможет поддерживать кадровую документацию в полном соответствии с законодательством.
Автор статьи: кадровый специалист с 10‑летним опытом работы в сфере управления персоналом.