Ведение трудовой книжки – это обязательный элемент кадрового учёта в России. При увольнении сотрудника необходимо оформить запись, которая будет подтверждать факт прекращения трудового договора и его основания. Ниже приведены подробные инструкции, примеры формулировок и рекомендации по соблюдению требований Минтруда.
Что такое запись об увольнении?
Запись об увольнении – это строка в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки, в которой фиксируется дата, основание и причина прекращения трудового договора. Она обязательна для всех сотрудников, независимо от способа увольнения (собственное желание, соглашение сторон, сокращение штата и т.д.).
Правила оформления записи (по приказу Минтруда № 320н от )
- Нумерация строк в разделе «Сведения о работе» должна быть сквозной по всей книжке.
- Дата в записи указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Запись заверяется подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью работодателя (если печать есть).
- Вторая графа (дата увольнения) должна совпадать с фактическим последним рабочим днём сотрудника, за исключением случаев, когда увольнение происходит в отпуске.
Формулировка записи об увольнении по собственному желанию
Трудовой кодекс РФ (ст. 77) предусматривает, что при увольнении по собственному желанию запись должна содержать точное основание. Наиболее распространённая формулировка:
«Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Если в трудовом договоре указано другое основание (например, «по соглашению сторон»), формулировку необходимо адаптировать, ссылаясь на соответствующую статью Трудового кодекса.
Пример записи в трудовой книжке
| № строки | Дата | Основание |
|---|---|---|
| 15 | Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса РФ |
Шпаргалка для кадровика
Ниже приведены типовые формулировки для разных оснований увольнения. Выберите ту, которая соответствует фактической ситуации.
| Основание увольнения | Формулировка в трудовой книжке | Ссылка на закон |
|---|---|---|
| Собственное желание | Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ | Трудовой кодекс РФ, ст. 77 |
| Соглашение сторон | Уволен по соглашению сторон, п. 4 ст. 77 ТК РФ | Трудовой кодекс РФ, ст. 77 |
| Сокращение штата | Уволен по сокращению штата, п. 2 ст. 81 ТК РФ | Трудовой кодекс РФ, ст. 81 |
| Инициатива работодателя (не по сокращению) | Уволен по инициативе работодателя, п. 1 ст. 77 ТК РФ | Трудовой кодекс РФ, ст. 77 |
Как правильно внести запись: пошаговый алгоритм
- Подготовка документов:
- Справка о трудовой деятельности (если требуется).
- Согласие работника на внесение записи (если применимо).
- Письменное уведомление о прекращении трудового договора.
- Определите номер строки:
- Нумерация продолжаеться от последней строки в предыдущем разделе.
- Если работник имеет вкладыш, нумерация в нем продолжается в соответствии с первичным документом.
- Заполните поля:
- Дата увольнения – последний рабочий день.
- Основание – точная формулировка из таблицы выше.
- Подпишите и заверьте:
- Подпись работодателя (или лица, ответственного за трудовые книжки).
- Печать работодателя (если печать есть).
- Сохраните копию:
- Сделайте копию записи для внутреннего учёта.
- Сохраните оригинал в личном деле сотрудника.
Ответственность за ошибки
Нарушения правил ведения трудовых книжек могут повлечь административную ответственность для организации. В частности:
- Неправильная формулировка основания – нарушение требований Трудового кодекса.
- Отсутствие подписи и печати – нарушение приказа Минтруда.
- Несвоевременное внесение записи – нарушение сроков, установленных Трудовым кодексом.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли изменить запись после её внесения?
Трудовая книжка считается официальным документом. Изменения допускаются только в случае обнаружения ошибок, но только после согласования с руководством и в соответствии с процедурами.
- Что делать, если работник не согласен с формулировкой основания?
Проверьте исходный договор и Трудовой кодекс; Если работник отказывается от увольнения по собственному желанию, оформите увольнение по другому основанию, например, по соглашению сторон.
- Нужно ли вносить запись об увольнении в электронную систему?
В соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022, запись в бумажной книжке должна быть подтверждена в электронном учёте кадровой системы (если такая система используется).
Внесение записи об увольнении по собственному желанию в трудовую книжку – это простая, но важная процедура, требующая соблюдения формальных требований. Следуя приведённым рекомендациям, вы гарантируете правильность и законность кадрового учёта, а также защитите интересы как работодателя, так и сотрудника.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в отдел кадров вашей организации.