Важное замечание: статья написана в соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Приказом Минтруда России № 320н от  г. «Об образцах заполнения трудовых книжек». Все примеры приведены в актуальном виде на .

Содержание

1. Правовая база
2. Общие правила оформления записи об увольнении
3. Образцы записей в разных ситуациях
4. Пошаговая инструкция заполнения
5. Типичные ошибки и способы их исправления
6. Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
7. Где скачать готовые шаблоны

Правовая база

Оформление записей в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‑71, 71‑1, 71‑2).
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Об образцах заполнения трудовых книжек».
• Федеральный закон № 172‑ФЗ от  г. «О персональных данных» (в части защиты сведений в трудовой книжке);
• Постановление Правительства РФ № 139 от  г. «Об электронных трудовых книжках».

Согласно статье 71 ТК РФ, запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» (страницы 2‑4) в следующем виде:

1. Дата увольнения (арабскими цифрами, формат ДД.MM.ГГГГ).
2. Основание увольнения (полный текст, указанный в приказе работодателя).
3. Номер и дата приказа об увольнении.
4. Подпись работодателя (директора, главного бухгалтера) и печать организации.

Общие правила оформления записи об увольнении

• Дата записи – это дата фактического прекращения трудовых отношений, а не дата издания приказа.
• Все цифры пишутся арабскими и двузначными (день и месяц), год – четырёхзначным.
• Запись вносится в порядковом номере, следующем за последней записью о приёме, переводе, награждении и т.п.
• Текст записи должен полностью соответствовать формулировке приказа работодателя (без сокращений);
• Запись подписывается руководителем организации (директор, генеральный директор) и заверяется печатью (если она предусмотрена у работодателя).
• Если запись вносится в электронную трудовую книжку (ЭТК), подпись заменяется электронной подписью, а печать – цифровой подписью.

Образцы записей в разных ситуациях

Увольнение по собственному желанию

Дата увольнения: 
Основание увольнения: Увольнение по собственному желанию
Номер и дата приказа: Приказ № 45 от г.
Подпись: ___________________ /И.И. Иванов/
 Печать

Увольнение по инициативе работодателя (по сокращению штата)

Дата увольнения: 
Основание увольнения: Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)
Номер и дата приказа: Приказ № 78 от г.
Подпись: ___________________ /С.С. Смирнов/
 Печать

Увольнение по соглашению сторон

Дата увольнения: 
Основание увольнения: Увольнение по соглашению сторон
Номер и дата приказа: Приказ № 102 от г.
Подпись: ___________________ /А.А. Алексеев/
 Печать

Увольнение в связи с ликвидацией организации

Дата увольнения: 
Основание увольнения: Увольнение в связи с ликвидацией организации
Номер и дата приказа: Приказ № 150 от г.
Подпись: ___________________ /В.В. Воронцов/
 Печать

Увольнение за нарушение дисциплины (по статье 81 ТК РФ)

Дата увольнения: 
Основание увольнения: Увольнение за нарушение дисциплины труда (ст. 81 ТК РФ)
Номер и дата приказа: Приказ № 33 от г.
Подпись: ___________________ /Н.Н. Никифоров/
 Печать

Пошаговая инструкция заполнения записи об увольнении

1. Подготовьте приказ об увольнении. В приказе укажите:
   • Полное наименование организации.
   • ФИО работника.
   • Основание увольнения (по желанию работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
   • Дата увольнения.
   • Номер приказа и дата его издания.
2. Определите порядковый номер записи. Откройте трудовую книжку и найдите последнюю заполненную строку в разделе «Сведения о работе». Номер следующей записи – последний номер + 1.
3. Заполните графы в следующем порядке:
   1. Графа 1 – порядковый номер записи.
   2. Графа 2 – дата увольнения (ДД.MM.ГГГГ).
   3. Графа 3 – полное основание увольнения (как в приказе).
   4. Графа 4 – номер и дата приказа (например, «Приказ № 45 от г.»).
   5. Графа 5 – подпись руководителя и печать.
4. Проверьте запись. Убедитесь, что:
   • Все даты написаны правильно.
   • Текст полностью совпадает с приказом.
   • Подпись и печать находятся в нужных полях.
5. Передайте трудовую книжку работнику. После внесения записи работнику вручается книжка с подписью руководителя.

Типичные ошибки и способы их исправления

• Неправильный формат даты.
  Исправление: зачеркнуть ошибочную дату, написать правильную, указать «Исправление» и подпись ответственного лица.
• Отсутствие подписи или печати.
  Исправление: добавить подпись и печать, при этом в графе «Примечание» указать «добавлено после проверки».
• Сокращения в основании увольнения.
  Трудовая книжка допускает только полные формулировки, как в приказе. Нужно перечеркнуть сокращение и написать полную форму.
• Перепутан порядок записей (например, запись об увольнении стоит перед записью о приёме).
  В этом случае требуется:
  1. Снять обе записи (зачеркнуть их двойной линией).
  2. Внести их заново в правильном порядке.
  3. Подписать каждую запись отдельно.
• Ошибка в номере приказа.
  Исправление: зачеркнуть неверный номер, написать правильный, добавить подпись лица, вносящего исправление.

Все исправления должны быть выполнены только уполномоченным лицом (начальником отдела кадров или руководителем) и сопровождаться подписью и печатью.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2024 года работодатели могут переводить трудовые книжки в электронный формат. При этом порядок записи об увольнении сохраняет те же требования, но оформляется в системе «Электронные трудовые книжки» (ЭТК).

• Запись вносится в электронный реестр автоматически после утверждения приказа в системе.
• Подпись руководителя заменяется электронной подписью (ЭП), а печать – цифровой подписью.
• Работнику отправляется уведомление по электронной почте с ссылкой на его ЭТК.
• При необходимости исправления запись редактируется в системе, а в журнале изменений сохраняется причина и дата исправления.

Важно помнить, что печатная трудовая книжка сохраняет юридическую силу до момента полного завершения перехода, поэтому запись в бумажный вариант должна быть сделана, если работник ещё не получил ЭТК.

Где скачать готовые шаблоны

Для удобства вы можете скачать готовые шаблоны в формате .docx и .pdf с официальных ресурсов:

• Приказ Минтруда № 320н (образцы заполнения)
• Портал государственных услуг – раздел «Электронные трудовые книжки»
• Система «Кадры» – бесплатные шаблоны записей (приём, перевод, увольнение)

Все шаблоны соответствуют требованиям ТК РФ и могут быть использованы как в бумажных, так и в электронных трудовых книжках.

Запись об увольнении – один из ключевых элементов трудовой книжки, от правильности которой зависят права работника на получение пособий, расчёт стажа и последующее трудоустройство. Следуйте нормативным требованиям, проверяйте каждую запись дважды и используйте готовые образцы, чтобы избежать ошибок и конфликтов.

Помните: корректно оформленная запись в трудовой книжке – гарантия защиты ваших трудовых прав.